Reguły są tylko pozornie jasne. Należy bowiem zdecydować się na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu lub ryczałtowo opodatkować prywatne użytkowanie samochodu firmowego (tzw. metoda 1%). Jednak w obu przypadkach czyhają na przedsiębiorcę pułapki. Tylko znajomość wszelkich przepisów fiskalnych oraz dokonanie dokładnych obliczeń pozwoli znaleźć rozwiązanie, które będzie najkorzystniejsze pod względem podatkowym. W niniejszym artykule zebraliśmy kilka wskazówek podatkowych dotyczących użytkowania samochodu firmowego.
W jaki sposób używasz samochodu firmowego?
Na początek powinieneś ustalić, do jakich celów wykorzystujesz samochód firmowy. W większości przypadków samodzielni przedsiębiorcy używają swojego samochodu służbowego również w celach prywatnych. Jeśli pojazd jest używany tylko służbowo (a więc nie podlega opodatkowaniu), fakt ten zostanie uznany przez urząd skarbowy tylko wtedy, gdy w Twoim gospodarstwie domowym będzie do dyspozycji odpowiedni drugi samochód – do użytkowania w celach prywatnych. Zgodnie z orzeczeniem sądu finansowego właściciel firmy zasadniczo korzysta z samochodu firmowego również w celach prywatnych, jeśli nie posiada on własnego prywatnego pojazdu. Nawet pisemna rezygnacja z prywatnego użytkowania samochodu firmowego wystarczy tylko w wyjątkowych przypadkach, kiedy np. będziesz mógł ją udokumentować rachunkami za taksówkę, biletami środków komunikacji miejskiej itd.
W praktyce przedsiębiorcy używają samochodu firmowego między innymi do:
- podróży służbowych
- podróży prywatnych
- przejazdów z mieszkania do miejsca pracy
- przejazdów związanych z prowadzeniem podwójnego gospodarstwa domowego.
Decyzję, który rodzaj opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejszy (ewidencja przebiegu pojazdu czy metoda 1%), musisz podjąć indywidualnie wraz w Twoim doradcą podatkowym. Należy przy tym uwzględnić następujące parametry:
- liczba przejechanych kilometrów
- zakres prywatnego użytkowania
- nakłady związane z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu
- odległość pomiędzy mieszkaniem a miejscem pracy
- rodzaj pojazdu
- dodatkowe użytkowanie
- indywidualne przyzwyczajenia.
Wskazówka: zmiana sposobu opodatkowania
Raz wybraną metodę opodatkowania można zmienić tylko na przełomie lat kalendarzowych. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy w trakcie roku kupowany jest nowy pojazd. W tym przypadku metoda obliczania wartości użytkowej może zostać określona w momencie nabycia nowego pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu: obszerna i dokładna
Korzystając z tej metody, należy wyróżniać i dokumentować w książce ewidencji przebiegu pojazdu następujące rodzaje przejazdów:
- podróże służbowe
- podróże prywatne
- przejazdy pomiędzy mieszkaniem a miejscem pracy
- koszty podróży do miejsca stałego zamieszkania.
Faktycznie powstałe koszty muszą zostać potwierdzone odpowiednimi pokwitowaniami/rachunkami. Prywatna wartość użytkowa to udział w całkowitych kosztach pojazdu, przypadający na prywatne przejazdy. Koszty całkowite składają się z kolei z nakładów (doliczając do tego podatek VAT) oraz z odpisów amortyzacyjnych (koszty związane ze zużywaniem się pojazdu). Również koszty wypadkowe należą do kosztów całkowitych. Nie ma przy tym znaczenia, czy wypadek miał miejsce podczas podróży prywatnej czy służbowej. Aby dokonać odpisu amortyzacyjnego, należy podzielić faktyczne koszty zakupu bądź produkcji (plus podatek VAT) przez przewidywany okres użytkowania samochodu firmowego. W przypadku nowego samochodu przewidywany okres użytkowania wynosi z reguły 6 lat. Jeśli samochód jest używany, jego przewidywany okres użytkowania skraca się odpowiednio.
Ewidencja przebiegu Twojego pojazdu firmowego musi zawierać pewne konieczne informacje. Na początku i końcu każdej podróży służbowej należy wynotować następujące dane:
- data
- stan licznika (przebieg)
- cel podróży
- w przypadku okrężnej drogi – opis trasy
- powód wyjazdu
- odwiedzany partner biznesowy.
Podróże prywatne
W przypadku podróży prywatnych wystarczy tylko spisanie stanu licznika/liczby przejechanych kilometrów. Jeśli chodzi o przejazdy pomiędzy mieszkaniem a miejscem pracy, wystarczy krótka adnotacja. Należy również wykazać podróże do miejsca stałego zamieszkania. Niektórym grupom zawodowym przysługują pewne ułatwienia w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu. W takich przypadkach należy odnotować tylko, jaki klient został odwiedzony w jakim miejscu. Jeśli są to ciągle ci sami klienci, można dołączyć po prostu ich wykaz. Wtedy jako cel podróży w książce ewidencji przebiegu pojazdu podajemy numer z naszej listy, pod którym widnieje dany klient. Ułatwienia te obowiązują w stosunku do następujących grup zawodowych:
- przedstawiciele handlowi
- kurierzy
- taksówkarze
- instruktorzy jazdy
- pracownicy serwisujący automaty w terenie
pozostałe grupy zawodowe, które w związku z wykonywaną pracą regularnie pokonują dłuższe odcinki z wieloma różnymi celami podróży.
W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26
