Sama rejestracja nie jest bardzo skomplikowana a wpis do ewidencji działalności gospodarczej to kosz około 20 €.  Jednak trzeba mieć świadomość, że po rejestracji działalności informację o powstaniu przedsiębiorstwa otrzymują m.in. Finanzamt (niemiecki urząd skarbowy), Izba Rzemieślnicza ew. Handlowa a także inne urzędy. Stąd działalność należy zakładać mając świadomość, że przedsiębiorcy podlegają przepisom prawa, które regulują prowadzenie i opodatkowanie działalności (m.in. ustawa o działalności gospodarczej (GewO)).

Ponieważ tego typu charakter pracy cieszy się sporym zainteresowaniem (według oficjalnych statystyk w pierwszej połowie roku 2018 w Niemczech zarejestrowano 349.200 nowych firm) postanowiliśmy przybliżyć parę, najważniejszych naszym zdaniem kwestii, które pomogą uniknąć ewentualnych zmartwień. Poniżej poruszamy kwestie, które według nas traktowane są niezwykle lekko…

Ubezpieczenie zdrowotne

Ubezpieczenie zdrowotne w Niemczech tzw. Krankenversicherung podczas prowadzenia działalności gospodarczej od roku 2009 jest obowiązkowe. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że sporo osób prowadząc działalność w Niemczech nie odprowadza składek na wspomniane ubezpieczenie, ponieważ o ubezpieczenie w tym wypadku należy zadbać samemu. Można oczywiście dokonać wyboru między ubezpieczeniem w prywatnej lub ustawowej kasie chorych, jednak przedsiębiorcy zasadniczo podlegają pod prywatny system ubezpieczeń zdrowotnych.

Brak ubezpieczenia w skali miesiąca pozwala na oszczędność kilkudziesięciu / kilkuset euro, ale może także wiązać się z obowiązkiem nadpłaty składek wstecz a nawet w skrajnych przypadkach karą. Jeżeli taka przestroga może nie trafić do konkretnego przedsiębiorcy powinien on także mieć świadomość, że w przypadku choroby lub np. wypadku i koniecznością leczenia ambulatoryjnego / szpitalnego koszty leczenia mogą być bardzo wysokie. Szpital oczywiście nikomu jeszcze nie odmówił leczenia, jednak brak ubezpieczenia będzie skutkował obowiązkiem poniesienia kosztów z własnej kiszeni.

Należy także pamiętać, o czym często przedsiębiorcy zapominają, że w sytuacji, gdy centrum interesów życiowych przedsiębiorcy znajduje się w Niemczech, wówczas europejskie ubezpieczenie zdrowotne z kraju pochodzenia nie będzie wystarczające.

Obowiązek rozliczenia i przechowywanie dokumentów

Na podstawie § 46 EStG (Einkommensteuergeset (Ustawy o podatku dochodowym) osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek złożenia zeznania podatku dochodowego. Co ważne taki obowiązek mają także osoby, których dochód w danym roku podatkowym nie przekroczyły kwoty wolnej od podatku a nawet poniosły stratę. Niedopełnienie takiego obowiązku może doprowadzić do nałożenia przez urząd kary a w skrajnym przypadku wystawienia decyzji szacunkowej, która może doprowadzić do konieczności zapłaty podatku dochodowego a także decyzji zaliczkowej na rok następny. 

Deklaracja podatkowa złożona z opóźnieniem może oznaczać nieprzyjemne konsekwencje w postaci odsetek za zwłokę, które mogą wynieść do 10% nałożonego podatku jednak nie może przeskoczyć 25.000 euro.

Abstrahując jednak od obowiązku rozliczenia, o którym przedsiębiorcom zdarza się zapomnieć istotny jest także okres przechowywania dokumentacji. We własnym interesie podatnika ważne jest zapisywanie informacji związanych ze zleceniami i przechowywanie wszelkich dokumentów przez 10 lat. W szczególności należy przechowywać:

• rachunki przychodowe i kosztowe (wystawione / otrzymane w związku z prowadzoną działalnością),
• wyciągi z rachunku bankowego przedstawiające poniesione koszty oraz wpływy za wykonane usługi,
• nazwy oraz adresy zleceniodawców (nazwiska osób kontaktowych, dane kontaktowe),
• informacje o usługach (miejscach ich wykonywania i godzinach pracy,
• dokumenty zawierające ustalenia w sprawie wykonywanych usług (zawarte między przedsiębiorcom a zleceniodawcom.

Przechowywanie powyższych dokumentów nie tylko może pomóc w wypadku kontroli, ale także uniknąć ewentualnych sporów ze zleceniodawcami czy kontrahentami.

Jest spora szansa, że dochody z prowadzonej działalności będą wyższe jak praca w charakterze pracownika, ale większa będzie również odpowiedzialność. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na otwarcie firmy w Niemczech swoją decyzję powinny potraktować bardzo poważnie. Od momentu rejestracji działalności osoba prowadząca firmę nie tylko musi zadbać o własne narzędzia, umieć oszacować koszty swojej pracy, samodzielnie pozyskiwać zlecenia, ale przede wszystkim zadbać o ubezpieczenie zdrowotne czy kwestie prawno-podatkowe jak obowiązkowe rozliczenie podatku.