Właściwa kontrola skarbowa w Niemczech rozpoczyna się o wiele wcześniej niż się kontrolowanemu wydaje, a kontrolerzy skrupulatnie przygotowują się do wizyty w firmie. Ponieważ z reguły weryfikują przeszłość, a więc sprawy księgowe z minionych lat, będą poszukiwać informacji online odnoszących się do tego okresu. Jeśli np. zakład rzemieślniczy w przeszłości miał już swój portal online, kontroler zapozna się z jego historią oraz oferowanymi usługami. Dostęp do tego typu danych można uzyskać poprzez stronę www.archive.org. Po wpisaniu konkretnego adresu www firmy rzemieślniczej kontroler będzie mógł odbyć „podróż w czasie”, widząc, jak firmowa strona wyglądała w przeszłości i jakie zmiany zaszły w jej treści.
Skarbówka uwielbia niezapowiedziane wizyty
Kontrolerzy skarbowi najbardziej lubią niespodziewane odwiedziny w siedzibach przedsiębiorstw. Jest to dozwolone w ramach niezapowiedzianej kontroli podatku VAT, podatku od wynagrodzenia bądź stanu kasy. Wówczas firma w Niemczech nie ma czasu na przygotowanie się do wizyty i poprawianie księgowości. To właśnie wtedy wykrywa się znacznie więcej uchybień podatkowych niż w przypadku kontroli zapowiedzianych parę miesięcy wcześniej. Częstotliwość takich niezapowiedzianych weryfikacji ma jeszcze wzrosnąć w przyszłości. Ważne: Gdy tylko pojawi się kontroler, przedsiębiorca powinien niezwłocznie poinformować o tym swojego doradcę podatkowego i ewentualnie poprosić go o obecność podczas kontroli, która z reguły może potrwać do kilku godzin. Najlepiej już wcześniej ustalić z doradcą plan działania na wypadek niezapowiedzianego pojawienia się kontrolera z urzędu skarbowego.
Samochód służbowy użytkowany do celów prywatnych – przygotuj się na weryfikację
Jeśli firma posiada służbowe samochody, dla wielu kontrolerów będzie to absolutnym tematem nr 1. W odniesieniu do każdego pojazdu, dla którego nie jest prowadzona ewidencja przebiegu, kontroler może wysunąć zarzut prywatnego użytkowania i wnioskować o opodatkowanie tzw. prywatnego udziału oraz odprowadzenie przypadającego z tego tytułu podatku VAT. Wielu przedsiębiorców używa swojego samochodu firmowego wyłącznie do celów prywatnych, opodatkowując to zgodnie z tzw. regułą 1%. Przykrą niespodzianką podczas kontroli okazuje się jednak fakt, że reguła 1% może być zastosowana wyłącznie wtedy, gdy pojazd był wykorzystywany co celów służbowych w więcej niż 50%, o czym musi świadczyć odpowiednia dokumentacja. W przeciwnym razie urząd skarbowy dokona oszacowania podlegającego opodatkowaniu prywatnego użytkowania pojazdu, uwzględniając jako podstawę aż 70% kosztów pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu w Niemczech
Przed nadchodzącą kontrolą urzędu skarbowego w żadnym razie nie należy na nowo sporządzać ewidencji przebiegu pojazdu, która jest np. zabrudzona czy zawiera wiele naniesionych poprawek. Przedsiębiorca popełnia wówczas kardynalny błąd. Załóżmy, że w marcu 2020 spodziewa się on wizyty kontrolera skarbowego i chce mu przedłożyć czystą i przejrzystą ewidencję przebiegu pojazdu za lata 2015–2017. W lutym idzie on więc do sklepu papierniczego, kupuje ewidencję przebiegu pojazdu i przystępuje do pracy. Nie zauważa jednak, że korzysta z rejestru, który w latach 2015–2017 nie był jeszcze dostępny na rynku. Kontrolerzy skarbowi doskonale wiedzą, na co należy zwrócić uwagę, by dowiedzieć się, czy dana ewidencja była już w sprzedaży w okresie, którego dotyczy. Skutkiem powyższego może być uznanie ewidencji za nieważną i wysunięcie przez kontrolera zarzutu oszustwa podatkowego.
Zarządzanie ryzykiem jako przyczyna kontroli
Wielu polskich przedsiębiorców w Niemczech zadaje sobie pytanie, dlaczego właśnie u nich ma odbyć się kontrola skarbowa. Przesłanką wizyty kontrolera może być urzędowy system zarządzania ryzykiem, który został wprowadzony już przed laty i w praktyce funkcjonuje od ubiegłego roku. System komputerowy urzędu skarbowego przyporządkowuje przedsiębiorców do określonych poziomów ryzyka. Ci z nich, którzy często nie dotrzymują terminów, rzekomo nie otrzymują pocztą decyzji podatkowych czy też w swoich deklaracjach podatkowych dopuszczają się pomyłek na niekorzyść urzędu skarbowego, zostają automatycznie przesunięci na wyższy poziom. Wówczas po pewnym czasie system zarządzania ryzykiem bije na alarm, sugerując przeprowadzenie kontroli w danej firmie.
