W razie jakichkolwiek nieścisłości niemiecki Urząd Skarbowy (Finanzamt) może danej faktury i odliczonego w niej podatku nie uznać i wówczas będziemy zmuszeni do zapłaty zaległego opodatkowania. Poniżej wyjaśniamy, na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Rachunek uproszczony

Forma i zawartość rachunku zależy od kwoty, na jaką jest wystawiony. I tak, jeśli całkowita kwota rachunku nie przekracza 150 euro możemy wystawić rachunek uproszczony, który powinien zawierać następujące informacje: nazwa zleceniobiorcy, adres, data wystawienia rachunku, rodzaj świadczonych usług bądź ilość zakupionych rzeczy oraz sumę końcową, a w przypadku zwolnienia z podatku – odpowiednią notatkę na jakiej podstawie. Należy jednak zwrócić uwagę, od kogo przyjmujemy dany rachunek lub komu go wystawiamy, ponieważ od tej zasady istnieją wyjątki. Bardziej skomplikowane są rachunki wystawiane na kwoty powyżej 150 euro. Te zawsze powinny zawierać punkty, które definiuje umowa o podatku obrotowym (Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 UStG). Według ustawy rachunek taki powinien zawierać następujące informacje:

• kompletną nazwa przedsiębiorstwa, adres zleceniobiorcy oraz zleceniodawcy
• nadawane przez Bundeszentralamt für Steuern numer podatkowy (Steuernummer) lub numer identyfikacji VAT (Umsatzsteuernummer) przedsiębiorstwa, które świadczyło usługi
• data wystawienia rachunku
• kolejno następujący po sobie numer rachunku, by zachować kolejność rachunków
• zakres świadczonych usług, rodzaj lub ilość produktów dostarczonych
• okres świadczonych usług bądź okres dostawy produktów
• suma wynagrodzenia za świadczone usługi z uwzględnieniem stawek podatkowych lub zwolnień od podatku
• jeżeli jest podstawa do zwolnień z płacenia podatku, to należy zamieścić notatkę, z której wynika to zwolnienie
• informacja na temat obowiązku przechowywania dokumentów
• sposób zapłaty – czy opłata ma być dokonana w formie przelewu czy też gotówką

Co powoduje brak któregokolwiek z wyżej wymienionych punktów?

Najkrócej mówiąc – problemy. Jeżeli przedsiębiorca nie poda dokładnego czasu realizacji zlecenia, może się zdarzyć, że Finanzamt nie uzna odliczonego podatku VAT, kwestionując zgodność daty realizacji z datą wystawienia rachunku. Zatem, jeśli otrzymamy rachunek bez adnotacji o okresie realizacji świadczeń, powinno się żądać korekty rachunku. Wystarczy, że zostanie dopisana informacja, że data wystawienia rachunku jest zgodna z datą realizacji zlecenia. Często też wystawiane są rachunki jako przedpłata. W tym przypadku ważne jest, by zamieścić informację, że rachunek wystawiony został za usługę jeszcze nie wykonaną. Zleceniobiorcy, by zachęcić swojego zleceniodawcę do dalszej współpracy, stosują nierzadko różnego rodzaju rabaty, skonta itp.  Należy jednak zamieścić na rachunku sumę lub informację, że dla danej usługi zostały przydzielone upusty w ustalonej wysokości. Wystawiając rachunek, oczekujemy zapłaty za wykonane świadczenia i jeżeli to możliwe – potrącenia i możliwości odliczenia sobie podatku. By uniknąć sytuacji, w której Finanzamt nie uzna odtrąceń od podatku z powodu błędu na wystawionym bądź przyjętym rachunku, należy bezwzględnie stosować się do ww. punktów.

Niemiecki rachunek – na co należy jeszcze zwrócić uwagę?

Papierowe rachunki blakną i bardzo często dopiero podczas kontroli z Finanzamtu, okazuję się, że są nieczytelne i mogą zostać odrzucone. Ważne jest zatem, aby rachunki kopiować, skanować bądź zapisywać. Rachunki przychodzące, jak i wychodzące należy trzymać w firmie przez 10 lat. Okres ten liczy się od 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym został wystawiony rachunek. W razie kontroli trzeba być zorientowanym, w jaki sposób urzędnik może mieć wgląd w rachunki (czy są one przetrzymywane w formie papierowej, czy też dostępny jest zapis w formie elektronicznej). Należy również zwracać uwagę na sumę znajdującą się na rachunku. Zdarza się bowiem, że firmy wystawiają lub otrzymują uproszczony rachunek na kwotę wyższą, niż wspomniane 150 euro. Kupując towary droższe niż 150 euro, powinniśmy dopilnować, by na rachunku znalazła się nazwa naszej firmy oraz dokładny adres. Będzie to jasny dowód na to, że dana faktura dotyczy naszego przedsiębiorstwa.

Niemiecki rachunek a opis wykonywanych świadczeń

To jeden z bardzo ważnych punktów w wystawianej fakturze! Należy pamiętać, aby określić rzeczywiście wykonane usługi ściśle i szczegółowo. Jeżeli użyjemy do określenia ogólnych pojęć, nie precyzując ich, może się zdarzyć, że stracimy prawo odtrącenia sobie podatku od takiego rachunku. Należy więc precyzyjnie i dokładnie określać usługi, które wykonaliśmy. W przypadku błędnie wystawionego rachunku, stosowane są korekty. Może je stosować osoba, która wystawiła dany rachunek. Nie ma obowiązku wystawiania nowego rachunku, należy jedynie uzupełnić brakujące dane bądź zmienić błędne informacje.

Wystawianie faktur, jak również ich przyjmowanie wymaga zatem szczególnej uwagi. Prowadząc firmę na terenie Niemiec, powinniśmy stosować się do opisanych w tym artykule zagadnień i unikać błędów, które często obnaża dopiero kontrola z Finanzamtu.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26