Od dawna nie tylko w dużych koncernach dochodzi do sytuacji, gdy w trakcie wykrywania przestępstw gospodarczych w drzwiach firmy pojawia się prokuratura, kontrolerzy podatkowi, pracownicy urzędu antymonopolowego czy też urzędnicy celni. Coraz częściej zdarza się to też w małych i średnich przedsiębiorstwach, co oczywiście ma fatalny wpływ na ich wizerunek. Warto więc być odpowiednio przygotowanym na taką ewentualność.
Reaguj profesjonalnie, zadeklaruj gotowość do współpracy
Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie odpowiedniego planu awaryjnego, który będzie znany wszystkim pracownikom, mogącym mieć kontakt z organami śledczymi. Plan ten powinien zawierać instrukcję działania, której należy bezwzględnie przestrzegać w trakcie przeszukania. Jeszcze istotniejsze jest, by był w nim zawarty zakres odpowiedzialności poszczególnych osób, aby każdy z pracowników wiedział, co musi zrobić lub kogo powinien wówczas poinformować. Zasadniczo ważne jest, by reagować profesjonalnie, znając przy tym swoje prawa. Przede wszystkim należy zachować spokój i poprosić o czas na skontaktowanie się z prawnikiem. Pomocne może okazać się posiadanie uprzednio sporządzonej listy prawników, aby w nagłym przypadku od razu wiedzieć, do kogo zadzwonić. Do przybycia adwokata jedyną osobą wyznaczoną do kontaktu z organami prowadzącymi przeszukanie powinien pozostać członek zarządu firmy.
Co dalej?
Poza tym należy zadbać, by każdemu ze śledczych podczas prowadzonych działań towarzyszył ktoś z przedstawicieli firmy. Należy też zwrócić uwagę na właściwą komunikację wewnętrzną, skierowaną do całego personelu. Jednocześnie pracownicy bezpośrednio zaangażowani w odbywające się przeszukanie natychmiast powinni wiedzieć, jak mają się zachować w tej niecodziennej sytuacji. Niezwykle istotne jest, aby dać jasny sygnał osobom prowadzącym przeszukanie, iż jesteśmy nastawieni na współpracę z nimi i dajemy im pole do przeprowadzenia wszelkich koniecznych czynności. Samemu także można dopuścić się przestępstwa, próbując np. ukryć lub zniszczyć niewygodne dokumenty. W takich przypadkach grozić może nawet areszt za próbę utrudniania postępowania karnego. Z drugiej strony przedsiębiorcy w Niemczech nie powinni bać się korzystania z praw przysługujących im w trakcie przeszukania firmy. Również nadmierna współpraca może okazać się kłopotliwa z perspektywy prawnej. Przedsiębiorca nie może bowiem dobrowolnie wydać niektórych dokumentów, jak np. akt osobowych czy poufnej dokumentacji handlowej.
Sprawdź nakaz przeszukania, sporządź protokół
Należy dokładnie sprawdzić przedłożony nakaz przeszukania, w szczególności zwracając uwagę na to, czy zostały zachowane wszelkie prawne wymogi formalne. Chodzi tu między innymi o to, czy dokument został podpisany przez sędziego, a jego adresatem jest rzeczywiście przeszukiwana firma, a nie np. jej spółka zależna. Przeszukanie często może odbywać się w wielu miejscach jednocześnie – w siedzibie firmy, w prywatnych mieszkaniach, ewentualnie także u doradcy podatkowego. Wówczas niełatwe może się okazać zachowanie rozeznania, kto, gdzie i jak ma się zachować oraz jakie dokumenty zostały skonfiskowane w danej lokalizacji. Bardzo istotne jest więc jasne ustalenie odpowiedzialności i wybranie wewnętrznego koordynatora, który będzie nadzorował całość prowadzonych przeszukań. Wszystkie przedmioty i dokumenty, które zostaną skonfiskowane przez śledczych zarówno w siedzibie firmy, jak i prywatnych mieszkaniach kierownictwa, powinny zostać szczegółowo ujęte w protokole.
Działania prewencyjne – dobra taktyka
Na życzenie przeszukiwanego podmiotu śledczy zobowiązani są do sporządzenia odpowiedniego protokołu, zawierającego dokładną przyczynę prowadzonych działań oraz szczegółowy wykaz skonfiskowanych przedmiotów.
Niekiedy przedsiębiorcy już wcześniej wiedzą, że może u nich dojść do akcji przeszukania wskutek złożonego doniesienia o popełnieniu przestępstwa. W takim wypadku mogą podjąć działania prewencyjne i za pośrednictwem swojego prawnika złożyć we właściwej prokuraturze stosowne pismo wyjaśniające. W pewnych okolicznościach może to pozwolić na uniknięcie śledztwa i przeszukań, dzięki czemu firma zachowa dobrą reputację.
