Dlaczego? Bo obawiają się, że tym samym stracą ich jako klientów! Aby przeciwdziałać takiej tendencji, Unia Europejska uchwaliła specjalne wytyczne dotyczące zwłoki w płatnościach, które od końca lipca 2014 obowiązują również w Niemczech. Wyznaczone zostały standardy obowiązujące w stosunkach handlowych, których muszą trzymać się dłużnicy.

Jakie konkretne zmiany niesie ze sobą ustawa przeciwko zwlekaniu z realizowaniem płatności?

Zwiększony zostanie nacisk na przedsiębiorstwa i urzędy, które nie płacą terminowo swoich rachunków. Ma to się stać bez dodatkowego obciążania sądów i dłużników. W związku z tym ustawa o zwalczaniu nieterminowych płatności tak reguluje ważne aspekty w stosunkach handlowych, aby nie musiały być już one wyjaśniane sądowo. To tyle, jeśli chodzi o samą ideę, jednak wiele szczegółów i tak pozostaje niejasnych.

Kogo dotyczy ustawa?

Jak sama nazwa wskazuje, chodzi o opóźnienia w płatnościach w ramach stosunków handlowych. Mowa tu w szczególności o żądaniach jednych przedsiębiorstw względem innych lub wobec zleceniodawców z sektora publicznego. Pojęcie „przedsiębiorstwo” obejmuje w tym wypadku również wolne zawody. Ustawa nie obejmuje żądań względem prywatnych konsumentów. Tutaj zastosowanie mają dotychczasowe reguły. Zasadnicze uregulowania tej ustawy w pewnych granicach mogą być zmieniane poprzez szczegółowe ustalenia umowne. Zostało jednak wyraźnie podkreślone, że wynikające z tego ewentualne pogorszenie warunków dla wierzyciela możliwe jest tylko wtedy, gdy może zostać rzeczowo uzasadnione oraz gdy nie jest dla wierzyciela rażąco niekorzystne.

Co nowego w zakresie płatności i ich terminów?

Zgodnie z nowymi regułami zasadniczo każdy rachunek powinien zostać uregulowany natychmiast. Płatność może nastąpić później wyłącznie wtedy, gdy późniejszy termin płatności wynika ze szczególnych okoliczności (co jest bardzo rzadkim przypadkiem) lub gdy ustalony został dłuższy termin płatności. Jeśli dłużnikiem jest przedsiębiorstwo, termin płatności może zostać wydłużony do 60 dni. Wykraczające poza ten okres terminy muszą zostać wyraźnie ustalone i szczegółowo uzasadnione. Jeśli dłużnikiem jest zleceniodawca pochodzący z sektora publicznego, ustalony dłuższy termin płatności może wykraczać poza 30 dni tylko wtedy, gdy zostanie to jasno ustalone i odpowiednio uargumentowane. W żadnym razie nie może być to jednak termin dłuższy niż 60 dni. Priorytetowa jest zasada mówiąca o tym, iż przedłużone terminy płatności mogą być ustalone jako wiążące w sytuacji, gdy nie są rażąco niekorzystne dla wierzyciela. Poza tym należy uregulować niezwłocznie każdą płatność po upływie ustalonego okresu, bez wcześniejszego przypomnienia ze strony wierzyciela. Tam, gdzie dotychczas w pewnych okolicznościach miały zastosowanie wysyłane do dłużnika monity mające przypomnieć mu o zwłoce, działać będzie w przyszłości wspomniana nowa ustawa. Obowiązek spłaty należności następuje natychmiast po upływie ustawowego bądź ustalonego terminu.

Jeśli płatność długu związana jest z upłynięciem okresu, w którym dłużnik musi lub może dokonać sprawdzenia wyświadczonej przez wierzyciela usługi, nie może on również przekraczać 30 dni. W uzasadnionych przypadkach może jednak zostać wydłużony.

Kolejny termin, który uległ zmianie w związku z wejściem w życie ustawy przeciwko zwlekaniu z płatnościami w stosunkach handlowych, dotyczy wpływu płatności. O ile wcześniej jako termin spłaty traktowany był dzień wysłania przelewu przez dłużnika, obecnie miarodajny jest dzień wpłynięcia należności na konto wierzyciela.

Co teraz robić?

Każde przedsiębiorstwo ma stosunki handlowe z innymi firmami i w związku z tym objęte jest nowymi uregulowaniami. Musisz sprawdzić dyscyplinę płatniczą – zarówno swoją, jak i Twoich klientów – i dopasować się do nowych zasad.

