Wielu właścicieli firm nie do końca wie, jakie działania należy wtedy podjąć, by skutecznie ściągnąć dług. Nie chcą denerwować swoich klientów i marnują cenny czas, trzymając się mało efektywnych, tradycyjnych praktyk w ściąganiu należności. Aby wierzytelności nie doprowadziły do problemów z płynnością finansową, zarówno w przypadku klientów firmowych, jak i prywatnych należy w przemyślany sposób zabrać się do działania. Obowiązuje przy tym jedna, podstawowa zasada: Nie wszystko, co jest dozwolone z perspektywy prawnej, jest opłacalne pod względem biznesowym.

Płatność i zwłoka

Jeśli sprzedaż lub usługa zostały zrealizowane, ustalona cena podlega natychmiastowej zapłacie. Wyjątek stanowią sytuacje, w których na fakturze znajduje się zapis mówiący o innym terminie płatności, jak np. „płatne bez potrąceń najpóźniej do dnia…”. „Zwłoka” oznacza wówczas moment, od którego wierzyciel może wysuwać daleko idące roszczenia wobec dłużnika (np. odszkodowanie z tytułu zwłoki), jeśli faktura nie zostanie opłacona. Uregulowania dotyczące zwłoki w płatnościach są zróżnicowane w odniesieniu do klientów firmowych i prywatnych. Klient firmowy popada w zwłokę, gdy nie dokona płatności najpóźniej w ciągu 30 dni od momentu wykonania usługi (zgodnie z § 286 ust. 3 niemieckiego kodeksu cywilnego). Do zwłoki może dojść jeszcze wcześniej, jeśli umownie został ustalony inny termin płatności (ogólne warunki handlowe, umowa kupna, umowa o świadczenie usług) lub klient otrzymał wezwanie do zapłaty. Wbrew powszechnym przekonaniom podanie terminu płatności na fakturze nie jest wiążące i nie może powodować zwłoki. Ze względów „psychologicznych” nie należy jednak rezygnować z tego zabiegu. Jeżeli faktura zawiera zapis „płatne bez potrąceń najpóźniej do dnia…”, większość klientów opłaci ją przed lub w momencie upływu podanego terminu. W przypadku klientów będących osobami fizycznymi 30-dniowy okres rozpoczyna się dopiero w momencie wystawienia rachunku/faktury. Dodatkowo konieczna jest informacja o automatycznym popadnięciu w zwłokę w przypadku niedotrzymania terminu płatności. W przeciwnym razie zwłoka może nastąpić dopiero po wcześniejszym monicie. Również tutaj może dojść do niej wcześniej, jeśli termin płatności został uregulowany umownie. Następuje to zwykle za pomocą ogólnych warunków handlowych, które muszą zostać udostępnione konsumentowi zgodnie z § 311 kodeksu cywilnego. Jeśli termin płatności nie został ustalony umownie, także klient prywatny musi otrzymać pisemny monit.

Pierwszy monit

Jeśli twoi klienci spóźniają się z płatnościami, nie powinieneś zbyt długo czekać. Nie ma regulacji prawnych odnoszących się do monitów. Pierwszy z nich powinien zostać sformułowany w przyjaznym, ale konkretnym tonie oraz jasno informować, że klient popadł w zwłokę w płatności. Należy zawrzeć w nim następujące dane:

– dokładne dane osobowe / nazwę firmy dłużnika,

– dokładne dane osobowe / nazwę firmy wierzyciela,

– wysokość zaległego zobowiązania,

– opis usługi, za którą wystawiono fakturę,

– nr faktury,

– datę wystawienia faktury,

– ewentualnie ustalony termin płatności,

– termin (dokładną datę), do którego musi zostać zrealizowana zaległa płatność.

