W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie zmuszony w nieskończoność płacić wyższą pensję, nawet jeśli się tego nie zamierzał. Co gorsza, na tym może się nie skończyć. Jakie rodzaje jednorazowych płatności istnieją i na co powinien zwracać uwagę pracodawca?

Einmahlzahlung w świetle niemieckiego prawa

Pracodawca ma prawo dokonywać na rzecz swoich pracowników tzw. jednorazowych wypłat – Einmalzahlung. Z ich pomocą nie tylko zwiększa motywację pracowników, ale także promuje ich lojalność. Wypłaty jednorazowe mają charakter celowy i zazwyczaj podlegają konieczności odprowadzenia od nich składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawcy mają do dyspozycji następujące rodzaje jednorazowych płatności: wypłaty za niewykorzystane dni urlopu, dotacje na rocznice lub jednorazowe świadczenia z tytułu ślubu i urodzenia dziecka (w przypadku przekroczenia przysługujących nieopodatkowanych dodatków), udział w zyskach, gratyfikacje, premia świąteczna, świadczenie urlopowe.

Wypłaty jednorazowe: kruczki i pułapki

To, czy firma przyzna swoim pracownikom dodatkowe wynagrodzenie, zależy wyłącznie od pracodawcy. Czyhają tu jednak niestety pewne pułapki. Podobnie jak w przypadku świadczenia urlopowego i premii bożonarodzeniowej można przypadkowo zobowiązać się do kontynuowania płatności, jeśli wykona się ją trzy razy z rzędu i nie zaznaczy na początku, że jest ona dobrowolna. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, ryzykuje wprowadzenie „praktyki zakładowej”. W takim przypadku pracownicy mogą założyć, że w przyszłości również będą otrzymywać jednorazowe świadczenia, np. specjalne dodatki na święta Bożego Narodzenia. Konieczna jest tutaj prawidłowa informacja dla pracowników. Każdy z nich musi zostać poinformowany, że gratyfikacja jest dobrowolna, najlepiej indywidualnie na piśmie, zaznaczając, że płatność ta pozostaje zawsze dobrowolna i nie stanowi podstawy do roszczeń prawnych, nawet jeśli będzie wielokrotna.

Obowiązek równego traktowania w przypadku płatności jednorazowych

Jeśli chodzi o płatności jednorazowe, należy zasadniczo traktować pracowników i stażystów jednakowo. Do odmiennego traktowania potrzebny jest tzw. obiektywny powód. Dzieje się tak np. w następujących przypadkach: niższe jednorazowe świadczenie za mniejszy wymiar czasu pracy, np. dla pracowników przechodzących na częściową emeryturę, przyznanie jednorazowej wypłaty jedynie po zakończeniu okresu próbnego. Jeśli firma chce wynagrodzić pracowników specjalną premią, nie można jej wypłacić np. tylko tym pracownikom, którzy zgodzili się na nieodpłatne zwiększenie czasu pracy w sytuacji awaryjnej w firmie – zabrania tego Federalny Sąd Pracy. Prawo stanowi, że nie można wyłączyć pracownika z jednorazowej wypłaty tylko dlatego, że skorzystał z przysługujących mu praw.

Płatności jednorazowe a ich ograniczenia

Z jednorazowego świadczenia mogą zostać zwolnieni pracownicy, którzy przez cały rok przebywali na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie rodzicielskim. Można również uzależnić wypłacenie dodatku specjalnego od tego, że stosunek pracy nie zostanie rozwiązany w określonym terminie. Podobnie jak w przypadku premii świątecznej, można przewidzieć zwrot wypłaconego dodatku, jeśli pracownik opuści firmę w określonym terminie. Żądanie zwrotu nie może jednak wiązać pracownika przez niestosownie długi okres.

