Poniżej znajdziesz wskazówki podatkowe, dzięki którym zapewnisz udział urzędu skarbowego w kosztach reprezentacyjnych.

Stworzyliśmy też dla Ciebie listę kontrolną z wykazem koniecznych danych, jakie musi zawierać rachunek, oraz przygotowaliśmy wzór formularza dla poprawnego odliczenia kosztów reprezentacyjnych, a jakie są podstawowe reguły przy odliczaniu kosztów reprezentacyjnych od podatku? Koszty reprezentacyjne to wszelkie nakłady na jedzenie i napoje, ale również na wyroby tytoniowe, opłaty związane z garderobą, napiwki oraz koszty utrzymania poniesione w ramach reprezentacji. Jeśli chodzi o koszty reprezentacji, wyróżniamy dwie następujące kategorie.

1. Koszty reprezentacyjne uwarunkowane biznesowo– w przypadku podejmowania kontrahentów/partnerów w interesach.

– W tym wypadku odliczyć można tylko 70% nakładów reprezentacyjnych w ramach kosztów uzyskania przychodu. Przykładowo podczas konsumpcji w restauracji należy ryczałtowo zmniejszyć kwotę rachunku o 30%. Pomniejszenie to obowiązuje również w stosunku do części rachunku przypadającej na Twoją własną konsumpcję (lub Twojego pracownika).

2. Koszty reprezentacyjne uwarunkowane wewnątrzfirmowo – w przypadku podejmowania własnych pracowników.

– Te koszty możesz odliczyć w pełnej wysokości, jako koszty uzyskania przychodu. Jeśli koszty reprezentacji w przeliczeniu na jednego pracownika wynoszą więcej niż 110 euro rocznie (wliczając podatek VAT), należy opodatkować tzw. wymierny dodatkowy dochód pracownika (benefit). Niezależnie od tego również po przekroczeniu granicy 110 euro możesz w pełni odliczyć koszty reprezentacyjne, jako koszty uzyskania przychodu. Wysokość kosztów reprezentacyjnych musi być „stosowna”. W praktyce nie stanowi to z reguły problemu, a orzecznictwo sądowe, jak i administracja finansowa nie ustanowiły tu żadnej konkretnej granicy.

Uwaga:Lepiej unikać lokali nocnych i teatrów rozrywkowych

Problem powstaje w momencie, gdy zapraszasz swoich kontrahentów do lokali nocnych, w których mają miejsce np. występy kabaretowe. Koszty takiego wyjścia są najczęściej nieproporcjonalnie wysokie w stosunku do wartości spożytych tam potraw czy napojów. W takim wypadku całość poniesionych nakładów uznawana jest za „niewłaściwą” i nie może być odliczona w ramach kosztów uzyskania przychodu. Oprócz tego w przypadku kosztów reprezentacyjnych – jak i wszędzie, gdzie chodzi o sprawy „fiskalne” – istnieje wiele specjalnych uregulowań i pojedynczych przepisów, których należy przestrzegać.

Poniżej zestawiliśmy najważniejsze wskazówki podatkowe mające zastosowanie w związku z kosztami reprezentacyjnymi.

Podejmowanie kontrahentów/partnerów biznesowych

Wskazówka nr 1

„Okazja biznesowa” ma miejsce w przypadku prawie każdej rozmowy w interesach, a do czynienia z „okazją biznesową” mamy wtedy, jeśli podejmujesz osoby spoza Twojej firmy, z którymi robisz interesy, utrzymujesz stosunki handlowe, zawierasz umowy lub tylko pielęgnujesz kontakty biznesowe. Żadnej roli nie odgrywa tu fakt, czy stosunki biznesowe z podejmowanym partnerem już istnieją czy dopiero są zawiązywane.

Również kontrolerzy z urzędów skarbowych tudzież przedstawiciele innych urzędów, których podejmujesz, z podatkowego punktu widzenia są dla Ciebie „okazją biznesową”. To samo dotyczy osób odwiedzających firmę czy dziennikarzy, których zapraszasz na spotkanie w ramach działań public relations.

Wskazówka nr 2

Partnerzy biznesowi to także wszystkie osoby towarzyszące Twoim właściwym kontrahentom. Urząd skarbowy akceptuje jako partnerów biznesowych nie tylko Twoich właściwych kontrahentów. Również w wypadku osób im towarzyszących (np. ich małżonków, dodatkowych pracowników, asystentów czy zewnętrznych doradców, którzy mogą okazać się pomocni w projekcie) uprawniony jesteś do odliczenia kosztów reprezentacyjnych w wysokości 70% w ramach kosztów uzyskania przychodu.

Podejmowanie własnych pracowników

Podejmowanie własnych pracowników uwarunkowane jest wewnątrzfirmowo, a nie biznesowo, jak miało to miejsce w poprzedniej kategorii.

Wskazówka nr 3

Członkowie rodzin pracowników liczeni są jako pracownicy. Również podejmowanie członków rodziny, małżonków czy dzieci pracowników uznawane jest za podejmowanie pracownika, w związku z czym koszty te są w 100% kosztami uzyskania przychodu.

Wskazówka nr 4

Podejmowanie gości na imprezach firmowych jest w pełni „odliczalne”. Imprezy firmowe uznawane są za normalne podejmowanie pracowników, w związku z czym ich koszty w pełni podlegają odliczeniu. Obowiązuje to również w stosunku do członków rodziny, którzy wraz z pracownikami biorą udział w imprezie firmowej (współmałżonek, dzieci etc.). Tej samej zasadzie podlegają także osoby biorące udział w organizacji imprezy firmowej. Jeśli jednak w imprezie biorą również udział osoby życia publicznego czy partnerzy biznesowi, przeznaczone na nich nakłady mogą być odliczone tylko do wysokości 70%, jako koszty uzyskania przychodu, przypadające w związku z biznesowym podejmowaniem gości.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26