Przedmiotem kontroli jest przede wszystkim podatek VAT. Podatek VAT naliczony, a w niektórych landach również podatek od usług budowlanych. Z VAT-em mamy do czynienia w przypadku
świadczeń rzeczowych dla pracowników, do których należy przykładowo udostępnianie służbowego samochodu do celów prywatnych. Do tego dochodzi zewnętrzna kontrola podatku od wynagrodzeń, podczas której sprawdzana jest prawidłowość płatności podatku od wynagrodzeń, podatku kościelnego oraz tzw. dodatku solidarnościowego.

Etapy kontroli

Możemy wyróżnić 3 fazy kontroli skarbowej. W każdej z nich przedsiębiorcy przysługują odpowiednie prawa i obowiązki.

Etap I – Kontroler skarbowy pojawia się w firmie. Aż do momentu wpływu zawiadomienia o wszczęciu kontroli przedsiębiorcy przysługuje prawo do ewentualnego zgłoszenia samooskarżenia.
Do chwili rozpoczęcia kontroli należy zająć się uporządkowaniem dokumentacji. Można też wnioskować o zmianę poszczególnych punktów decyzji o wszczęciu kontroli, dotyczących np.
czasu i miejsca jej przeprowadzenia.

Etap II – Przeprowadzenie kontroli. W tym wypadku należy ustalić, kto będzie udzielał informacji kontrolerowi skarbowemu. Wymagane dokumenty powinny zostać przedłożone bez zbędnej zwłoki. Wszelkie ustalenia kontrolera powinny być przekazywane przedsiębiorcy w formie pisemnej.

Etap III – Omówienie wyników kontroli. Przedsiębiorca powinien poprosić o omówienie z kontrolerem wyników przeprowadzonego postępowania. W przypadku różnicy zdań istnieje
wówczas możliwość znalezienia kompromisu. Można negocjować również ewentualne dopłaty podatku.

Kontroler skarbowy zapowiada swoją wizytę

Przed wysłaniem oficjalnego zawiadomienia o wszczęciu kontroli urząd skarbowy zwykle kontaktuje się telefonicznie z danym podmiotem, ustalając miejsce i termin jej przeprowadzenia. Jeśli jako przedsiębiorca zataiłeś pewne fakty przed urzędem skarbowym, okres pomiędzy telefoniczną rozmową z kontrolerem a nadejściem pocztą pisemnego zawiadomienia jest właściwym momentem na zgłoszenie samooskarżenia w urzędzie skarbowym. Zaletą tego rozwiązania jest fakt, że po zapłaceniu podatków i ewentualnej dopłaty unikniesz postępowania karnego. Aby uniknięcie kary ze strony urzędu skarbowego było realne, muszą zostać spełnione pewne warunki. Warto w tym momencie skorzystać z pomocy doradcy podatkowego, gdyż w przypadku ewentualnych braków formalnych bardzo szybko można utracić tę możliwość.

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli określa nie tylko okres, którego będzie ona dotyczyć. Informuje ono również o dokładnym terminie jej rozpoczęcia oraz miejscu, w którym kontroler
skarbowy weźmie pod lupę dokumenty księgowe firmy.

Jeśli nie zgadzasz się z poszczególnymi punktami zawiadomienia

Wówczas masz prawo zgłoszenia sprzeciwu. Należy przy tym postępować w następujący sposób:

Nie zgłaszaj sprzeciwu natychmiast. Już na początku popsuje to atmosferę, a być może doprowadzi nawet do bardzo surowej i drobiazgowej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Wyjaśnij więc kontrolerowi przesłanki, które skłoniły cię do zgłoszenia zastrzeżeń. Wnieś pisemną prośbę o przesunięcie terminu kontroli i konkretnie ją uzasadnij – np. urlopem księgowego czy doradcy podatkowego lub koniecznością dopięcia dużego zlecenia. Jeśli nie masz możliwości zapewnienia kontrolerowi skarbowemu miejsca do pracy w siedzibie firmy, kontrola może odbywać się również u doradcy podatkowego bądź w urzędzie skarbowym. Również w tym przypadku należy złożyć pisemny wniosek o zmianę miejsca przeprowadzenia kontroli i właściwie go uargumentować.

Przed pojawieniem się kontrolera skarbowego należy przygotować dokumentację za dany okres w taki sposób, aby mógł on bez trudności odnaleźć właściwe faktury, umowy i inne dokumenty podatkowe. Jeśli wymagane dokumenty nie zostaną odnalezione i przedłożone we właściwym czasie (lub też w ogóle), może to nieść za sobą następujące konsekwencje: Kontroler zmniejszy wysokość odliczenia na wydatki operacyjne firmy lub pomniejszy odliczenie VAT-u. Doliczy on określone kwoty do zadeklarowanego zysku/obrotu. Nałoży sankcje finansowe w wysokości co najmniej 2500 euro za zwłokę w udostępnianiu ksiąg i dokumentów.