Sprawdź własną dyscyplinę płatniczą

Nawet jeśli dotychczas terminowo regulowałeś swoje należności, może się okazać, że teraz będziesz je musiał płacić jeszcze wcześniej. Zwłoka następuje teraz już pierwszego dnia, gdy Twoja płatność za późno wpłynie na konto wierzyciela. Kto dotychczas czekał aż do momentu otrzymania pierwszego monitu, mając nadzieję, że do chwili jego otrzymania nie będzie obciążony dodatkowymi kosztami ze strony dostawcy, może teraz mocno się przeliczyć. Od teraz wierzyciel już nawet po jednym dniu zwłoki może wymagać zryczałtowanej opłaty w wysokości 40 euro, i to bez konieczności wysyłania wcześniej jakichkolwiek upomnień.

Zapewne większość wierzycieli i dostawców nie zmieni radykalnie swoich reakcji na krótkie opóźnienie w płatnościach. Kto jednak często dopuszczał się znacznych zaniedbań w dokonywaniu płatności, musi zaplanować zmianę swojego zachowania przynajmniej jako jedną z alternatyw. Najlepiej samemu ocenić, który z naszych wierzycieli i dostawców będzie zamierzał skorzystać z nowych, rozszerzonych praw. Z reguły jednak, biorąc pod uwagę rozsądne stosunki handlowe, nie powinno to spowodować właściwie żadnych zmian pomiędzy wierzycielami a dłużnikami.

Sprawdź dyscyplinę płatniczą swoich klientów

Pewnie nie będziesz chciał korzystać z nowych możliwości i karać klientów, którzy od czasu do czasu o kilka dni spóźniają się z płatnością. Nowe reguły dają Ci jednak możliwość ukarania notorycznych dłużników, którzy każdorazowo znacznie przekraczają ustalony wcześniej termin płatności. Przy dobrych stosunkach pomiędzy obydwiema stronami istnieje możliwość omówienia kluczowych punktów w tym zakresie.

W tym miejscu ujawnia się jednak słaby punkt nowej ustawy. Przedsiębiorstwa będą mogły skorzystać z nowych alternatyw tylko wtedy, gdy nie będzie między nimi zależności sprzedawca – klient. Jeśli dostawca jest odpowiednio silny, dotychczas i tak pewnie odpowiednio „wychował sobie” klientów, skłaniając ich do terminowej płatności. Z kolei jeśli większą siłą dysponuje klient, żaden z jego dostawców nie odważy się kategorycznie egzekwować swoich nowych praw. Nowe uregulowania pomogą więc przede wszystkim ochronić słabszą stronę w pojedynczych przypadkach, gdy stosunki handlowe i tak się już rozpadły.

Sprawdź współpracę

Zasadniczo należy sprawdzić wszelkie uregulowania, które obowiązywały dotychczas (lub nie) w zakresie ewentualnych opóźnień w płatnościach. Jako płatnik musisz dostosować Twoje obecne wytyczne w zakresie terminów płatności do nowych uregulowań. Działać trzeba tylko wtedy, gdy Twoje uregulowania są bardziej stanowcze aniżeli nowe wytyczne ustawowe. Będąc wierzycielem, musisz podjąć działania, jeśli nowa ustawa mogłaby się przyczynić do ponownej negocjacji warunków umowy z kontrahentem.

Odpowiednie zarządzanie chroni przed stratami

Nowe uregulowania ustawowe mają na celu zwiększenie dyscypliny płatniczej w stosunkach handlowych. Mają też zapobiegać nieuczciwym warunkom umowy, uderzającym w małych dostawców, również ze strony klientów z sektora publicznego. Prawdopodobnie nie zmienią jednak praktycznie niczego w dotychczasowej sytuacji. Wierzyciel nie ma żadnego interesu w dodatkowych kosztach ryczałtowych czy odsetkach, chce on po prostu sensownie wypełnić warunki umowy. Najlepszą formą ochrony przed opieszałymi dłużnikami jest i w dalszym ciągu będzie odpowiednie zarządzanie wierzytelnościami. Kto dokładnie sprawdza i dobiera swoich klientów, kto skrupulatnie kontroluje wierzytelności, a w wypadku zwłoki w płatnościach reaguje szybko i konkretnie, ten również w przyszłości będzie miał najlepsze szanse na to, by zapobiec nieuregulowanym długom.