Ustawodawca określił bowiem tutaj dopuszczalne maksymalne limity. Nie bez znaczenia jest również cel podróży. Znając obowiązujące uregulowania, będziesz mógł dokonać odliczenia kosztów podróży tak, aby było ono jak najkorzystniejsze dla Twojej firmy. Ocena kosztów podróży przez urząd skarbowy jest ściśle uzależniona od jej charakteru. Koszty te mogą być odliczone jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa tylko wtedy, jeśli wyjazd podyktowany jest koniecznością wykonywania obowiązków zawodowych. Musisz więc tymczasowo wykonywać pracę poza miejscem zamieszkania oraz tak zwanym pierwszym miejscem zatrudnienia. W 2014 roku pojęcie „regularnego miejsca zatrudnienia” (niem. regelmäßige Arbeitsstätte) zostało zastąpione „pierwszym miejscem zatrudnienia” (niem. erste Tätigkeitsstätte). Miejscem tym jest najczęściej własna firma, może też być to jej zagraniczna filia, w której głównie się przebywa. Jest to ustalane przez ciebie, jako właściciela firmy, w porozumieniu z właściwym urzędem skarbowym i prowadzi do zmian podatkowych, szczególnie w odniesieniu do zatrudnianych pracowników.
Co zalicza się do kosztów podróży w Niemczech?
Do kosztów podróży związanych z wykonywaniem przez przedsiębiorcę obowiązków zawodowych poza miejscem codziennej pracy zaliczają się:
Wyżywienie
Nie możesz odliczyć faktycznie poniesionych kosztów wyżywienia, lecz jedynie ściśle określone kwoty. Każdy dzień podlega przy tym odrębnemu rozliczeniu. Jeśli tego samego dnia miało miejsce kilkakrotne wykonywanie obowiązków poza miejscem codziennej pracy, okresy nieobecności sumują się. Od 2020 roku obowiązują zryczałtowane krajowe stawki diet. I tak jednodniowe wykonywanie obowiązków poza miejscem codziennej pracy (powyżej 8 godzin) bez noclegu – 14 euro. Kilkudniowe wykonywanie obowiązków poza miejscem codziennej pracy (czyli 24-godzinna nieobecność) – 28 euro. Dzień przyjazdu na kilkudniową delegację, w którym dana osoba nocuje poza miejscem swojego zamieszkania – 14 euro. Dzień zakończenia kilkudniowej delegacji, gdy dana osoba nocuje wcześniej poza miejscem swojego zamieszkania – 14 euro.
Uwaga!
Od 2014 roku wyróżnia się delegację jedno- i kilkudniową. Jeśli mamy do czynienia z kilkudniową delegacją z noclegiem poza miejscem zamieszkania, zarówno za dzień przyjazdu, jak i odjazdu przysługuje ryczałt 14 euro, niezależnie od tego, ile godzin spędziłeś w podróży. Jeżeli jednak podróż służbowa trwa tylko 1 dzień lub odbywa się bez noclegu poza miejscem zamieszkania, za dzień przyjazdu/odjazdu ryczałt 14 euro przysługuje wyłącznie wtedy, gdy delegacja w każdym z tych dni trwała co najmniej 8 godzin.
Nocleg
Faktycznie poniesione koszty noclegu możesz odliczyć jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa tylko wówczas, gdy jesteś w stanie odpowiednio je udokumentować. Tego rodzaju wydatki objęte są obniżoną stawką VAT w wysokości 7%. Podatek ten również podlega odliczeniu. Wskazówka: Ryczałt w wysokości 20 euro bez konieczności przedkładania rachunku/faktury czy innego potwierdzenia przysługuje tylko wtedy, gdy kwota ta jest zwracana pracownikowi przez pracodawcę. Nie możesz jednak odliczyć jej jako przedsiębiorca w ramach kosztów uzyskania przychodu lub wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa. Koszty śniadania, obiadu i kolacji, jak również zryczałtowane opłaty za wszelkiego rodzaju usługi serwisowe muszą zostać wykazane oddzielnie, gdyż obowiązuje tutaj regularna stawka podatkowa w wysokości 19%. Wszystkie usługi serwisowe możesz jednak ująć w jednym punkcie, zaliczając do nich transport bagażu, czyszczenie i prasowanie odzieży, opłaty parkingowe, koszty usług telekomunikacyjnych (telefon, e-mail, Internet), czyszczenie obuwia, koszty transferu pomiędzy lotniskiem a dworcem itp.
