Jakie dane powinna zawierać tzw. unijna faktura VAT? Otóż nie tylko faktury w obrocie krajowym, lecz również te wystawiane kontrahentom z krajów członkowskich UE lub z państw trzecich muszą zawierać pewne obowiązkowe dane (jak np. numer kolejny faktury, data wykonania usługi lub dostarczenia towaru, data wystawienia dokumentu), aby zostały zaakceptowane przez urząd skarbowy. Ponieważ przepisy na terenie UE oraz poza jej obszarem znacząco się różnią, przed wystawieniem faktury zawsze należy sprawdzić, w którym kraju ma siedzibę odbiorca twoich towarów lub usług.
Szczególnie istotne są przy tym poniższe punkty:

• W fakturze nie jest wykazywany niemiecki VAT.
  W przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych, realizowanych dla przedsiębiorców z innych krajów UE, podatek VAT z reguły nie jest wykazywany w kraju pochodzenia. Jego odprowadzenie następuje już u odbiorcy w kraju przeznaczenia.
• Konieczne jest podanie numeru identyfikacji podatkowej VAT – zarówno wystawcy faktury, jak i jego kontrahenta.
  Ważne:
  Urząd skarbowy wymaga od ciebie – jako wystawcy faktury – zweryfikowania ważności i poprawności numeru identyfikacji podatkowej VAT oraz danych adresowych twojego klienta. Jeśli zaniedbasz ten obowiązek i później okaże się, że dane te są nieprawidłowe, w najgorszym przypadku będziesz odpowiedzialny za należny podatek VAT.
• Każda zwolniona z podatku dostawa wewnątrzwspólnotowa musi również zostać wykazana w tzw. informacji podsumowującej, w której podaje się kwotę transakcji wraz z numerem identyfikacyjnym VAT kontrahenta.

Powyższe zasady dotyczą również dostaw w obrębie tego samego przedsiębiorstwa.

Jeśli dostarczasz przedmiot na własny użytek „sobie samemu”, gdyż przykładowo prowadzisz filię przedsiębiorstwa w innym kraju członkowskim UE, obowiązują cię te same uregulowania. W takich przypadkach urząd skarbowy wymaga wystawienia faktury „pro forma” i samodzielnego opodatkowania zakupu na terenie innego kraju.

Szczególne zasady w przypadku pozostałych usług

Jeśli nie mamy do czynienia z klasyczną dostawą towarów, lecz z tzw. pozostałymi usługami, może się okazać, że w pewnych szczególnych przypadkach będą one objęte innymi zasadami opodatkowania VAT. Tego typu szczególne uregulowania obowiązują np. w przypadku usług świadczonych przez artystów i sportowców w ramach imprez kulturalnych, usług montażu, jak również przewozu osób czy usług restauracyjnych.

Zagraniczny VAT to wydatek operacyjny przedsiębiorstwa

Jeśli nie otrzymasz zwrotu zagranicznego VAT-u lub nie skorzystasz z prawa do jego zwrotu, powinien on zostać zaliczony do wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa wraz z innymi kosztami. Zagraniczni konsumenci są traktowani w innych krajach UE na równi z krajowymi. Oznacza to, że jako niemieckie przedsiębiorstwo wystawiasz zagranicznemu konsumentowi fakturę zgodnie z niemieckimi wytycznymi. Obowiązek uiszczenia podatku VAT musi więc zostać zrealizowany na terenie Niemiec. Odstępuje się od tego jedynie w nielicznych sytuacjach (np. w przypadku nabycia pojazdu).

Uwaga: Konieczna rejestracja jako podatnik VAT

Jeśli jako przedsiębiorca przekraczasz limit wartości dostaw do klientów indywidualnych (niem. Lieferschwelle) innego państwa UE, w którym zamieszkuje i odbiera towar konsument, musisz zarejestrować się tam jako płatnik VAT-u i odprowadzić go w danym państwie. Jest to tzw. uregulowanie dotyczące sprzedaży wysyłkowej.

Obowiązkowe dane mogą być sformułowane w innych językach urzędowych

Od niedawna niemiecka administracja skarbowa akceptuje typowe dla faktur pojęcia i sformułowania (jak np. nota uznaniowa), które zapisane są w innych językach urzędowych UE. Znacznie ułatwia to pracę w rachunkowości i pomaga uniknąć trudnych do późniejszego skorygowania błędów.

Skutki podania błędnych lub niepełnych danych

Błędne lub niepełne dane w fakturach dla zagranicznych kontrahentów mogą nieść za sobą przykre skutki podatkowe. W najgorszym przypadku będziesz odpowiedzialny za należny podatek VAT, jeśli np. okaże się, że numer identyfikacji podatkowej VAT klienta był błędny. Z kolei drobne niedociągnięcia raczej nie wiążą się z negatywnymi konsekwencjami, o ile faktura zawiera wszelkie wymagane dane i nie zachodzą wątpliwości co do poprawności jej treści.

Obowiązek prowadzenia rejestru zagranicznych faktur i ich przechowywania

Należy koniecznie przechowywać faktury przez okres 10 lat. Zaleca się również przechowywanie ich duplikatów w stworzonym do tego celu odrębnym segregatorze. Poza tym, jako przedsiębiorca realizujący dostawę jesteś zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających faktyczne dostarczenie towaru do innego państwa członkowskiego UE. W związku z tym oprócz faktur powinieneś przechowywać też wszelkie potwierdzenia odbioru, ubezpieczenia przesyłek, listy przewozowe czy potwierdzenia nadania z poczty lub od spedytorów. Potwierdzeniem zrealizowania dostawy wewnątrzwspólnotowej może być też wypełnione przez końcowego odbiorcę potwierdzenie dotarcia towaru (niem. Gelangensbestätigung).