Przeniesienie urlopu na przyszły rok

W świetle prawa pracownik musi wykorzystać urlop do końca danego roku. Jeśli tak się jednak nie stanie, przepada on bezpowrotnie. Przeniesienie urlopu jest oczywiście możliwe, lecz tylko w sytuacji, w której zaistnieją nadzwyczajne okoliczności w firmie lub gdy z powodów osobistych pracownik nie może wykorzystać przysługującego mu wolnego. Jako nadzwyczajne okoliczności w firmie uznaje się niemożność pójścia na urlop z powodu chwilowej niedyspozycji np. dwóch innych pracowników. Innym przykładem jest inwentaryzacja na koniec roku, gdzie dany pracownik jest niezbędny do jej przeprowadzenia. Z kolei pod pojęciem powodów osobistych jest np. rozumiana choroba pracownika, ale i sytuacja, w której dana osoba została zatrudniona w firmie w połowie roku – wtedy można przenieść urlop nawet bez podawania przyczyny. W takim przypadku należy jednak pamiętać o tym, że przeniesione wolne dni trzeba wykorzystać najpóźniej w pierwszych trzech miesiącach kolejnego roku. Przedłużenie tego terminu jest możliwe, lecz tylko wtedy, gdy pracownik uzyska naszą zgodę.

Przewlekła choroba a strata urlopu

Jeśli pracownik choruje przez kilka miesięcy, to i tak nie traci prawa do urlopu. Nawet gdy był na chorobowym przez cały rok – nadal może rościć prawo do pełnego urlopu za dany rok pracy. Prawo to wygasa jednak po 15 miesiącach od zakończenia danego roku pracy.

Przykład: Rok na chorobowym, a później urlop

Paweł był na chorobowym od stycznia 2014 roku. W kwietniu 2015 roku wraca do pracy. Tym samym za rok 2014 przysługuje mu urlop w pełnym wymiarze, który przepadnie dopiero wraz z 31 grudnia 2015, chyba że z uwagi na zaistnienie szczególnych okoliczności wolne zostanie przeniesione na kolejny rok. Wtedy Paweł będzie miał czas, aby wykorzystać wolne dni aż o końca marca 2016 roku.

Warto wiedzieć

Powyższe przepisy i terminy dotyczą tylko prawnie uregulowanego urlopu. Należy zatem pamiętać, że w przypadku gdy pracownik wynegocjował z nami dodatkowe dni urlopu, wykraczające poza ustawowe minimum, mogą one przepadać wcześniej – w zależności od naszych ustaleń.

Wypłata urlopu – można czy nie można?

Federalne prawo pracy dopuszcza wypłatę ekwiwalentu za urlop zasadniczo tylko w jednym przypadku – gdy nie może on zostać wykorzystany z uwagi na rozwiązanie stosunku pracy. Pracodawca powinien tym samym wypłacić pracownikowi należną sumę w momencie jego odejścia z firmy. Również w tym przypadku wypłata taka może ulec przedawnieniu – musi ona zostać odebrana w ciągu 15 miesięcy od zakończenia roku pracy, za który ma zostać wypłacona. W praktyce sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej. Nie zważając na przepisy prawa, pracownicy proszą pracodawcę o możliwość wypłaty urlopu. Ci z kolei często godzą się na takie rozwiązanie, nie chcąc rezygnować z pracowników na czas urlopu. Powodów jest wiele, a wszystko funkcjonuje, dopóki obie strony trzymają się swoich ustaleń. Większe ryzyko ponoszą jednak pracodawcy, gdyż w przypadku gdy wypłacają pracownikowi pieniądze za urlop, jego roszczenie do wolnego nie zostaje zrealizowane – innymi słowy: mogłoby dojść do sytuacji, w której pracownik mógłby zechcieć wykorzystać te dni urlopu, za które dostał pieniądze, co więcej – mogłoby mu to nawet ujść na sucho przed sądem! Warto pamiętać o tym ryzyku w sytuacjach, gdy pracownik będzie prosił pracodawcę o wypłatę urlopu i w interesie pracodawcy może leżeć pouczenie go, iż takowe rozwiązanie nie jest dopuszczane przez prawo. Jeśli jednak z jakiegoś powodu jest to pracodawcy na rękę, może przystać na prośbę, ale ryzyko bierze na siebie.

Jak obliczyć wartość urlopu?

Wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w czasie urlopu jest naliczane tak samo jak wynagrodzenie za pracę. Według przepisów federalnego prawa urlopowego (Bundesurlaubsgesetz), podstawą do obliczeń jest średni zarobek otrzymywany przez pracownika za dzień roboczy podczas ostatnich 13 tygodni poprzedzających wystąpienie o urlop. Suma ta jest później mnożona przez liczbę dni urlopu. Wynagrodzenie w trakcie urlopu jest opodatkowane jako tzw. sonstiger Bezug. Innymi słowy: obliczamy podatek od wynagrodzenia (Lohnsteuer) za przewidywane wynagrodzenie roczne raz z wynagrodzeniem za urlop, a raz bez niego. Różnica pomiędzy oboma rocznymi podatkami od wynagrodzeń będzie podatkiem od wynagrodzenia za urlop. Jeśli chodzi o ubezpieczenie społeczne, wynagrodzenie za urlop jest tzw. Einmalzahlung, czyli jednorazową opłatą, która powinna zostać uiszczona w miesiącu wypłacenia wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik zarabia miesięcznie 2200 euro. Pracodawca musi mu wypłacić 8 dni urlopu. Jeśli wynagrodzenie jest wypłacane miesięcznie, można uprościć rachunek i przy 5-dniowym tygodniu pracy wyjść z ryczałtowymi 22 dniami pracy w miesiącu. Przy powyższym wynagrodzeniu będzie otrzymywał 100 euro za dzień roboczy (2200 : 22). Za wspomniane 8 dni urlopu otrzyma zatem 800 euro.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26