Uwaga:

Nawet jeśli dokumenty zostaną przedłożone w późniejszym terminie, nie ma możliwości anulowania kary pieniężnej. Zanim kontroler przystąpi do właściwych działań, powinieneś wyznaczyć osobę do kontaktu ze strony firmy, która będzie się z nim na bieżąco komunikować. Może to być doradca podatkowy, księgowa lub ty jako przedsiębiorca/właściciel firmy. Z kolei wszyscy pozostali pracownicy powinni zostać uczuleni, by w czasie trwania kontroli trzymać język za zębami. Należy też dokładnie ustalić, jakie czynności podczas jej trwania ma przejąć doradca podatkowy i jakiej wysokości honorarium otrzyma on za swoje usługi. Dzięki ustaleniu górnej granicy wynagrodzenia można uniknąć późniejszych niespodzianek i ewentualnych wygórowanych roszczeń ze strony doradcy.

Jak zachowywać się podczas kontroli skarbowej?

Przede wszystkim powinieneś traktować kontrolera z należytym szacunkiem. Należy pozostać rzeczowym, pilnując, by mimo stresującej sytuacji do naszych słów docierało jak najmniej emocji.
Na wstępie kontroli warto przeprowadzić krótką rozmowę w obecności doradcy podatkowego. Jego pojawienie się jest wskazane również dlatego, że zadba on o to, aby ta początkowa dyskusja była merytoryczna i nie zboczyła na niebezpieczne tory. W przeciwnym razie kontroler może zadać pytania zahaczające o prywatne życie, dotyczące np. urlopu, zainteresowań czy rodziny. Te pozornie niewinne pytania mogą stanowić jednak część kontroli, a udzielone na nie odpowiedzi w najgorszym razie mogą obrócić się przeciwko tobie, jeśli przykładowo powiesz, że podróż służbowa w rzeczywistości była prywatnym urlopem, drogie auto służbowe to twoje hobby, a twoja żona z powodu wielu zobowiązań rodzinnych w rzeczywistości wcale nie pojawia się w firmie, mimo że jest jej pracownikiem.

Podczas kontroli skarbowej zalecane jest następujące postępowanie:

– Podaj kontrolerowi imię i nazwisko osoby, która będzie się z nim kontaktować z ramienia firmy.

– Poproś o zadawanie wszelkich pytań w formie pisemnej.

– Osoba kontaktowa ze strony firmy (np. księgowa) powinna kierować wszelkie zapytania kontrolera bezpośrednio do doradcy podatkowego, uzgadniając z nim wszelki dalsze kroki (na
czym dokładnie polega sprawa, jakie dokumenty należy przedłożyć etc.).

– Wymagane dokumenty powinny zostać przedłożone tak szybko, jak to możliwe. Nie pozwól zbyt długo czekać kontrolerowi, w przeciwnym razie „z nudów” może on zacząć weryfikować zupełnie inne obszary i odkryć uchybienia, na które normalnie wcale by nie natrafił.

Omówienie wyników kontroli

Jeśli kontrola dobiegła już końca, powinieneś poprosić o omówienie jej wyników. Takie podsumowanie jest istotne z kilku powodów: Musi wziąć w nim udział również przełożony kontrolera, któremu bardzo często zależy na jak najszybszym doprowadzeniu sprawy do końca. Z tego powodu jest on zwykle bardziej otwarty na ewentualne kompromisy niż sam kontroler. W czasie podsumowania raz jeszcze omawiane są wszystkie ustalenia (w szczególności te sporne).

Podczas omawiania wyników nasz doradca podatkowy może wyciągnąć asa z rękawa, zbijając obiekcje kontrolera skarbowego celnymi argumentami. W celu przygotowania się do omówienia  wyników powinieneś poprosić kontrolera, aby co najmniej na tydzień przed planowaną rozmową w formie pisemnej poinformował cię o swoich ustaleniach wraz ze wskazaniem na konkretne  uchybienia oraz wysokością ewentualnej dopłaty podatku. Dzięki temu wraz z doradcą podatkowym będziesz mógł właściwie przygotować się do czekającej cię dyskusji. Czas ten należy wykorzystać, zbierając właściwe argumenty oraz dokumentację, które umożliwią zmniejszenie grożącej ci dopłaty podatku. Warto również ustalić z doradcą strategię postępowania podczas omawiania wyników kontroli. Jednym z możliwych rozwiązań jest poinformowanie kontrolera o chęci wniesienia odwołania wobec wszelkich spornych ustaleń. Alternatywą będzie rezygnacja z  tego kroku w sytuacji, gdy przedstawiciel skarbówki wycofa z protokołu część spornych kwestii.

Najprawdopodobniej kontroler będzie otwarty na kompromis (i uniknięcie dzięki temu odwołania), ponieważ po zakończeniu postępowania zwykle nie ma on już czasu na pisanie opinii i roztrząsanie nowych argumentów w danej sprawie. Nawet jeśli w trakcie rozmowy podsumowującej dojdziesz do porozumienia z kontrolerem, masz jeszcze możliwość późniejszej zmiany decyzji. Jeśli przykładowo odnajdziesz pewne dokumenty, które zostały uznane za zaginione lub po prostu zmienisz zdanie, zawsze możesz wnieść odwołanie i doprowadzić do ponownego rozpatrzenia twojej sprawy.