W czasie pandemii aż 4 na 10 pracowników w Austrii wykonuje swoje obowiązki w formie zdalnej. Jeszcze przed koronawirusem praca z domu była raczej wyjątkiem, teraz postrzegana jest jako przyszłość.

Home office musi pozostać dobrowolne

Praca zdalna to ciągle sprawa, w której należy dogadać się z pracodawcą. Nie można więc jednostronnie zadecydować o przejściu czy wysłaniu kogoś na pracę zdalną. Forma ta jest dozwolona tylko po obustronnej zgodzie i każda ze stron może wycofać się z niej w przyszłości. Wtedy obowiązuje jednak okres 1 miesiąca na powrót do biura. Należy podać także powód, jak zmiana miejsca zamieszkania czy sytuacja rodzinna.

Porozumienie zakładowe reguluje pracę zdalną

W przedsiębiorstwach z radą zakładową wprowadzone zostać powinno porozumienie zakładowe o wprowadzeniu i regulacji home office. Jego celem jest ustanowienie reguł pacy zdalnej.

Miejsce pracy

Praca w formie home office ma miejsce według nowej regulacji, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu czy mieszkania. To dotyczy także dodatkowych miejsc zamieszkania, mieszkania bliskiego członka rodziny czy partnera.

Jako miejsce pracy w formie home office nie są uznawane kawiarnie i inne tego typu miejsca.

Narzędzia pracy i materiały biurowe

Pracodawca musi dalej zapewniać wymagane narzędzia pracy. Jeśli zatrudnieni zgodzą się używać własnych narzędzi do pracy (np. laptop czy prywatna komórka), mają prawo do tzw. Aufwandsersatz, czyli zwrotu nakładu kosztów. Kto od teraz korzysta z własnych cyfrowych środków do pracy (wliczają w to połączenie internetowe), musi otrzymać od pracodawcy odpowiednią rekompensatę.  Pracodawca ma przejąć także inne powstałe koszty (np. prąd, ogrzewanie itp.). Koszty te mogą zostać zrekompensowane w formie ryczałtu.

Nowe regulacje podatkowe i ryczałtowe

Ryczałtowe płatności pracodawcy za koszty powstałe przy pracy zdalnej są do kwoty 300 euro w roku zwolnione z opodatkowania, przy czym jeden dzień pracy zdalnej jest wyceniany na 3 euro. Jeśli w zakładzie zostanie zawarte porozumienie zakładowe, które ustala stawkę w home office np. na 25 euro, ta będzie zwolniona z podatku jeśli nie przekroczy 300 euro w roku. Wyższe kwoty zostaną opodatkowane.

Dla pracowników oznacza to, że w przyszłości zostanie im więcej z ryczałtów niż dotychczas. Dodatkowo osoby pracujące z domu, które zakupią odpowiednie wyposażenie, będą mogły po okazaniu dowodu odliczyć od podatku do 300 euro jako koszty uzyskania przychodu (niem. Werbungskosten). By powstałe w 2020 roku koszty za wyposażenie nie przepadły, część z nich może zostać odliczonych w 2021 roku.

Prawo pracy

Prawo pracy obowiązuje także przy home office. Oznacza to, że nawet przy pracy zdalnej obowiązują te same prawa, obowiązki i czas pracy, jak w biurze. Dotyczy to także nadgodzin i pracy nadliczbowej.

Pracodawca jest zobowiązany do sprawdzenia, czy miejsce pracy w domu jest na tyle przystosowane, by wszystkie wymogi związane z bezpieczeństwem mogły zostać spełnione.

Od 1 kwietnia w przypadku zniszczenia narzędzi pracy w trakcie pracy zdalnej, pracownicy mogą cieszyć się większą ochroną. W prawie Dienstnehmerhaftpflichtgezetz pod uwagę brani są teraz także członkowie rodziny pracownika. Oznacza to, że rozmiar odszkodowania przy zniszczeniach narzędzi pracy pracodawcy może zostać obniżony lub całkowicie zniesiony. Jeśli dziecko lub partner życiowy pracownika wyleje przypadkowo napój na laptop służbowy i urządzenie przestanie działać, pracownik będzie musiał zapłacić pracodawcy mniejsze odszkodowanie.

Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków

Pracownicy w home office ciągle pozostają ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków. Regulacja, która miała obowiązywać tylko do marca 2021, ma od teraz trwały stosunek prawny.

Dotyczy to także wypadków, które mają miejsce w trakcie jazdy z miejsca wykonywania pracy zdalnej do miejsca pracy, gabinetu lekarskiego, miejsca reprezentowania interesów firmy czy w celu odwiezienia czy przywiezienia dzieci z przedszkola.

Ubezpieczenie obowiązuje także, gdy pracownik kupuje w supermarkecie śniadanie do pracy czy idzie na przerwę obiadową do restauracji. Ochrona ubezpieczeniowa nie obowiązuje, gdy pracownik w czasie pracy zdalnej robi zakupy weekendowe.

Odliczenie pracy zdalnej od podatku

Zasadniczo wydatki na biurowe wyposażenie mieszkania można odliczyć od podatku w formie kosztów uzyskania przychodu (do 300 euro rocznie).

Jeśli pracodawca wypłaca za wydatki na pracę zdalną zwrot kosztów,  ten jest do wysokości 3 euro dziennie zwolniony z opodatkowania. Jeśli pracodawca płaci jednak mniej lub nic, pracownik może odliczyć tzw. Differenzwerbungskosten.

PRZYKŁAD: Jeśli zatrudniony pracuje z domu przez 100 dni, a jeden dzień home office jest wyceniany na 3 euro, suma daje 300 euro. Gdy pracodawca zwróci jednak tylko 200 euro, pracownik może odliczyć pozostałe 100 euro od podatku jako koszt uzyskania przychodu.

Poza tym pracownik może jak dotychczas skorzystać z ulg podatkowych na wydatki związane z pracą zawodową.

Gdzie wpisać home office w oświadczeniu podatkowym (niem. Steuererklärung)?

Od początku kwietnia 2021 roku możliwe jest wpisanie ergonomicznego wyposażenia w okienku 158 w oświadczeniu podatkowym online.

Jeśli deklaracja podatkowa jest wypełniania w formie papierowej, należy dodać załącznik L1 HO-2020.

Ile mogę odliczyć od podatku?

To zależy w dużej mierze od wydatków. Zasadniczo możliwe jest odliczenie wyposażenia o wartości 300 euro rocznie w formie kosztów uzyskania przychodów. W niektórych przypadkach możliwe jest także odliczenie Differenzwerbungskosten.

Jak odliczyć pracę zdalną od podatku?

Możliwe jest odliczenie Werbungskosten i Differenzwerbungskosten w ramach rocznego oświadczenia podatkowego.

Co mogę odliczyć od podatku za 2020 rok?

Kto już w 2020 roku zakupił wyposażenie, może odliczyć do 150 euro za 2020 rok od podatku. Differenzwerbungskosten mogą być odliczane dopiero w oświadczeniu podatkowym za 2021 rok, więc w 2022 roku.

Czy sam muszę dokumentować ilość dni pracy zdalnej?

Nie. To musi zrobić pracodawca. Liczba ta musi znaleźć się na rocznym dokumencie Lohnzettel.