Jako polski przedsiębiorca w Niemczech płacisz podatek VAT przy zakupie produktów i usług, ale możesz odzyskać te pieniądze od urzędu skarbowego w ramach przysługującego ci odliczenia VAT-u. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak należy przy tym właściwie postępować oraz jakie szczególne zasady obowiązują w odniesieniu do małych przedsiębiorców i osób rozpoczynających działalność gospodarczą w Niemczech. Podatek obrotowy wliczony w rachunki dostawców to innymi słowy VAT, który przedsiębiorca uwzględnia w fakturze wystawianej innemu przedsiębiorcy. Ponieważ podatkiem VAT w Niemczech obciążany jest wyłącznie konsument, partner biznesowy może dokonać odliczenia zapłaconego podatku, o ile jest do tego uprawniony. Aby było to możliwe, konieczne jest spełnienie pewnych warunków.

Prawo do odliczenia VAT-u

Odliczenie podatku VAT w Niemczech nie jest możliwe w następujących przypadkach:

• Przedsiębiorca nabywa towar nie dla swojej firmy, lecz na cele prywatne.
• Wykazuje on jedynie obroty nieobjęte podatkiem VAT (jak np. wpływy z wynajmu lokalu osobom prywatnym).
• Nie wykazuje w swoich fakturach podatku VAT, ponieważ jest rozliczany przez urząd skarbowy jako tzw. mały przedsiębiorca (zgodnie z § 19 niemieckiej ustawy o podatku VAT).
• Faktura nie zawiera wszystkich wymaganych danych.

Faktury w Niemczech – na co należy zwrócić uwagę 

Jeśli chodzi o odliczenie VAT, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na kilka istotnych punktów dotyczących faktur:

• Termin
  Przedsiębiorca może odliczyć VAT, jeśli świadczenie/usługa zostały wykonane i otrzymał on fakturę z wykazanym podatkiem od towarów i usług. Moment płatności nie odgrywa w tym przypadku najmniejszej roli. Jedyny wyjątek obowiązuje w przypadku zaliczek: VAT podlega tutaj odliczeniu dopiero wtedy, gdy płatność została zrealizowana.
• Obostrzenie
  Jeśli w fakturze został wykazany zbyt wysoki VAT (błąd w obliczeniu lub 19% VAT zamiast 7%), odliczenie podatku przysługuje tylko w przewidzianej ustawowo wysokości.
• Faktura bez podatku VAT
  W niektórych branżach wystawca faktury nie musi wykazywać podatku VAT. Wówczas odbiorca odprowadza go bezpośrednio do urzędu skarbowego. Jednocześnie może on wnioskować o odliczenie VAT-u w tej samej wysokości. Chodzi tu o faktury w myśl § 13b niemieckiej ustawy o podatku VAT (np. w przypadku usług budowlanych bądź usług sprzątania budynków).
• Zagranica
  Jeśli przedsiębiorca mający siedzibę w Niemczech i rozliczający się tam z podatków zapłaci VAT w innym kraju Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego, może domagać się jego zwrotu od zagranicznego urzędu skarbowego. Wniosek w formie elektronicznej musi zostać złożony do 30 września kolejnego roku za pośrednictwem Centralnego Federalnego Urzędu Podatkowego (Bundeszentralamt für Steuern, www.bzst.de, zakładka Umsatzsteuervergütung).

Zalecane postępowanie przy odzyskiwaniu podatku VAT

Jeśli nie zdecydujesz się na uregulowanie dla małych przedsiębiorców (o których będziemy pisać w drugiej części artykułu) i będziesz wnioskował o zwrot VAT-u wliczonego w rachunki dostawców, zaleca się następujące postępowanie:

Przy jednostkowych fakturach na kwotę przekraczającą 5000 euro należy przesłać ich kopie wraz z (roczną) deklaracją VAT do urzędu skarbowego. Przy dużym odliczeniu VAT urząd skarbowy często żąda bowiem kopii faktury bądź wysyła kontrolera VAT, który na miejscu weryfikuje zasadność odliczenia. Jeśli więc faktury opiewające na wysokie kwoty zostaną uprzednio przesłane do urzędu skarbowego, możesz spodziewać się szybszego zwrotu VAT-u.

Skutki

Jeśli przedsiębiorca otrzyma zwrot VAT-u z niemieckiego urzędu skarbowego, nie może już odliczyć zapłaconego VAT-u w ramach wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa. Podatek ten nie będzie miał więc wpływu na wysokość zysku. W przypadku zakupu majątku trwałego odliczenie prowadzi do tego, iż VAT z ceny zakupu nie może zostać odpisany jako pomniejszające zysk koszty uboczne zakupu.

