Reklama

Po wprowadzeniu płacy minimalnej w Niemczech - Obowiązek prowadzenia zapisów rachunkowych

Podczas gdy politycy są zajęci prowadzeniem zaciętych dyskusji na temat dopasowania się do ustawy o płacy minimalnej, pracodawcy toczą inną bitwę. To bitwa z papierami, ponieważ wprowadzenie płacy minimalnej wywróciło prowadzenie dokumentacji i zapisów rachunkowych do góry nogami.

Nie da się ukryć, że wprowadzenie płacy minimalnej zalicza się do największych reform polityczno-społecznych w historii Niemiec. Tymczasem krytyka pracodawców nie ma granic. Jak chwalić przepis, który nie dość, że zwiększa wypłaty pracownikom, to jeszcze sieje niepewność prawną i wymaga babrania się w papierkowej robocie? Przypomnijmy: od 1 stycznia 2015 wszystkim pracownikom w Niemczech przysługuje ustawowa płaca minimalna w wysokości 8,50 euro za godzinę.

Zaostrzono obowiązki prowadzenia zapisów rachunkowych

W ustawie o płacy minimalnej znajdziemy wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem zapisów rachunkowych, dokumentacji oraz przechowywania dokumentów związanych z płacą minimalną. W związku z tym od 1 stycznia 2015 trzeba je prowadzić, jeżeli zatrudniamy pracowników w niepełnym wymiarze godzin (tzw. Minijobs/450-euro-jobs, jak również w przypadku osób zatrudnianych na krótko, np. do pomocy), niezależnie od branży oraz gałęzi gospodarki. Dotyczy to takżepracowników z tych branż, które w kodeksie społecznym (porównaj art. 28a, ustęp 4 SGB IV) zostały określone jako wymagające natychmiastowego zgłoszenia, np. budownictwo, spedycja, czyszczenie budynków. Pracodawca jest zobowiązany do zapisania początku, końca oraz czasu trwania pracy tychże pracowników nie później niż 7 dni od wywiązania się przez nich ze stosunku pracy, jak również do przetrzymywania powstałej dokumentacji przez minimum dwa lata. Dokładny zapis przerw w pracy nie jest wymagany. Podobnie rzecz się ma z wypożyczającym, który zatrudnia pracownika tymczasowego, niezależnie od tego, czy ma swoją siedzibą w kraju czy za granicą. Z obowiązku prowadzenia zapisów rachunkowych zwolnione są krótkie zatrudnienia w gospodarstwach prywatnych.

Zmniejszony zasięg prowadzenia zapisów rachunkowych. Kiedy?

Tuż po wprowadzeniu ustawy o płacy minimalnej Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych (BMAS) wprowadziło zarządzenie, które dopasowało prowadzenie dokumentacji i zapisów rachunkowych w przypadku pracowników z branż określonych w kodeksie społecznym jako wymagające natychmiastowego zgłoszenia. A zatem od 1 stycznia 2015 obowiązuje pracowników, których stałe wynagrodzenie miesięczne przekracza kwotę 2958 euro brutto, wprowadzone przez ustawę o płacy minimalnej regulacje dotyczące dokumentacji i prowadzenia zapisów rachunkowych nie dotyczą. Przywilej ten działa jednak tylko wtedy, gdy pracodawca wywiązuje się z prowadzenia zapisów godzin pracy, które określa kodeks pracy (jeżeli czas pracy przekracza osiem godzin w dni powszednie, jak również gdy praca wykonywana jest w święta i niedziele), oraz z przechowywania niniejszych danych. Również tutaj rzecz się ma podobnie z wypożyczającym, który zatrudnia pracownika tymczasowego, niezależnie od tego, czy ma swoją siedzibę w kraju czy za granicą. Nie zmienia się jednak obowiązek prowadzenia dokumentacji czasu pracy w przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze godzin. Ministerstwo Finansów (BMF) – dzięki odpowiedniemu rozporządzeniu – wprowadziło skróconą formę prowadzenia dokumentacji. Podanie dziennego czasu pracy, bez uściślenia godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, obowiązuje w przypadku zatrudnionych, którzy swoją pracę wykonują mobilnie (np. listonosz, kurier) oraz w przypadku, gdy pracodawca nie określa dokładnych ram czasowych dziennej pracy, a pracownik ustala je sobie samodzielnie. Nie dotyczy to jednak pracowników, którzy muszą być cały czas dyspozycyjni.

Uwaga – urząd celny czuwa nad wszystkim

Kara w wysokości 30 000 euro grozi tym pracodawcom, którzy prowadzili dokumentację niezgodnie z ustawą o płacy minimalnej, błędnie, niekompletnie, nie zachowali terminów bądź nie przechowywali jej przez minimum dwa lata. Sprawdzać pracodawców będzie urząd celny, a dokładnie – oddział pracy, kontroli finansowej i pracy nielegalnej (FKS). Do wymiany informacji m.in. z kontrolą wysłaną z ubezpieczalni emerytalnych (4 lata) dochodzi dlatego, że sprawdzenie dokumentów o zarobkach jest częścią kontroli zakładów pracy przez ubezpieczalnie emerytalne. Nie ma jednak norm formalnych dotyczących prowadzenia dokumentacji. Musi być ona jednak przedkładana w ubezpieczalniach społecznych razem z dokumentami dotyczącymi wynagrodzenia. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej wynagrodzenia w przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze godzin nie jest dla pracodawców niczym nowym. Również tutaj podawali miesięczne wynagrodzenia, czas trwania zatrudnienia, przewidziane godziny pracy oraz ilość tych faktycznie przepracowanych. Po zmianach wprowadzonych z dniem 1 stycznia 2015 różnice polegają przede wszystkim na nałożeniu konkretnych obowiązków prowadzenia dokumentacji i zapisów rachunkowych, których nieprzestrzeganie niesie za sobą konsekwencje w postaci kary pieniężnej.

Krytyka nie milknie

Co prawda zmniejszono zakres prowadzenia zapisów rachunkowych w przypadku branż wymagających natychmiastowego zgłoszenia, próg wynagrodzenia jest dla pracodawców wciąż za wysoki. Krytycy wytykają, że zakres działania ustawy o pracy minimalnej jest zbyt wąski, prawo jest niejednoznaczne, a prowadzenie dokumentacji wiąże się z nowymi kosztami. Natomiast wprowadzone rozporządzenia wcale nie ułatwiają pracodawcom życia, dlatego też żądają oni zmian. W polityce mówi się już o złagodzeniu obowiązku prowadzenia dokumentacji i zapisów rachunkowych, które miałoby działać nawet wstecz. Nie pozostaje nic innego jak cierpliwie czekać na zmiany – jeżeli takowe rzeczywiście nastąpią.


W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26