Mimo że kontrola ta jest zaostrzona, to jednak w przeciwieństwie do innych kontroli urzędowych można jej uniknąć. Poniżej przedstawimy sytuacje, kiedy urząd może dokonać takiej kontroli w przedsiębiorstwie, na co będzie zwracał szczególną uwagę i w jaki sposób najlepiej przygotować się do kontroli. Oto drogowskaz postępowania dla przedsiębiorcy.

Kiedy urząd może skontrolować obroty przedsiębiorstwa?

Urząd skarbowy może skontrolować obroty firmy na trzy różne sposoby, a w szczególnych przypadkach może to zrobić również bez uprzedniego poinformowania.

• Kontrola przedsiębiorstwa przez urząd skarbowy –audyt (Betriebsprüfung) – Tego rodzaju kontrola następuje przy ogólnym sprawdzaniu przedsiębiorstwa – urząd sprawdza je pod względem podatkowym. Przy okazji tej kontroli następuje również lustracja obrotów firmy.
• Specjalna kontrola obrotów (Umsatzsteuersonderprüfung) – Tu urząd przeprowadza specjalną niezależną kontrolę. Z reguły dotyczy ona tylko jednego roku bądź kilku miesięcy.
• Dokładne sprawdzenie obrotów (Umsatzsteuernachsatz) – Jeżeli urząd ma wątpliwości co do wysłanej uprzednio deklaracji na temat obrotów lub do rocznej deklaracji VAT firmy, może zarządzić dokładne sprawdzenie obrotów.

Uwaga: Różnicą w wspomnianych rodzajach kontroli jest to, że ostatnia, czyli sprawdzenie obrotów firmy, może nastąpić niezapowiedzianie i wtedy przedsiębiorca nie ma możliwości skorygowania błędów w księgowości. Należy zwrócić jednak uwagę na to, że kontrole te nie są notoryczne, lecz następują wtedy, kiedy urząd zauważa pewne niedorzeczności. Zaleca się zatem, by zeznania sporządzać przejrzyście, by uniknąć kontroli ze strony urzędu.

Jak uniknąć kontroli podatkowej urzędu?

Sam audyt urzędu skarbowego nie zaczyna się od zarządzenia kontroli. Cały proces dla przedsiębiorstwa rozpoczyna się od uniknięcia tego sprawdzenia. Najlepiej można temu zapobiec, składając przy deklaracji podatkowej również oświadczenie. Można to uczynić za pomocą pisma wyjaśniającego, podając przyczyny takiej deklaracji. Ma to sens wtedy, gdy zamiast uprzednio składanych deklaracji, w których zawarte są tylko opodatkowane obroty, w pewnym momencie przedsiębiorstwo świadczy bezpodatkowe dostawy towarów eksportowych. Gdy dokonujemy dużych inwestycji i składamy wniosek o odzyskanie VAT, powinniśmy dla wyjaśnienia nadesłać do urzędu również kopie tych rachunków. Te czynności wyjaśniające z reguły przynoszą zamierzone efekty. Urząd nie ma wątpliwości co do składanych uprzednich miesięcznych bądź całkowitych rocznych deklaracji VAT i nie ma powodu do kontroli przedsiębiorstwa.

Jak reagować w razie otrzymania zarządzenia o kontroli urzędu?

Kiedy już dojdzie do kontroli, przedsiębiorstwo powinno być przygotowane do pytań związanych z wydanym już rozporządzeniem o kontroli. Firma może starać się o przesunięcie terminu, jeżeli nie ma co najmniej 2 tygodni na przygotowania lub kiedy przedsiębiorca albo personel firmy nie ma wolnego terminu na tę kontrolę. Miejscem sprawdzania może być samo biuro firmy, lecz gdy nie ma w nim miejsca na taką kontrolę, może ona odbyć się w kancelarii doradcy podatkowego przedsiębiorstwa bądź w urzędzie skarbowym.

W samym piśmie o zarządzeniu kontroli można znaleźć tekst mówiący o tym, że należy nadesłać zapisane na płycie dane dotyczące podatku VAT. Przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku, ale przed samą kontrolą urzędnika musi jednak powiadomić urząd, że taki zapis zostanie sporządzony i będzie do wglądu w dniu rozpoczęcia audytu. Przydatne zatem jest przeanalizowanie przed terminem całego przebiegu kontroli. Oznacza to, by wyznaczyć osoby, które będą się udzielały i odpowiadały na pytania osoby sprawdzającej. Należy również określić rolę doradcy podatkowego w całym procesie – czy będzie to osoba, która przejmie odpowiedzialność za całą kontrolę, czy też będzie uczestniczyła tylko wtedy, gdy pojawią się problemy, w końcowej rozmowie. Przedsiębiorstwo powinno również posiadać wszelkie dokumenty przygotowane na czas kontroli w taki sposób, by można było je w każdej chwili okazać. Po zakończonym procesie kontrolnym, gdy urzędnik zauważy jakieś nieścisłości bądź nieprawidłowości, można zasygnalizować, że nie zgadzamy się w tych kwestiach i będziemy składać odwołanie. Oznacza to dla urzędnika ponowne wyliczenia oraz ustosunkowanie się do odwołania, co opóźnia cały proces. Często wtedy urzędnik sprawdzający jest gotowy do kompromisu i znosi pewne wcześniejsze zastrzeżenia.

Jak postępować w przypadku niezapowiedzianej kontroli podatkowej?

Przy tym rodzaju kontroli urząd świadomie nie informuje o sprawdzaniu poprzez zarządzenie. Co należy zrobić, kiedy przed przedsiębiorstwem pojawi się audytor z urzędu skarbowego? W żadnym wypadku przedsiębiorca nie powinien odsyłać urzędnika bez dokonania kontroli, ponieważ wtedy sprowadza na firmę zarządzoną kontrolę, która z reguły jest dokładniejsza i bardziej zaostrzona. Przede wszystkim urzędnik powinien okazać dowód, że ma kwalifikacje do kontroli, a przedsiębiorca powinien poinformować swojego doradcę podatkowego. Wymagane dokumenty powinny być wydawane w obecności pracowników i doradcy podatkowego. Jeżeli wymagane są kopie dokumentów, powinniśmy również dla dobra firmy je zachować. Będziemy wtedy posiadać dowód tego, co udostępniliśmy urzędnikowi, i mamy możliwość dokładniejszego przygotowania się na kolejną kontrolę, ponieważ będziemy wiedzieli, co jest sprawdzane. Przy tej kontroli urzędnik ma prawo wglądu w dane dotyczące księgowości zapisane w komputerze bądź na płytach.

Na co urzędnik kontrolujący nasze przedsiębiorstwo zwraca szczególną uwagę?

Urzędnik zwraca szczególną uwagę na wystawiane faktury VAT – w jaki sposób zostały napisane, czy uwzględniono wszystkie punkty i czy zostały wykonane poprawnie. Przy niekompletnie sporządzonej fakturze może zdarzyć się tak, że nie otrzymamy VAT-u. Zostanie również sprawdzone, czy spełnione są warunki, by móc bezpodatkowo korzystać z dostaw wewnątrzwspólnotowych. W przypadku otrzymania zaliczek przedsiębiorca powinien zachować szczególną ostrożność – urząd zwraca uwagę na rachunek końcowy. W sytuacji gdy w zaliczkach nie został podany VAT, może się zdarzyć, że zapłacimy go podwójnie z sumy końcowej. W czasie kontroli podatku obrotowego sprawdzane jest dokładnie, czy została podana prawidłowa stawka VAT, w szczególności w handlu produktami spożywczymi.