Termin ten powinien być dość krótki i wynosić np. 5 dni. Wyznaczanie 10-dniowych i dłuższych terminów płatności jest jeszcze praktykowane w niektórych miejscach, jednak wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie wierzyciela. W monicie należy podać konkretną datę („do dnia….”) zamiast przedziału czasowego („najpóźniej w ciągu … dni”). Aby nie pogarszać stosunków z klientami firmowymi, wiele przedsiębiorstw wystosowuje najpierw uprzejme przypomnienie o zaległej płatności. Z perspektywy prawnej nie ma różnicy pomiędzy monitem a przypomnieniem o konieczności dokonania zapłaty. Jedno i drugie nie jest zresztą konieczne, jeśli zwłoka nastąpiła najwcześniej dzień po ustalonym terminie płatności lub po upływie 30-dniowego okresu (zgodnie z § 286 ust. 3 kodeksu cywilnego). Jako wierzyciel musisz liczyć się z tym, iż klient zaprzeczy, jakoby otrzymał od ciebie jakąkolwiek fakturę czy monit. Pisemny monit służy więc w tym przypadku również udowodnieniu kontrahentowi, że faktycznie zalega z płatnością. Wysyłka za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie jest jednak prawnie uznawanym dowodem dostarczenia dokumentu. Z tego powodu należy poprosić klienta o potwierdzenie (np. drogą mailową) otrzymania duplikatu faktury lub ponownie wysłanego monitu. Wzory monitów/wezwań do zapłaty można znaleźć w internecie, np. na stronach izb przemysłowo-handlowych.

Monit telefoniczny

Po pierwszym pisemnym upomnieniu zalecane jest dalsze „drążenie” tematu. Należy postępować zdecydowanie, ale nie emocjonalnie. Pamiętaj, że żądasz tego, co zwyczajnie przysługuje ci za wykonaną usługę. Uzgodnij jasne i wiążące zasady oraz termin spłaty z dłużnikiem. Ustalenia te najlepiej potwierdzić mu później pisemnie. Jeśli dłużnik nie dotrzymuje zawartego porozumienia, należy niezwłocznie wejść na drogę sądową lub skorzystać z usług firmy windykacyjnej.

Kolejne monity

Liczba przesłanych monitów zależy od tego, jak oceniasz sytuację z danym klientem. Jesteś zdania, że zareaguje na twój monit? Jeśli tak, to na który z kolei? Powinieneś też podjąć decyzję, czy w dalszym ciągu samodzielnie chcesz się zajmować windykacją należności, gdyż wymaga ona twojego czasu i nerwów. Musisz także określić, jak długo (z perspektywy płynności finansowej) jesteś w stanie czekać na swoje pieniądze. Jeśli wysyłasz już drugi monit, ostrzeż w nim, że w razie dalszego braku płatności przekażesz sprawę prawnikowi lub profesjonalnej firmie windykacyjnej. Z perspektywy prawnej nie jest konieczne przesyłanie drugiego monitu, jednak w dalszym ciągu jest to dość często praktykowane. Trzeci monit to już zdecydowana rzadkość. Weź również pod uwagę, że im więcej monitów wyślesz, tym więcej czasu upłynie na niekorzyść twojej płynności finansowej.

Wezwanie do zapłaty od prawnika

Jeśli klient nie reaguje na twoje monity, jako wierzyciel możesz skorzystać z usług prawnika. Wystosowane przez niego wezwanie do zapłaty, dokładnie przedstawiające dłużnikowi stan rzeczy oraz prawa wierzyciela, wywiera na wielu nierzetelnych kontrahentach dużo większe wrażenie niż zwykły monit. Jeżeli dłużnik zdecyduje się na spłatę zobowiązań, prawnik może wesprzeć cię też w sporządzeniu odpowiedniej ugody (w zakresie m.in. uznania długu, prolongaty, płatności w ratach etc.). Wystosowany przez adwokata monit powinien informować również o naliczonych dotychczas odsetkach za zwłokę oraz kosztach z tytułu wynajęcia prawnika.

Firma windykacyjna

Alternatywą jest wynajęcie firmy windykacyjnej, zajmującej się ściąganiem wierzytelności. W procesie pozasądowego odzyskiwania długów firma windykacyjna ma możliwości analogiczne do prawnika. Nie tylko wyśle ona monity do klienta, lecz także skontaktuje się z nim telefonicznie lub osobiście. Profesjonalne firmy windykacyjne w przedsięwziętych przez siebie środkach uwzględniają też wypłacalność dłużnika, proponując i wybierając dla ciebie opcje uzasadnione z perspektywy ekonomicznej. W przypadku rozłożenia długu na raty firma windykacyjna będzie również nadzorować terminowość spłaty poszczególnych rat. Koszty wynajęcia firmy windykacyjnej podlegają zwrotowi przez dłużnika zgodnie z ustawową regulacją dotyczącą odszkodowań. Wiarygodność firmy windykacyjnej można sprawdzić, dowiadując się na przykład, czy jest ona członkiem Federalnego Związku Niemieckich Przedsiębiorstw Windykacyjnych (BDIU).

