За даними Bitkom, середньостатистичний громадянин Німеччини має вдома близько 8 папок в яких зберігаються всілякі документи. Річ у тім, що зовсім не обов’язково зберігати кожну квитанцію вдома. Розглянемо папери, які слід зберігати в оригіналі протягом усього життя. Ось список найважливіших:
- усі акти: народження, хрещення, шлюб/розлучення, апостазія (релігійне відступництво),
- заповіт, підтвердження спадщини, свідоцтва про смерть родичів,
- медичні довідки,
- професійний диплом, сертифікат про закінчення школи/курсу, довідка з місця роботи,
- документи, необхідні для нарахування пенсії,
- картка соціального страхування (нім. Social Versicherungsausweis),
- акт власності на будинок/квартиру/нерухомість,
- поліс страхування життя.
Для цих документів діє абсолютна заборона на викид. Що можна і потрібно зробити, так це оцифрувати такі документи на випадок надзвичайних ситуацій і зберігати їх додатково в зашифрованому електронному вигляді.
Обмежений час зберігання
Є документи, які є важливими і повинні зберігатися певний час, після чого їх можна викинути. До них належать:
- трудовий договір: зберігайте його до початку наступної роботи, після чого буде достатньо цифрової копії,
- фінансові записи: слід зберігати принаймні протягом терміну дії фінансових контрактів.
Зберігання до 30 років:
- судимість,
- наказ суду,
- матеріали справи,
- документи про арешт майна або банкрутство фізичної особи.
Зберігання 11 років:
- податкові рішення (в цифровому вигляді).
Зберігання 10 років:
- документи, пов’язані з орендою (цифровий формат),
- рахунки за ремонт під час оренди (цифрова форма).
Зберігання 5 років:
- рахунки на нове будівництво або реконструкцію (цифрова форма).
Зберігання 3 роки:
- виписки з рахунку (цифрова форма),
- рахунки, накладні – зазвичай, мають термін дії (цифрова форма),
- договір оренди та акт прийому-передачі до 3 років після виселення – також застосовується термін давності (цифровий вид),
- підтвердження страхування (до 3 років після закінчення контракту, зазвичай достатньо цифрової версії).
Зберігання 2 роки:
- рахунки на ремонт по гарантії (цифровий бланк),
- всі рахунки, що виникають у вашому власному будинку/квартирі (цифровий),
- договори купівлі-продажу (цифрові),
- квитанції (цифрові).
Зберігання протягом 1 року після отримання підтвердження платежу:
- підтвердження пожертви (цифрове),
- банківська виписка з приростом капіталу (цифровий)
- довідка про податок із заробітної плати (нім. Lohnsteuerbescheinigung) (цифровий),
- нарахування заробітної плати (цифровий).
Джерело: Focus
