Wskazana kwota rachunku jest opłacana bezpośrednio przez pracodawcę lub zwracana pracownikowi. Jest to zwrot wydatków, który przy naliczaniu płac nie zalicza się do wynagrodzenia pracownika. Pracodawca może odliczyć sobie jednak wyłącznie niemiecki VAT, jeśli jego dane jako odbiorcy usługi zostały wpisane na fakturze. Jeśli pracownik korzysta z samochodu osobowego, pracodawca musi wziąć pod uwagę, czy jest to pojazd firmowy, prywatny czy wypożyczony.

Pracownik korzysta z firmowego samochodu

Jeśli pojazd, z którego korzysta pracownik, należy do majątku przedsiębiorstwa, z reguły przejmuje ono wszelkie koszty związane z jego użytkowaniem. Należą do nich także wszelkie wydatki powstałe w trakcie podróży służbowej, jak np. koszty paliwa czy naprawy samochodu za granicą. Konieczne jest właściwe udokumentowanie kosztów przejazdu powstałych w związku z podróżą służbową za pomocą faktur, pokwitowań etc. Nie jest jednak wymagane, aby koszty przejazdu były wykazywane i przeliczane z osobna dla każdej z podróży służbowych. Niestety, pracodawca nie ma możliwości samodzielnego odliczenia zagranicznego VAT-u, który został uwzględnionych w fakturach. Możliwe jest jednak złożenie wniosku o zwrot zagranicznego podatku VAT. Procedurą zwrotu VAT-u z faktur wystawionych w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej zajmuje się Federalny Centralny Urząd Podatkowy (Bundeszentralamt für Steuern – BZSt).

Pracownik korzysta z prywatnego samochodu

Jeśli pracownik jedzie w podróż służbową własnym samochodem, pracodawca może zapłacić mu zryczałtowaną stawkę za każdy przejechany kilometr w wysokości 0,30 euro. Nie ma przy tym znaczenia, czy pokonuje on trasy krajowe czy zagraniczne. Od 2014 roku wyznaczana jest zryczałtowana kwota, która została ustalona jako maksymalna stawka za przejechanie odcinka drogi danym środkiem transportu zgodnie z federalną ustawą o kosztach podróży służbowych (Bundesreisekostengesetz). W przypadku korzystania z samochodu osobowego jest to obecnie 0,30 euro za każdy przejechany kilometr. Alternatywną opcją jest rozliczenie faktycznych kosztów, poniesionych za przejechanie każdego kilometra trasy. Ich ostateczne ustalenie z reguły jest jednak możliwe dopiero po zakończeniu danego roku obrachunkowego. Dopiero wtedy dokładnie wiadomo, jakie faktycznie koszty poniósł pracownik. Jeśli zostanie uzgodnione rozliczenie rzeczywiście poniesionych kosztów, najpierw można naliczyć ryczałt za każdy kilometr, a powstałą różnicę wyrównać już po upływie danego roku obrachunkowego.

Pracownik korzysta z wynajętego samochodu

Jeżeli w czasie całej podróży służbowej pracownik korzysta z wynajętego samochodu, wskazane jest, aby od samego początku to właśnie pracodawca wynajmował pojazd i rozliczał się bezpośrednio z wypożyczalnią samochodów. Wówczas może on odliczyć całkowite koszty wynajmu jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa, o ile pracownik prawie w ogóle nie użytkował wypożyczonego auta w celach prywatnych. Marginalne wykorzystanie samochodu do prywatnych przejazdów nie ma przy tym znaczenia, jeśli jednak były one raczej regułą niż wyjątkiem, konieczne będzie podzielenie kosztów. Koszty przejazdów prywatnych – w zależności od danej sytuacji – są wtedy ponoszone przez samego pracownika, podlegają zwrotowi przez pracownika na rzecz pracodawcy lub muszą zostać opodatkowane jako wynagrodzenie (świadczenia rzeczowe).

Jeśli podczas pobytu za granicą pracownik na miejscu wynajmie samochód do celów służbowych, zwracane mu przez pracodawcę koszty będą zwolnione z podatku od wynagrodzeń. Zwrotowi podlegają również wszelkie koszty służbowych przejazdów taksówką.