Usługi dodatkowe i pozostałe koszty podróży
Faktyczna wysokość kosztów wyżywienia, jak np. opłata za śniadanie, musi zostać odliczona od zryczałtowanych opłat serwisowych. Poza tym pozostałe koszty podróży oraz wyżej wymienione opłaty serwisowe mogą zostać w pełni odliczone jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa na podstawie pojedynczych rachunków/faktur. Istnieje jednak wyjątek. Otóż jeśli w ryczałcie ujęte są czysto prywatne usługi, jak na przykład koszty prywatnych rozmów telefonicznych, masaży, minibaru czy płatnych programów telewizyjnych, również muszą one zostać wyodrębnione i odliczone. Jeżeli nie da się ustalić faktycznych kosztów pojedynczych pozycji, całość zryczałtowanych opłat serwisowych zostanie uznana przez urząd skarbowy za prywatne wydatki. Nie będzie więc możliwe odliczenie ich jako wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa. VAT także nie podlega wówczas odliczeniu.
Obliczanie kosztów noclegu w przypadku faktur zbiorczych
Jeżeli na fakturze podana jest łączna cena noclegu i wyżywienia, koszt wyżywienia (np. śniadania) musi zostać wyodrębniony i odliczony. Gdy ustalenie ryczałtu na wyżywienie nie jest możliwe, łączną kwotę faktury należy pomniejszyć o 20 lub 40% maksymalnej kwoty diety (a więc 24 euro). Wygląda to następująco:
- w przypadku śniadania następuje pomniejszenie o 20% (a więc 20% z 24 euro), co daje kwotę pomniejszenia w wysokości 4,80 euro
- zarówno obiad, jak i kolacja powodują pomniejszenie o 40% z 24 euro, co daje kwotę 9,60 euro.
Pomniejszenia odnoszą się zawsze do danego dnia i mogą zredukować maksymalną kwotę diety do 0 euro/dzień.
Odliczenie VAT-u z rzeczywistych kosztów podróży
Możesz odliczyć VAT z faktycznie poniesionych kosztów noclegu i wyżywienia, jeżeli otrzymasz fakturę, która została wystawiona na Ciebie i wyszczególniono w niej kwotę podatku (dotyczy tylko faktur opiewających na sumę powyżej 250 euro). Wskazówka: w przypadku faktur opiewających na niewielkie kwoty (obecnie do 250 euro brutto, wcześniej do 150 euro brutto) dane nabywcy usługi nie są wymagane. Jeśli już jednak pojawią się one na fakturze, muszą być w pełni poprawne.
Gdy klient bierze na siebie koszty podróży
Często klienci przejmują na siebie koszty podróży w postaci wydatków na bilety kolejowe/lotnicze czy benzynę. Proszą oni wówczas o przekazanie oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione koszty, życząc sobie jednocześnie, aby wydatki te zostały ujęte w fakturze. Jest to jednak niedopuszczalne. Zamiast tego przedsiębiorca w wystawianej przez siebie fakturze powinien podać kwotę netto ww. kosztów, doliczając do niej VAT. Nie wydaje on przy tym klientowi oryginałów dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (rachunki, paragony, faktury etc.). W razie potrzeby może jednak udostępnić mu ich kopie.
Koszty podróży zagranicznych
W przypadku podróży zagranicznych przedsiębiorcy nie mogą odliczyć jako wydatków operacyjnych zryczałtowanych kosztów noclegu. Dopuszczalne są jedynie faktycznie poniesione koszty. Jeśli cena noclegu zawiera w sobie zryczałtowane opłaty serwisowe lub koszty śniadania, podlegają one wyodrębnieniu i odliczeniu, analogicznie jak w przypadku podróży krajowych. Z kolei na wyżywienie przysługują zryczałtowane diety zagraniczne, których wysokość jest zróżnicowana w zależności od danego państwa. Uwaga: w przypadku podróży zagranicznych urząd skarbowy dokładnie sprawdza, czy były one uzasadnione potrzebą biznesową, i żąda odpowiedniego udokumentowania. Z tego względu bezwarunkowo powinieneś przechowywać wszelkie dokumenty, które potwierdzają służbowy charakter wyjazdu. Podróże mieszane dzielone są na część prywatną i służbową zgodnie z poświęconym nakładem czasu. Trzeba tego jednak dokonać w bardzo staranny sposób.
