Podczas poszukiwania w internecie informacji na temat kontroli stanu kasy zwykle natrafiamy na tę samą argumentację. Mianowicie celem kontroli ma być jedynie niezapowiedziana weryfikacja stanu kasy fiskalnej w przedsiębiorstwie oraz odczytanie zapisanych w niej danych. Czy w takim razie rzemieślnicy, którzy zamiast elektronicznej kasy fiskalnej prowadzą tzw. otwartą kasę sklepową, mogą odetchnąć z ulgą? Jednoznaczne stanowisko w tej kwestii zajął Urząd ds. Podatków w Dolnej Saksonii. Odpowiedź niestety brzmi „nie”. W celu zapewnienia równych warunków konkurencji przedsiębiorcy nie posiadający systemu kasowego nie mogą być traktowani przychylniej niż ci, którzy posiadają elektroniczną kasę fiskalną. Z tego powodu również w zakładach z tzw. otwartą kasą sklepową mogą być przeprowadzane niezapowiedziane kontrole stanu kasy.

Jak bez uszczerbku przetrwać niezapowiedzianą kontrolę stanu kasy?

Aby móc być spokojnym w przypadku niezapowiedzianej kontroli, konieczne jest przestrzeganie pewnych zasad dotyczących przepływu środków pieniężnych. W przypadku korzystania z elektronicznego systemu rejestrującego istotne są przede wszystkim poniższe reguły:

1. Wszystkie elektroniczne dane kasowe dotyczące poszczególnych transakcji muszą być przechowywane przez okres 10 lat.
2. W wyżej wymienionym okresie dane te muszą być w każdej chwili dostępne, czytelne oraz zapisane w formie umożliwiającej ich elektroniczną analizę.
3. Dane te powinny być zapisane w elektronicznej księdze rachunkowej w sposób uniemożliwiający dokonywanie późniejszych zmian bez pozostawiania jakiegokolwiek śladu.
4. Pierwszorazowe zaprogramowanie i konfiguracja elektronicznego systemu rejestrującego, jak również wszelkie wprowadzane później zmiany powinny zostać zaprotokołowane i przechowywane.

Praktyczna wskazówka

Dane kasowe należy przekazać kontrolerowi urzędu skarbowego na nośniku umożliwiającym ich elektroniczną weryfikację i analizę. Przedsiębiorca musi zadbać o to, by były one chronione przed jakąkolwiek formą manipulacji. Oznacza to, iż każda późniejsza zmiana musi być widoczna i zaprotokołowana. Weryfikacja danych powinna się też odbyć w stosownych ramach czasowych. Jeśli nie będzie to możliwe i urząd skarbowy będzie zmuszony do skorzystania z usług informatyka, kosztami tej usługi zostanie obciążony przedsiębiorca.

Otwarta kasa sklepowa – jak być przygotowanym na ewentualną kontrolę w przypadku braku elektronicznej kasy fiskalnej?

Urząd skarbowy nie może cię zmusić do rejestrowania wpływów gotówkowych za pomocą elektronicznej kasy fiskalnej. W dalszym ciągu możesz więc korzystać ze starej, sprawdzonej kasy sklepowej. Aby fiskus nie zakwestionował sposobu prowadzenia kasy i rejestrowania przepływu środków pieniężnych, konieczne jest jednak przestrzeganie pewnych reguł:

1. Jeśli towary są sprzedawane bliżej nieokreślonej, licznej grupie nie dających się zidentyfikować osób, nie jest konieczne odrębne rejestrowanie każdej pojedynczej transakcji.
2. W takiej sytuacji wpływy gotówkowe należy wykazać w raporcie kasowym.
3. W celu prawidłowego sporządzenia raportu kasowego każdego dnia należy przeliczyć całość posiadanej gotówki (wraz z bilonem), niezależnie od miejsca jej przechowywania (trezor, kasetki z gotówką poszczególnych pracowników, drobne, podręczna gotówka).
4. Stan kasy należy zwiększyć o ewentualne pobrania i wydatki oraz zmniejszyć o wkłady pieniężne oraz początkowy stan kasy. W wyniku tych obliczeń otrzymamy kwotę wpływów z danego dnia.
5. Fiskus uznaje wyłącznie takie raporty kasowe, w których udokumentowane są poszczególne kroki obliczeniowe.
6. Pobrania, wkłady pieniężne oraz wydatki należy udokumentować za pomocą odrębnych potwierdzeń.

Jeśli prowadzisz tzw. otwartą kasę sklepową i sporządzasz dzienny raport kasowy za pomocą pakietu MS Office (Excel, Word), twoje zapisy nie będą spełniały wymogów, stawianych właściwemu rejestrowaniu przepływu środków pieniężnych. Programy pakietu Office pozwalają bowiem na wprowadzanie zmian, których nie można później porównać z pierwotną wersją dokumentu.

Praktyczna wskazówka

Urzędy skarbowe zalecają firmom prowadzącym tzw. otwarte kasy sklepowe, by poza obowiązkowym raportem kasowym każdego dnia sporządzały również dobrowolny protokół stanu kasy, zawierający dane odnoszące się do ilości poszczególnych nominałów banknotów oraz bilonu. Tego rodzaju protokół nie jest koniecznością, jednak może okazać się przydatny w przypadku stwierdzenia niewielkich uchybień w prowadzeniu zapisów kasowych. Urząd skarbowy może wówczas odstąpić od zastosowania sankcji wobec przedsiębiorcy.

Uchybienia w rejestrowaniu wpływów gotówkowych – co wtedy?

Jeśli kontroler skarbowy dostrzeże rażące braki w prowadzeniu zapisów kasowych, może on uznać, iż firma nie rejestruje wszystkich wpływów pieniężnych. Urząd skarbowy może wtedy dokonać doszacowania obrotu przedsiębiorstwa (oznacza to dopłatę VAT-u) oraz zysku (oznacza to między innymi dopłatę podatku dochodowego, podatku od osób prawnych oraz podatku od działalności gospodarczej). Fiskus może również nałożyć grzywnę, ponieważ niewypełnianie obowiązku właściwego rejestrowania wpływów gotówkowych stanowi wykroczenie. W wielu przypadkach doszacowania wiążą się też z karnym postępowaniem skarbowym.

Praktyczna wskazówka

Jeśli po lekturze niniejszego artykułu masz wątpliwości, czy spełniasz wszelkie wymogi dotyczące rejestrowania wpływów gotówkowych, powinieneś niezwłocznie skonsultować się ze swoim doradcą podatkowym i usunąć ewentualne braki. Tylko wtedy każda niezapowiedziana kontrola stanu kasy przebiegnie spokojnie i bezstresowo.