Pracodawca niemiecki nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych swoich pracowników, ale jest zobowiązany do tego, by przez kilka lat przetrzymywać dane, które potrzebne są do przeliczania wynagrodzenia. Dla innych danych nie ma wytycznych co do okresu przechowywania ich w aktach pracownika. Także sposób przechowywania nie jest określony, bo to pracodawca decyduje, w jaki sposób gromadzi dane osobowe swoich pracowników. Należy jednak zwrócić uwagę, że odpowiednie przetrzymywanie i gromadzenie danych osobowych pracownika usprawnia pracę i ma wiele zalet.
Co powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika
Akta osobowe pracownika dokumentują cały okres jego zatrudnienia w danej firmie. Gromadzone są w nich wszystkie dane oraz pisma od początku zatrudnienia go w firmie aż do momentu zakończenia pracy. W jakiej formie są one prowadzone, pozostawia się do wyboru pracodawcy. Może to być forma papierowa: segregatory, kartoteki oznaczone fiszką lub forma pisemna zapisana na komputerze – tzw. elektroniczne akta osobowe. Stosowne jest założenie akt osobowych w momencie zatrudnienia w firmie, aby okres zatrudnienia był od początku udokumentowany i uzupełniany o kolejne informacje. Ważne, aby akta zawierały wszystkie informacje od momentu zatrudnienia po kolejne etapy pracy. Jeżeli pracodawca zdecydował się prowadzić akta osobowe, powinien zachować pewne prawa i obowiązki. Powinno się gromadzić jedynie te informacje, które mają związek z zatrudnieniem w firmie: dokumenty aplikacyjne (CV), świadectwo, umowa o pracę, upomnienia, wszystkie zaświadczenia dotyczące danego pracownika oraz wszelkie pisma związane z jego zatrudnieniem.
Jakich dokumentów należy unikać w aktach osobowych pracownika
Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt, które gromadzi pracodawca. Może zażądać, aby pracodawca niektóre z informacji, które nie mogą znajdować się w aktach, usunął lub zmienił niepoprawne dane. Jeżeli pracownik otrzymał upomnienie, na które odpowiedział, zaprzeczając, może zażądać, by to pismo znajdowało się w aktach. Jeżeli któreś z jego zaprzeczeń się zgadza, pracodawca musi zakwestionowane upomnienie usunąć z akt.
W żadnym wypadku nie powinno się numerować dokumentów, które znajdują się w aktach. Stwarza to niepotrzebne zamieszanie związane z numeracją w momencie, kiedy trzeba któryś dokument wyciągnąć w celu kontroli bądź na żądanie pracownika. Różnego rodzaju dokumenty zawierające informacje wielu pracowników, np. listy płac, nie mogą znajdować się w aktach jednego pracownika. Akta sądowe z toczących się sporów prawnych czy też typowe dokumenty dotyczące sfery prywatnej pracownika nie powinny znajdować się w danych osobowych gromadzonych przez pracodawcę.
Akta osobowe są ściśle tajne
Informacje zawarte w aktach pracownika są poufne i podlegają ochronie danych osobowych, dlatego bardzo ważny jest sposób i miejsce ich przechowywania. Dostęp do nich powinno mieć jak najmniejsze grono osób zajmujących się ich prowadzeniem. Powinny być dostępne wyłącznie dla osoby, której są potrzebne do pracy. Z gromadzeniem akt związek ma wiele praw dotyczących ochrony danych osobowych. Wrażliwe tematy, jak np. choroba pracownika, powinny w szczególności być utrzymywane w tajemnicy. Jeśli z nieodpowiedniego przetrzymywania akt wynikną jakiekolwiek niekorzystne dla pracownika konsekwencje, pracodawca musi zobowiązać się do pokrycia tych strat.
Elektroniczne akta osobowe
Bardzo często zdarza się, że akta pracownika prowadzone są w formie elektronicznej, są skanowane i za pomocą odpowiedniego oprogramowania zarządzane. Pozwala to na zaoszczędzenie miejsca w biurze oraz na sprawniejsze odnalezienie informacji. Są one dostępne i w prosty sposób można odnaleźć wszelkie informacje.
Niektóre z informacji znajdujących się w aktach musza być dostępne dla urzędów lub kas socjalnych przez określony czas. Dla pozostałych dokumentów często trudno określić okres przechowywania. To pracodawca musi określić, przez jaki okres będzie je przetrzymywał, by były dostępne dla pracownika już po ustaniu zatrudnienia. Nieobowiązkowe, ale ważne i przydatne jest prowadzenie akt osobowych pracownika, by zachować porządek w dokumentacji firmy. Ważniejszy jednak jest sposób przechowywania i ochrona danych osobowych. Warto zatem w momencie zatrudnienia nowego pracownika założyć odpowiednie akta osobowe i w trakcie jego pracy uzupełniać je zgodnie z kolejnością zdarzeń mających związek z zatrudnieniem.
W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26