Podjęcie kroków sądowych lub ugoda pozasądowa

Jeśli wszystkie wymienione wyżej pozasądowe próby odzyskania twoich pieniędzy nie przyniosły efektu, z reguły pozostaje już tylko windykacja sądowa. Na początku dochodzenia swoich roszczeń warto jednak uniknąć długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego, wykorzystując wcześniej wszelkie pozasądowe możliwości.

Sądowe postępowanie upominawcze

Gdy pozasądowe metody odzyskania długu okazały się bezskuteczne, możesz uruchomić sądowe postępowanie upominawcze. Powinieneś wziąć je pod uwagę, jeśli wychodzisz z założenia, że dłużnik nie wniesie sprzeciwu wobec twoich roszczeń (np. z powodu wad, niewłaściwego wykonania zlecenia, nieotrzymania towaru itp.). Skutkiem postępowania sądowego jest wydanie wykonalnego nakazu zapłaty (niem. Vollstreckungsbescheid), który jest doręczany dłużnikowi przez właściwy sąd. Jeśli dłużnik nie wniesie odwołania bądź sprzeciwu, wierzyciel otrzymuje tzw. tytuł wykonawczy, dzięki któremu może on wszcząć egzekucję. Wniosek o wydanie wykonalnego nakazu zapłaty należy złożyć we właściwym Centralnym Sądzie Upominawczym (niem. zentrales Mahngericht). Może to zrobić twój prawnik, wynajęta przez ciebie firma windykacyjna lub ty sam. Gdy nakaz zapłaty zostanie wydany, zarówno prawnik, jak i firma windykacyjna mogą prowadzić egzekucję wobec twojego dłużnika. Tym samym zadbają oni o to, aby zaległa należność została ściągnięta np. przez komornika sądowego.

Sądowe postępowanie skargowe

Jeśli dłużnik zgłosi sprzeciw wobec twoich roszczeń (np. z powodu wad, niewłaściwego wykonania zlecenia, nieotrzymania towaru itp.), w wielu przypadkach pozostaje już tylko postępowanie skargowe. Sprawę należy jednak przedyskutować wcześniej z prawnikiem, który oceni skuteczność oraz koszty takiego postępowania. Pozew powinien zostać wniesiony przez prawnika we właściwym sądzie – z reguły w sądzie rejonowym lub okręgowym. Jeżeli sprawa prowadzona jest przez sąd okręgowy (np. przy wierzytelnościach pieniężnych powyżej 5000 euro), wynajęcie prawnika jest obligatoryjne. Warto zrobić to jednak również w przypadku sądu rejonowego, między innymi z powodu licznych formalności.

Zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa

Jeżeli istnieje podejrzenie, że dłużnik naruszył przepisy prawa karnego (np. zaniechanie złożenia wniosku o wszczęcie postępowania upadłościowego, oszustwo), możliwe jest złożenie zawiadomienia o popełnieniu przez niego przestępstwa. Wyrok skazujący w postępowaniu karnym może doprowadzić do tego, że oskarżony właściciel firmy będzie odpowiadał swoim prywatnym majątkiem za zobowiązania wobec wierzyciela. Zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa możesz złożyć samodzielnie lub za pośrednictwem prawnika we właściwej prokuraturze. Przed zagrożeniem klientowi takim zawiadomieniem warto jednak skonsultować się wcześniej z prawnikiem, zasięgając informacji na temat możliwych konsekwencji prawnych.

Koszty

Od momentu wystąpienia zwłoki w płatności, jako wierzycielowi przysługuje ci prawo do odsetek za zwłokę oraz do zwrotu kosztów wynajęcia prawnika bądź firmy windykacyjnej (w przypadku korzystania z ich usług). Należy ci się także zwrot wszelkich faktycznie powstałych wydatków, jak np. koszty sądowe i komornicze.