Czy zatem pracownik sam może zdecydować, kiedy pójdzie na urlop? I tak, i nie. Zasadniczo przy ustalaniu terminu urlopu należy uwzględnić preferencje pracownika. Może on więc sam wybrać, kiedy dokładnie z tego urlopu skorzysta. Również pobyt w sanatorium czy mający miejsce bezpośrednio przed urlopem turnus rehabilitacyjny nie mogą być przesłankami odmowy udzielenia urlopu.
Sprawy priorytetowe
Dodatkowo każdemu pracownikowi przysługuje prawo do wykorzystania przynajmniej jednej części urlopu w sposób ciągły. Musi ona obejmować wówczas co najmniej 12 następujących po sobie dni roboczych – oczywiście tylko wtedy, gdy pracownikowi przysługuje taka pula dni urlopu. Zasada ta ma pomóc w realizacji głównego celu urlopu, jakim jest wypoczynek, co odzwierciedla się również w § 7 federalnej ustawy o urlopach (niem. Bundesurlaubsgesetz – skrót BurlG). W pewnych okolicznościach pracodawca może jednak nie uwzględnić preferencji pracownika co do terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Ogólnie sformułowana zasada mówi o pilnych przesłankach wynikających z sytuacji przedsiębiorstwa oraz preferencjach urlopowych innych pracowników, które ze względów społecznych powinny zostać potraktowane priorytetowo. Z tego powodu to właśnie ojciec rodziny (a nie bezdzietny pracownik) będzie miał pierwszeństwo w skorzystaniu z urlopu w czasie ferii szkolnych. Również osoba, której partner jest np. nauczycielem mogącym wykorzystać urlop tylko w ściśle określonym terminie, będzie mogła zostać potraktowana priorytetowo. Z drugiej strony nie można dopuścić do tego, by pierwszeństwem cieszyli się zawsze ci sami pracownicy. Swoją kolej muszą mieć też np. bezdzietne osoby. Jeśli w przedsiębiorstwie funkcjonuje rada zakładowa (Betriebsrat), plan urlopowy oraz wszelkie regulacje i zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych muszą być z nią każdorazowo uzgadniane, zgodnie z prawem do współdecydowania zawartym w § 87 ustawy regulującej strukturę przedsiębiorstw (Betriebsverfassungsgesetz). Pracodawca może samodzielnie zdecydować o odmowie udzielenia urlopu tylko wtedy, gdy w firmie nie ma rady zakładowej.
Zakaz korzystania z urlopów w Niemczech – istotne przyczyny wynikające z sytuacji firmy
Zasadniczo pracodawca musi podać przyczynę odrzucenia wniosku urlopowego. Istotne przesłanki wynikające z sytuacji przedsiębiorstwa mogą być zróżnicowane w zależności chociażby od branży. Typowymi przykładami są:
- Grożąca firmie upadłość
Jeśli pracodawca ma uzasadnione podstawy, aby liczyć na to, iż terminowa realizacja dużego zlecenia pozwoli mu znów stanąć na nogi i uniknąć grożącej firmie upadłości, może wówczas wprowadzić tymczasowy zakaz korzystania z urlopów wypoczynkowych. Ponieważ w przeciwnym razie wszystkim grozi utrata miejsca pracy, personel powinien potraktować taką decyzję z właściwym zrozumieniem. - Niezbędna wiedza fachowa poszczególnych pracowników
Jeśli realizacja poszczególnych zleceń czy procesów w firmie wymaga specjalistycznej wiedzy posiadanej przez danego pracownika, może to być przyczyną odmowy udzielenia mu urlopu, jeśli tylko on posiada takie kwalifikacje lub osoba mogąca go zastąpić przebywa akurat na urlopie. - Natłok pracy w tzw. branżach sezonowych
W niektórych branżach corocznie pojawiają się sezony, w których ilość zamówień jest szczególnie wysoka. Dla sprzedawców detalicznych jest to na przykład okres przedświąteczny, w przypadku warsztatów samochodowych będzie to z kolei późna jesień, kiedy wielu klientów wymienia opony letnie na zimowe. Jeśli pracodawca potrzebuje wszystkich rąk na pokładzie, by poradzić sobie z natłokiem klientów, może wówczas odmówić udzielania urlopu w danym okresie. - Braki kadrowe spowodowane falą zachorowań
Szczególnie w małych firmach jednoczesne zachorowanie i pójście na zwolnienie lekarskie większej liczby pracowników może okazać się problematyczne. Jeżeli na przykład kilkanaście osób będzie „uziemionych” w domu z powodu grypy, co prawie sparaliżuje pracę przedsiębiorstwa, może to stanowić akceptowalną prawnie przesłankę do wprowadzenia przez szefostwo chwilowej blokady urlopów.