Przedsiębiorco, to musisz wiedzieć

Firma w Niemczech od momentu jej założenia przechodzi różne fazy rozwoju, dlatego przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na różnorakie uregulowania obowiązujące przy odliczeniu VAT-u. Nawet osoby dopiero rozpoczynające działalność gospodarczą, które jeszcze nie zarejestrowały jej w urzędzie gminy, już w fazie przygotowawczej mogą wnioskować w urzędzie skarbowym o odliczenie VAT-u od wszystkich wydatków dotyczących przyszłej działalności.

Na etapie przygotowań do rozpoczęcia działalności gospodarczej urząd skarbowy zezwala na odliczenie VAT-u szczególnie przy następujących kosztach: wydatki na literaturę fachową dotyczącą zakładania działalności gospodarczej, wejściówki na targi dla osób zakładających własną firmę, honoraria dla wszelkiego rodzaju doradców przedsiębiorstw bądź doradców podatkowych, koszty rozmów telefonicznych i opłaty za przesyłki pocztowe, wydatki na materiały biurowe i zakup komputera, ale… Obowiązek udokumentowania spoczywa na przedsiębiorcy! Odliczenie podatku VAT na wydatki operacyjne przedsiębiorstwa jeszcze przed właściwym rozpoczęciem działalności gospodarczej jest możliwe tylko wtedy, gdy założyciel firmy szczegółowo opisze na każdej z faktur, dlaczego dany wydatek był konieczny do rozpoczęcia działalności. Poza tym przedsiębiorca musi być później uprawniony do odliczania podatku VAT.

Uregulowanie dla małych przedsiębiorców

Gdy przedsiębiorca rozpoczyna swoją działalność, niemiecki urząd skarbowy przesyła mu do wypełnienia specjalny kwestionariusz. Określa on w nim, czy w myśl odpowiedniej regulacji zawartej w ustawie o podatku VAT chciałby być uznawany za tzw. małego przedsiębiorcę. Jest to możliwe, jeśli jego obroty w bieżącym roku nie przekraczają 17 500 euro. W roku założenia firmy urząd skarbowy zawsze szacuje VAT, biorąc pod uwagę 12 miesięcy. Jeśli więc założysz firmę w lipcu 2019 i w kwestionariuszu dla osób rozpoczynających działalność oszacujesz swoje obroty w okresie od lipca do grudnia 2019 na 15 000 euro, w tym roku nie będziesz mógł skorzystać z uregulowania dla małych przedsiębiorców. Oszacowana na 12 miesięcy wysokość obrotów wyniesie bowiem 25 714 euro (15 000 euro : 7 miesięcy × 12 miesięcy), przekraczając tym samym limit 17 500 euro.

Zdecydowanie się na zaklasyfikowanie do małych przedsiębiorców zgodnie z § 19 ustawy o podatku VAT niesie za sobą następujące konsekwencje:

⦁ Przedsiębiorca nie musi wykazywać VAT-u w wystawianych przez siebie fakturach w odniesieniu do sprzedaży, która normalnie byłaby obciążona tym podatkiem.
⦁ Dzięki temu może oszczędzić sobie wiele biurokracji, gdyż nie musi składać w urzędzie skarbowym deklaracji VAT.
⦁ Może oferować swoje usługi taniej prywatnym klientom aniżeli przedsiębiorca zarejestrowany jako płatnik VAT.
⦁ Minus: Jako mały przedsiębiorca nie może on skorzystać z odliczenia VAT-u.

W odniesieniu do uregulowania dla małych przedsiębiorców w Niemczech należy też zwrócić uwagę na poniższe aspekty:

• Kosztowne inwestycje w początkowej fazie przemawiają przeciwko uregulowaniu dla małych przedsiębiorców. Zawsze należy zestawić ze sobą plusy i minusy płynące ze skorzystania z tego uregulowania. Przy kosztownych inwestycjach na starcie warto zrezygnować z uregulowania dla małych przedsiębiorców, aby móc skorzystać z odliczenia podatku VAT.
• Przestrzeganie limitu wysokości obrotów
  Uregulowanie dla małych przedsiębiorców ma zastosowanie w kolejnym roku tylko wtedy, gdy obroty w roku poprzednim nie przekroczyły 17 500 euro, a ich przewidywana wysokość w następnym roku nie będzie wyższa niż 50 000 euro.
• Konieczność złożenia rocznej deklaracji VAT

Mimo że jako mały przedsiębiorca nie wykazujesz podatku VAT w swoich fakturach i nie możesz dokonać jego odliczenia, urząd skarbowy oczekuje od Ciebie składania rocznych deklaracji VAT. Co jest tego powodem? Urząd skarbowy chce wiedzieć, jak wysokie były obroty w roku, za który składasz deklarację, i jaka jest ich przewidywana wysokość w kolejnym roku. Dzięki temu niemiecki fiskus od razu będzie wiedział, kiedy nie będzie możliwe zastosowanie wobec Ciebie uregulowania dla małych przedsiębiorców z powodu przekroczenia limitu wysokości obrotów.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
00 48 / 77 403 24 26