To, że koszty eksploatacji za poszczególne lata mogą znacząco się różnić nie jest niczym niezwykłym. Tego powodem mogą być przykładowo opłaty za ogrzewanie, które w zależności od długości zimy są różne. W niektórych przypadkach zdarza się jednak, że koszty eksploatacji przekraczają wszelkie granice. Osoby wynajmujące mieszkania powinny więc dokładnie sprawdzać rozliczenia. W przypadku przeoczenia pomyłki może to bowiem nadszarpnąć domowy budżet.
Koszty eksploatacyjne oblicza się zasadniczo za okres roku czasu. Przykładowo od 1 września do 31 sierpnia kolejnego roku. Żaden miesiąc nie może wypaść dwa razy. Do kosztów eksploatacji należą jedynie te zawarte w umowie najmu. Należy jednak pamiętać, że nie wszystko, co zawarto w umowie, jest automatycznie dozwolone. Koszty eksploatacji są ściśle związane z korzystaniem z mieszkania. To opłaty za korzystanie i zużycie, przykładowo oleju opałowego, wody czy koszty dozorcy. Wszystko, co jest związane z utrzymaniem, jest już zawarte w opłacie czynszowej.
Według Szwajcarskiego Związku Najemców właściciel mieszkania nie może podać kosztów eksploatacyjnych jako całkowitej sumy. Najemcy muszą mieć możliwość sprawdzenia, ile wyniosły koszty przykładowo za ogrzewanie czy dozorcę. Mieszkańcy mogą żądać także wyjaśnień od właściciela mieszkania oraz przedstawienia dokładnego rozliczenia i wyciągów z konta.
Koszty całkowite są podzielone proporcjonalnie według klucza podziału kosztów najmu (Verteilschlüssel). Nie jest on uregulowany prawnie, musi być jednak zrozumiały dla wszystkich stron umowy. W przypadku zmian w kluczu podziałów kosztu najmu właściciel budynku musi dotrzymać wszystkim terminów i zasad dotyczących zmian w umowie.
Szczególnie w przypadku bardzo drogich i bardzo tanich mieszkań może zdarzyć się, że zadatek za koszty eksploatacyjne zawarty w umowie o najem jest bardzo niski. Właściciel obiektu chce w ten sposób stworzyć jak najniższy czynsz brutto. Osoby chcące wynająć mieszkanie powinny więc dokładnie dopytać, ile wyniosły w minionych trzech latach koszty eksploatacyjne.
Jeśli najemca otrzymał już rozliczenie i uważa, że kwota jest zbyt wysoka, nie powinien od razu bezmyślnie płacić, a raczej dokładniej przyjrzeć się liczbom. Szczególnie ogólnym punktom, jak pozostałe koszty eksploatacji. Właściciel mieszkania może wysłać dokładne informacje najemcy lub pokazać mu je na miejscu. Jeśli osoby wynajmujące mieszkanie chcą otrzymać kopię dokumentów, muszą same za nią zapłacić.
Najemcy, którzy uważają, że w rozliczeniu znajduje się błąd, powinni poinformować o tym właściciela w formie listu poleconego i dokładnie opisać z jakiego powodu, nie zgadzają się z wysokością kosztów. Jednocześnie należy zażądać redukcji kosztów. Terminy, których należy dotrzymać w takiej sytuacji, znajdują się w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych oraz w umowie o najem.
Jeśli w umowie o najem zawarto zapis o kosztach eksploatacyjnych opłacanych w formie ryczałtowej, właściciel budynku nie musi przedstawiać rozliczenia mieszkańcom. Najemcy nie zostaną wezwani do nadpłaty, nie otrzymają również zwrotu pieniędzy, jeśli koszty eksploatacyjne za dany okres będą niższe. Jeśli mieszkańcy są jednak zdania, że pobierana kwota jest zbyt wysoka, mają prawo otrzymać informacje o średniej wysokości kosztów eksploatacyjnych i zażądać wyrównania w sytuacji, gdy właściciel budynki pobierał zbyt duże kwoty.
Maksymalnie po sześciu miesiącach od zakończenia okresu obrachunkowego najemcy powinni otrzymać rozliczenie kosztów eksploatacyjnych. Jeśli po tym okresie nie dotrze ono do mieszkańców, ci powinni zainterweniować. By wywrzeć na wynajmującym presję, można zażądać zwrotu zadatku lub zwrócić się do odpowiedniego urzędu mediacyjnego. Żądanie dopłaty do rozliczenia kosztów eksploatacyjnych za dany okres przepada natomiast zasadniczo po upłynięciu 5 lat, lecz w umowie można zawrzeć krótszy okres.
W przypadku problemów z kosztami eksploatacji należy zwrócić się do Szwajcarskiego Związku Najemców lub odpowiedniego urzędu mediacyjnego. Jeśli termin spłaty ma niedługo upłynąć, a obie strony nie doszły jeszcze do porozumienia, najemca powinien zażądać odroczenia terminu płatności. Jeśli właściciel obiektu nie chce się na to zgodzić i grozi nawet ściganiem należności lub wypowiedzeniem umowy najmu, należy jak najszybciej znaleźć profesjonalną pomoc. Łatwiej też bronić się z kimś, przykładowo innymi niezadowolonymi mieszkańcami budynku, niż samemu.
