Pracodawca wystawia Lohnausweis raz w roku, aby w przejrzysty sposób udokumentować wszystkie składniki wynagrodzenia. Dokument jest niezbędny przy składaniu zeznań podatkowych i zazwyczaj przygotowywany jest do stycznia roku następnego.
Jeżeli w jednym roku pracownik pracował w kilku miejscach, otrzymuje od każdego pracodawcy osobny dokument. W części kantonów pracodawca ma obowiązek przesłać Lohnausweis bezpośrednio do urzędu podatkowego. Pracownik natomiast dostarcza dokument wyłącznie wtedy, gdy pracował dla pracodawcy spoza kantonu lub urząd tego zażąda.
Termin ustawowy na wystawienie dokumentu rozliczeniowego Lohnausweis przypada zwykle na koniec stycznia.
Jakie dane trzeba zawrzeć w Lohnausweis?
Aby Lohnausweis spełniał wymagania prawne, konieczne jest jego prawidłowe wypełnienie. Dokument powinien obejmować następujące informacje:
- Dane osobowe pracownika – imię, nazwisko, adres i numer AHV (ubezpieczenie emerytalno-rentowe).
- Wynagrodzenie i świadczenia dodatkowe – wszystkie elementy wynagrodzenia, w tym pensja podstawowa, premie, wynagrodzenie za nadgodziny oraz inne korzyści majątkowe.
- Koszty związane z pracą i wydatki służbowe – np. koszty parkowania, podróży służbowych.
- Potrącenia na składki ubezpieczeniowe – np. AHV (ubezpieczenie emerytalno-rentowe), KTG (ubezpieczenie na wypadek choroby).
- Koszty kształcenia i szkoleń.
Dokładne ujęcie tych informacji zapewnia zgodność z przepisami o rozliczeniach płacowych i podatkowych oraz daje przejrzysty obraz wynagrodzenia i odliczeń.
Jak wygląda prawidłowy Lohnausweis w Szwajcarii?
Prawidłowe wypełnienie dokumentu wymaga dobrej znajomości przepisów. W razie wątpliwości pomocy udzielają kantonalne urzędy podatkowe.
Lohnausweis ma jednolity wzór obowiązujący w całej Szwajcarii. Można go tworzyć cyfrowo z pomocą oprogramowania rozliczającego.
W dokumencie muszą znaleźć się informacje o:
- wynagrodzeniu,
- wydatkach,
- niskich wynagrodzeniach – również te należy zgłosić do urzędu, np. minimalne wynagrodzenie.
Koszty kształcenia nie muszą być obowiązkowo wskazane w dokumencie rozliczeniowym Lohnausweis, ale mogą zostać odliczone w rozliczeniu podatkowym firmy.
Pracodawca lub osoba upoważniona musi podpisać dokument, co potwierdza poprawność danych.
Elektroniczny Lohnausweis i rozwiązania cyfrowe
W Szwajcarii funkcjonuje tzw. eLohnausweis opracowany przez Szwajcarską Konferencję Podatkową (SSK). To rozwiązanie cyfrowe stworzone specjalnie do generowania dokumentu rozliczeniowego.
Oprogramowanie pozwala przedsiębiorstwom w prosty sposób tworzyć dokumenty. Oferuje ono też liczne opcje wprowadzania danych oraz ich automatycznego przetwarzania. Dzięki temu proces rozliczeń płacowych jest prostszy, a wszystkie wymogi prawne są spełniane bez błędów.
Termin i sposób przekazania Lohnausweis pracownikowi
Pracodawca jest zobowiązany prawnie do wystawienia dokumentu rozliczeniowego dla każdego pracownika. Zazwyczaj dokument dostarczany jest pocztą w styczniu, za rok poprzedni.
Nie można dzielić dokumentu na kilka części, chyba że wymuszają to względy techniczne. Wówczas należy umieścić w rubryce 15 adnotację: „Einer von … Lohnausweisen” (jeden z… dokumentów rozliczeniowych).
Szczególne przypadki – wydatki i świadczenia dodatkowe
Do Lohnausweis należy włączyć także zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w ramach obowiązków służbowych, np.:
- koszty podróży,
- posiłki podczas delegacji,
- udział w konferencjach.
W dokumencie trzeba uwzględnić również:
- dodatki za pracę w nocy, w niedziele i święta,
- świadczenia dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, praktykantów i studentów,
- odprawy, zaliczki, pożyczki pracodawcy, świadczenia rzeczowe.
Kiedy musi zostać wystawiony Lohnausweis?
Dokument rozliczeniowy należy sporządzić zazwyczaj w styczniu kolejnego roku. W szczególnych sytuacjach – np. przy odejściu pracownika, przeprowadzce czy śmierci – Lohnausweis wydawany jest wcześniej.
Kiedy pracownik otrzymuje dokument rozliczający?
Zazwyczaj na przełomie stycznia i lutego pracownik ma już dokument w rękach, aby móc rozliczyć się podatkowo w terminie.
Co oznacza Spesenvergütung w Lohnausweis?
Spesenvergütungen to zwroty kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Mogą to być m.in. koszty podróży służbowych.
Jak wygląda procedura przy odejściu z firmy?
W przypadku rozwiązania umowy o pracę Lohnausweis wydawany jest bezpośrednio przy odejściu. Pracownik zawsze ma do niego prawo.