Lista płac: jak rozliczyć płatności jednorazowe

Jednorazowe wypłaty, takie jak premie świąteczne czy świadczenia urlopowe, często podlegają konieczności odprowadzenia od nich składek na ubezpieczenie społeczne. Przy ustalaniu tego obowiązują następujące zasady: Jednorazowa wypłata specjalna podlega opodatkowaniu jako tzw. „inne świadczenie” (sonstiger Bezug) zgodnie z roczną tabelą podatku dochodowego przy zastosowaniu specjalnej metody obliczeniowej. W ubezpieczeniach społecznych należy to uwzględniać jako „płatność jednorazową” (Einmalzahlung). Zasadniczo składki obowiązują tylko do limitu wymiaru składek (Beitragsbemessungsgrenze – BBG). Należy zatem sprawdzić, czy wynagrodzenie, czy też wynagrodzenie wraz z wypłatą jednorazową przekraczają ten limit.

Świadczenie urlopowe a stałe zobowiązanie

Jednorazowa wypłata dodatku urlopowego jest często mylona z wynagrodzeniem Urlaubsentgeld, które jest wypłacane pracownikowi podczas trwania jego urlopu. Świadczenie urlopowe jest dodatkiem do wynagrodzenia. Nie jest ono przewidziane w prawie. Roszczenie o wypłacanie świadczenia urlopowego może wynikać z następujących przyczyn: umowa o pracę, układ zbiorowy (układy zbiorowe przewidują wynagrodzenie urlopowe na bardzo różnym poziomie, w zależności od branży), zasada równego traktowania (jeżeli firma wypłaca świadczenie urlopowe kilku pracownikom, pozostali również mogą żądać tej jednorazowej wypłaty), praktyka firmy. Jeśli zakład wypłaca świadczenie urlopowe przez trzy lata bez wskazania dobrowolności, może to skutkować obowiązkiem dalszego płacenia. Jeśli nie chce się zobowiązywać do płacenia w dłuższej perspektywie, należy o tym jasno poinformować na początku.

Premie świąteczne jako płatność jednorazowa

Nie ma regulacji prawnych dotyczących premii świątecznych. Podobnie jak świadczenie urlopowe, to jednorazowe świadczenie stanowi dodatkową płatność obok wynagrodzenia. Roszczenie może opierać się na: umowie o pracę, układzie zbiorowym, zasadzie równego traktowania (z zasady należy traktować wszystkich pracowników jednakowo). Oznacza to, że jeśli firma wypłaci premię świąteczną kilku pracownikom, pozostali również mogą się o nią ubiegać. Można jednak dokonać różnicowania, jeśli ma się ku temu tzw. obiektywny powód. Jeśli np. dokona się jednorazowej wypłaty, aby zmotywować swoich pracowników, można wykluczyć tych, którzy w określonym terminie przebywają już na wypowiedzeniu. Jeśli przez trzy lata będą wypłacane premie świąteczne bez wskazania, że są dobrowolne, może to skutkować obowiązkiem dalszego ich płacenia. Jeśli pracodawca nie chce się zobowiązywać do płacenia w dłuższej perspektywie, należy to również zaznaczyć na początku.

Warunki wypłacenia premii, obowiązek zwrotu i jej rozliczenie

Wypłata premii świątecznej może być związana z pewnymi warunkami. Jej wysokość jest regulowana bardzo różnie. Układy zbiorowe pracy przewidują od 50 do 100% miesięcznego wynagrodzenia. Istnieją również przypadki, gdy pracodawca może wyłączyć z niej pracowników, np. tych, którzy przez cały rok przebywali na urlopie rodzicielskim lub zwolnieniu chorobowym. Pracodawca może także zastrzec sobie zwrot tego typu jednorazowej płatności, np. w przypadku odejścia pracownika z firmy w określonym terminie. Jednorazowa premia świąteczna jest zazwyczaj wypłacana razem z listopadową pensją. Jest to część wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu jako tzw. inny dochód (sonstiger Bezug) i podlega opodatkowaniu według rocznej tabeli podatku od wynagrodzeń, przy zastosowaniu specjalnej metody obliczeniowej. W ubezpieczeniach społecznych premie świąteczne należy uwzględniać jako „wypłatę jednorazową” (Einmalzahlung). Przepisy te dotyczą także jednorazowych wypłat w tzw. Minijob – pracy w niewielkim wymiarze godzin.