Dane wprowadzone za pomocą oprogramowania ELStAM są od 1 listopada 2012 r. już dostępne dla pracodawców w sieci. Federalna Administracja Skarbowa w Niemczech podkreślała, że tylko ona jest odpowiedzialna za nadanie i udostępnienie parametrów związanych z potrąceniem podatku od wynagrodzenia (np. klasa podatkowa czy też kwoty wolne od podatku) przedsiębiorcom. Jeśli więc jako pracodawcy skorzystamy z ELStAM, musimy wziąć pod uwagę ważne zmiany dotyczące podatków.
Priorytetowe terminy
Po wprowadzeniu nas do systemu zmiana formy karty podatkowej będzie również uwzględniona przy potrącaniu podatku od wynagrodzenia dla pracownika. Bez zmian pozostaje natomiast zgłoszenie kwoty wolnej od podatku. Można to uczynić nadal w placówkach urzędu skarbowego. Dla Ciebie jako pracodawcy priorytet powinny mieć terminy. Trzy z nich są tutaj absolutnie kluczowe – data przejścia na ELStAM, rok 2013 oraz ostatni termin zmiany formy karty podatkowej.
- Na ELStAM najwcześniej można było przejść w listopadzie zeszłego roku. Od tego momentu system jest dostępny dla pracodawców, którzy dzięki niemu mogą pobierać dane swoich pracowników w elektronicznej formie.
- Cały rok 2013 funkcjonuje jako bardzo elastyczny termin dla stopniowego wprowadzania w życie oraz przejścia na nowe oprogramowanie. Właśnie dzięki tym bliżej nie określonym ramom czasowym działanie systemu jest sprawniejsze, gwarantują one bowiem szybką i sukcesywną eliminację usterek technicznych, co w przypadku przejścia wszystkich firm na oprogramowanie w jednym terminie nie byłoby możliwe.
- Ostatnim momentem na zmianę formy karty podatkowej jest rozliczenie za grudzień 2013 roku. Zgodnie z nowymi zasadami powinieneś przedłożyć co najmniej jedno rozliczenie z 2013 r. Przejście na nowy system w 2014 r. będzie traktowane jako opóźnienie.
Okres przejściowy – na co należy zwrócić uwagę
Podczas okresu przejściowego możesz sam zadecydować, kiedy przejść z papierowej na elektroniczną kartę podatkową. Ze strony Federalnej Administracji Skarbowej nie zostaną Ci z góry narzucone żadne terminy prócz tych wcześniej wymienionych. Tym samym każdy pracodawca aż do ostatniego okresu rozliczeniowego w 2013 r. decyduje, kiedy i w jaki sposób zmieni formę karty podatkowej w swojej firmie. Do momentu przejścia na elektroniczne wywoływanie danych pracowników nic się nie zmienia. Do obliczania płacy są wtedy nadal używane papierowe druki. Pracownicy muszą jednak pamiętać o tym, że niezależnie od decyzji przełożonych co do daty przejścia na ELStAM powinni sami na nowo złożyć dokumenty związane z kwotami wolnymi od podatków za rok 2013. W przeciwnym razie podczas pierwszego pobrania danych pracownika nie wyświetli się żadna kwota wolna od podatku. A zatem tak długo, jak pracodawca rozlicza się w papierowej formie, tak długo obowiązują stare kwoty wolne od podatku.
Przezorny zawsze sprawdza dwa razy
Podczas okresu przejściowego wszyscy zainteresowani powinni dokładnie sprawdzać parametry związane z podatkiem od wynagrodzenia. Pozwoli to z jednej strony uniknąć nieporozumień, a z drugiej – na właściwe obliczenie płacy w przyszłości. Jeśli pracownik zauważy odstępstwa lub błędy, pracodawca powinien go skierować do urzędu skarbowego, gdzie może złożyć wniosek o ponowne przeliczenie i wprowadzenie zmian.
Zmiana karty podatkowej – co jeszcze powinieneś wiedzieć
Może się zdarzyć, że papierowa kartoteka zarobkowa oraz zawarte w niej parametry związane z podatkiem od wynagrodzenia będą się różnić od elektronicznych danych pobranych z ELStAM. Pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia korekt ani nawet ich zgłoszenia. W zależności od terminu przejścia na ELStAM musimy jednak przedłożyć kartę podatkową za rok 2010 lub wystawione przez urząd skarbowy zaświadczenie o odprowadzeniu podatku od wynagrodzenia za lata 2011, 2012, 2013. Ponadto obowiązuje nas powiadomienie opatrzone następującym tytułem: „Informacja o danych związanych z potrąceniem podatku od wynagrodzenia zapisanych po raz pierwszy w formie elektronicznej (elektroniczne parametry dotyczące potrącania podatku od wynagrodzenia)”. Warto także posiadać wydruk lub inne papierowe zaświadczenie z obowiązującymi parametrami związanymi z podatkiem od wynagrodzenia, a także specjalne zaświadczenie dla odprowadzenia podatku od wynagrodzenia. Owe dokumenty wystawi nam oczywiście urząd skarbowy. Będą one przydatne podczas postępowania w sprawie wspomnianych już rozbieżności. Takie mogą wystąpić w przypadku, kiedy pracownik nie wprowadzi zmian związanych ze swoją klasą podatkową, np. będzie figurować jako III lub II klasa podatkowa, podczas gdy powinien być w I. Działa to oczywiście na jego niekorzyść.
Zmiany dotyczące obniżek podatku od wynagrodzenia
Zasadniczo zasady dotyczące obniżek podatku od wynagrodzenia obowiązują także podczas elektronicznego pobierania danych przez ELStAM. Nie obowiązują jednak wypisane na karcie podatkowej kwoty wolne od podatku oraz informacje dotyczące dzieci. W związku z tym wniosek o obniżkę podatku od wynagrodzenia oraz zawarte w nim parametry związane z odprowadzeniem podatku należy złożyć jeszcze raz.
