Podróży służbowa – z czym to się je?

Gdy pracownik udaje się na podróż służbową za poleceniem pracodawcy, zasadniczo powstają dodatkowe koszty (np. obiad, benzyna czy nocleg). Najczęściej w zbiorowych układach pracy czy umowach o pracę znajdują się regulacje mówiące o rekompensacie tzw. wydatku podróży (obiad, kolacja, nocleg itp.) i czasami kosztów podróży (paliwo, bilet na kolej). W takiej sytuacji ustala się najczęściej stawkę ryczałtową, która wyrównuje wszystkie koszty podróży. Jeśli nie istnieją żadne regulacje, pracownik ma prawo do rekompensaty rzeczywistych kosztów spowodowanych podróżą służbową, jednak tylko gdy uważane są za użyteczne i nieodzowne. Takie rozwiązanie powoduje jednak szereg problemów:

• Jak dowieść rzeczywiste koszty?
• Czy powstałe koszty musiały zostać poniesione?

Gdy stosunek pracy bazuje zbiorowym układzie pracy, należy sprawdzić jakie zostały zawarte w nim regulacje. Informacje o wydatkach za podróże i rekompensacie są zawarte w podpunkcie „Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld oder Landzulage”. 

Agencja pracy

W agencjach pracy obowiązują inne regulacje. 

Pracownik leasingowy jako pracownik fizyczny

Pracownicy fizyczni, są zatrudnieni na podstawie zbiorowego układu pracy dla przemysłu – Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung. Według niego należy najpierw rozróżnić, czy pracownik jest zatrudniony bezpośrednio przez firmę leasingową, czy przez nią oddelegowany do pracy i zatrudnienia w innej firmie. W przypadku pracowników, którzy są zatrudnieni w firmach, do których zostali oddelegowani, podróż służbowa ma miejsce, gdy pracownik zostanie oddelegowany do pracy poza standardowym przedsiębiorstwem firmy zatrudniającej lub zostanie oddelegowany na podróż służbową. 

W przypadku pracowników zatrudnionych przez firmę leasingową, podróż służbowa ma miejsce, gdy pracownik zostanie oddelegowany do pracy poza standardowym przedsiębiorstwem firmy zatrudniającej lub zostanie oddelegowany na podróż służbową. Praca poza firmą jest uznawana, gdy przykładowo zatrudniony zostaje wysłany na plac budowy. 

Zbiorowy układ pracy mówi także o podróży służbowej, gdy firma leasingowa oddelegowuje pracownika do przedsiębiorstwa, które znajduje się dalej niż 60 km od miejsca zamieszkania zatrudnionego. W takiej sytuacji pracownik ma prawo do zwrotu kosztów za dojazdy. Jeśli firma jest oddalona o ponad 120 km od miejsca zamieszkania zatrudnionego, istnieje prawo do diety i ryczałt za nocleg. 

Pracownik leasingowy jako pracownik biurowy

Pracownicy biurowi są zatrudnieni na podstawie zbiorowych układów pracy dla przemysłu, rzemiosła, usług, informacji i consultingu.

Wyjazd służbowy za granicę

Często zbiorowe układy pracy, porozumienia zakładowe i umowach o pracę nie zawierają regulacji dotyczących zwrotu kosztów i diet w przypadku wyjazdu służbowego za granicę. Kto nie ustali nic z szefem, będzie mógł odliczyć później tylko rzeczywiste koszty, które musiał ponieść. Najlepiej więc wcześniej ustalić zasady w formie pisemnej z podpisem obu stron.

Czy czas podróży jest płatny? 

Kto podróżuje na zlecenie firmy, musi otrzymać wynagrodzenie także za czas podróży. Wysokość wynagrodzenie może być jednak różna, w zależności od tego, co ustalono w zbiorowym układzie pracy lub umowie o pracę. Jeśli nie ustalono nic, pracownikowi należy się pełne wynagrodzenie. 

Aktywny i pasywny czas podróży

Czasami rozróżnia się pasywny i aktywny czas podróży. “Aktywny czas podróży” oznacza, że praca na laptopie w trakcie przykładowo jazdy pociągiem jest wymagana, a pracownik może liczyć na pełne wynagrodzenie. Jako “pasywny czas podróży” uznaje się przykładowo jazdę w wagonie sypialnym. Wynagrodzenie może być wtedy niższe.