A co się stanie, jeśli wykonaliśmy solidnie robotę i wystawiliśmy już ten nasz pierwszy rachunek, ale… wystawiliśmy go błędnie? Otóż jeśli prowadząc własną działalność gospodarczą, zostaniemy poproszeni przez klienta o skorygowanie wystawionego rachunku z uwagi na brak informacji uniemożliwiającej klientowi odliczenie podatku obrotowego (Vorsteuerabzug), należy być bardzo ostrożnym, stąd w dzisiejszym materiale przedstawiamy niezbędne informacje dotyczące tego tematu.
Ważne wskazówki
Jeżeli racja leży po stronie klienta i rachunek faktycznie został źle wystawiony, to należy oczywiście go skorygować i najlepiej uczynić to w następujący sposób:
1. Na początek nie bierz w ogóle pod uwagę wcześniejszego, zawierającego błędy rachunku, tak jakby nigdy nie został wystawiony.
2. Wystaw drugi rachunek za daną usługę. Tym razem uwzględnij wszystkie punkty przewidziane w §14 ust. 4 Federalnej ustawy o podatku VAT (UStG.).
3. Na nowo wystawionym rachunku nanieś notkę, mówiącą o tym, że dany rachunek zastępuje poprzedni, zawierający błędy. Notka może wyglądać w następujący sposób:
Wskazówka: Bez tej uwagi klient może odliczyć podatek z obu rachunków, co może z kolei doprowadzić do tego, że Ty, jako wystawiający, będziesz dłużny urzędowi skarbowemu podatek VAT. Pamiętaj również o tym, że zgodnie z ustawą masz możliwość wystawienia poprawionego rachunku z tym samym numerem, który znalazł się na tym zawierającym błędy.
Jakie informacje powinny znajdować się na rachunku
Poprawiony rachunek musi zawierać odpowiednie informacje, które zawsze należy dokładnie sprawdzać. Jeśli otrzymasz rachunek z uznanym podatkiem VAT od innego przedsiębiorstwa, należy porównać jego wysokość z informacjami zawartymi na rachunku. Jeśli dane będą niepełne, urząd skarbowy odrzuci paragon. Szczególną uwagę należy zwrócić na termin wykonania usługi.
Ponadto rachunek powinien zawierać:
- Pełną nazwę oraz adres firmy świadczącej usługę.
- Nazwę firmy lub imię i nazwisko odbiorcy świadczenia.
- Numer identyfikacji podatkowej firmy świadczącej usługę lub numer identyfikacyjny VAT nadany przez Centralny Federalny Urząd Podatkowy.
- Datę wystawienia rachunku.
- Numer rachunku służący do jego identyfikacji.
- Ilość i rodzaj dostarczonych przedmiotów / zakres lub rodzaj usługi.
- Termin wykonania dostawy lub usługi.
- Wynagrodzenie preliminowane na podstawie obowiązującej stawki podatkowej oraz obowiązujących w danym przypadku ulg podatkowych.
- Wysokość stawki podatkowej lub – w przypadku zwolnienia z opodatkowania – uwagę o tym, że świadczenie danej usługi lub dany towar nie jest opodatkowany.
- Pouczenie na temat obowiązku przechowywania dokumentów.
· W przypadku wystawienia rachunku przez odbiorcę świadczenia lub przez upoważnioną przez niego osobę trzecią – dopisek Gutschrift (tzw. notę uznaniową).
Wskazówka:Jeśli na rachunku brakuje informacji o terminie wykonania usługi lub wydania/dostarczenia towaru, należy poprosić o nowy rachunek, który będzie zawierać powyższą informację. Wystarczy dopisek: „termin wykonania odpowiada terminowi wystawienia rachunku” (niem. Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum).
Pułapki czyhające przy odliczaniu podatku obrotowego
Zwróć uwagę na poniższe punkty, bo są one bardzo często decydującym kryterium przy odliczeniu podatku obrotowego wliczonego w rachunki dostawców:
- Nieczytelne rachunki – w szczególności te, które są wystawiane na termopapierze, po pewnym czasie blakną. Żeby uniknąć takich sytuacji, warto na koniec roku zrobić kopię lub je zeskanować.
- Wystrzegaj się sytuacji, w których kwota rachunku (brutto) wynosi ponad 150 euro, a nazwa Twojej firmy nie pojawia się na nim. Przy drogim ugoszczeniu lub zakupie zakładowych artykułów elektronicznych należy nalegać na umieszczenie nazwy firmy na rachunku.
- Nota uznaniowa – jeśli brakuje na niej numeru identyfikacji podatkowej względnie numeru identyfikacyjnego VAT odbiorcy, księgowość nie powinna jej wystawiać. W miarę możliwości powinno się także unikać wystawiania not.
- Opis usługi – im bardziej ogólnikowy opis usługi na rachunku, tym większe prawdopodobieństwo, że nie zostanie on uznany przez urząd. Z tego powodu należy upomnieć się u wystawiającego rachunek o dokładniejszy opis usługi.