Jak długo może trwać zakaz brania urlopu w Niemczech?
Prawo nie reguluje w żaden sposób długości okresu, na jaki może zostać wprowadzony zakaz korzystania z urlopów wypoczynkowych. Blokada może więc trwać nawet wiele miesięcy, o ile tak długo będą istnieć ważne przesłanki związane z sytuacją firmy. Ma to miejsce przede wszystkim w firmach z sezonowym natłokiem pracy. Pracodawca musi jednak przestrzegać tzw. zasady proporcjonalności (Verhältnismäßigkeitsprinzip). Będzie ona naruszona, jeśli blokada urlopowa obowiązuje stale przez większą część roku.
Czy pracodawca może cofnąć zgodę na udzielony wcześniej urlop?
Czasem przyczyna wprowadzenia zakazu korzystania z urlopów pojawia się nagle. Może to być np. fala zachorowań na grypę, która uniemożliwi terminową realizacją zlecenia. Jeśli jednak pracodawca chce cofnąć zgodę na udzielony wcześniej urlop, konieczne jest spełnienie znacznie surowszych warunków niż w przypadku uprzedniego wprowadzenia zakazu korzystania z urlopów. Odwołanie już udzielonego urlopu dopuszczalne jest jedynie w absolutnie wyjątkowych przypadkach. Takim wyjątkiem może być przykładowo sytuacja, w której pójście na urlop danego pracownika spowodowałoby całkowite unieruchomienie firmy. Musi to być jednak zajście, którego w żaden sposób nie dało się wcześniej przewidzieć. Niedobory kadrowe zwykle nie są uznawane za możliwą przyczynę odwołania już udzielonego wolnego. Nawet jeśli podczas urlopu pracownika doszłoby do takiej wyjątkowej sytuacji, przełożony musi uprzednio skontaktować się z nim, aby w ogóle przekazać mu informację o konieczności powrotu do pracy. Pracownicy wcale nie muszę być jednak osiągalni w trakcie swojego urlopu wypoczynkowego. Nie mają więc obowiązku odbierania telefonu od szefa czy odpowiadania na jego maile lub SMS-y. Nie są również zobowiązani do pozostawiania przełożonemu swoich danych kontaktowych na czas urlopu, jak np. miejsce pobytu czy numer kontaktowy hotelu za granicą.
Czy pracodawca może cofnąć zgodę na wykupione przez pracownika wakacje?
W absolutnie wyjątkowych przypadkach, gdy np. realnie zagrożona jest działalność przedsiębiorstwa, pracodawca ma prawo odwołać urlop pracownika, nawet jeśli ten już zabukował bilety na wakacje. Powstałe wskutek tego koszty związane z anulowaniem rezerwacji musi ponieść pracodawca. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracodawca odwołuje pracownika z trwającego już urlopu. Ponosi on wówczas wszelkie koszty związane z podróżą powrotną. Poza tym takie odwołanie z urlopu może nastąpić wyłącznie w absolutnie nagłych i kryzysowych przypadkach. I nawet wówczas pracownik wcale nie musi być dostępny telefonicznie czy mailowo!
Co dzieje się z dniami urlopu, jeśli pracownik musi jednak pojawić się w pracy?
Jeśli z pilnych przyczyn związanych z sytuacją firmy urlop zostaje uprzednio odwołany lub pracownik musi przerwać trwający już odpoczynek, niewykorzystane dni nie przepadają wraz z upływem danego roku kalendarzowego, lecz przechodzą na kolejny rok. Aby je wykorzystać, pracownik musi jednak złożyć nowy wniosek. W żadnym razie nie powinien on samowolnie iść na urlop, gdyż w takiej sytuacji grozi mu nawet wypowiedzenie umowy o pracę.
