Choć nie wszyscy o tym wiedzą, zgodnie z par. 4 ustęp 3 ustawy o podatku dochodowym również w przypadku prowadzenia tzw. rachunku przychodów i rozchodów podatnik zobowiązany jest w pewnych okolicznościach do prowadzenia księgi kasowej. Administracja finansowa wywodzi ten obowiązek ze współdziałania większej liczby pojedynczych norm i przepisów (w szczególności par. 22 ustawy o podatku dochodowym, par. 140 do 148 ordynacji podatkowej, par. 63 rozporządzenia wykonawczego do ustawy o podatku VAT), wymagając, by każda transakcja była rejestrowana oddzielnie. Tylko taki obowiązek rejestrowania transakcji ma zagwarantować dokładną kontrolę wszystkich wpływów gotówkowych. Również osoby wykonujące tzw. wolne zawody, jak np. prowadzący własną praktykę psychoterapeuci, mogą zostać uznani przez administrację finansową za przedsiębiorstwo o wysokich wpływach gotówkowych, jeśli ich obroty gotówkowe stanowią więcej niż 10% obrotu łącznego.

Otwarta kasa sklepowa

Obowiązek rejestrowania każdej pojedynczej transakcji za pomocą księgi kasowej nie znika również w przypadku prowadzenia tzw. otwartej kasy sklepowej. Prowadząc tego typu kasę, należy sporządzać codziennie raport kasowy, który powinien być skonstruowany tak, by uwzględniał wszelkie dokonane w danym dniu transakcje. Stan gotówki w kasie powinien być wyliczony „co do centa” (sumaryczne wpływy gotówkowe). W celu ustalenia sumy dziennych wpływów należy odjąć od końcowego stanu kasy kwotę wkładów, potwierdzoną za pomocą wewnętrznego dokumentu księgowego. Do tego dochodzą również poczynione w czasie dnia wydatki gotówkowe oraz pobrania gotówki, także wymagające pokwitowania w formie wewnętrznego dokumentu księgowego. Po odjęciu powyższych otrzymamy sumę dziennych wpływów. Codzienne ustalenie faktycznego stanu kasy (tzw. zamknięcie dnia) jest nieodzownym warunkiem i niezastąpioną podstawą do ustalenia dziennych przychodów (dziennego utargu). Pobrania gotówki oraz wkłady gotówkowe muszą być udokumentowane za pomocą pokwitowań, inaczej prowadzenie kasy zostanie uznane za niezgodne z przepisami, zarówno pod względem formalnym, jak i materialnym. Nie ma konkretnych wymagań formalnych odnośnie do wewnętrznych dokumentów księgowych. Obowiązuje jednak zasada, że każda operacja księgowa musi być powiązana z odpowiednim pokwitowaniem lub dokumentem księgowym. Jeśli w przypadku tzw. otwartej kasy sklepowej brakować będzie codziennych protokołów wypłaty stanu kasy w momencie zamknięcia dnia, stanowić to będzie brak formalny, który sam w sobie jest już podstawą do dokonania doszacowania przez urząd skarbowy. To samo odnosi się również do braku raportów kasowych przy prowadzeniu tego typu kasy.

Brak obowiązku odrębnego rejestrowania każdej transakcji

Wyjątek od opisanej wyżej reguły stanowią przypadki, w których towary o stosunkowo niskiej wartości sprzedawane są bliżej nieokreślonej, licznej grupie nie dających się zidentyfikować osób. Przykładami tego są między innymi:

– handel detaliczny produktami spożywczymi, wyrobami tytoniowymi, artykułami papierniczymi lub pasmanteryjnymi, jak również tzw. sklepiki z niskimi cenami oraz mikroprzedsiębiorstwa;

– sklepy samoobsługowe, supermarkety, automaty sprzedażowe;

–       mobilne sklepy (tzw. sklepy na kołach), rzemieślnicy prowadzący czynności sprzedażowe, stragany targowe;

–       piwiarnie, lokale gastronomiczne oraz bary.

Elektroniczne kasy fiskalne

Jeśli wraz z rachunkiem przychodów i rozchodów używamy kasy fiskalnej lub kasy komputerowej, konieczne jest przestrzeganie wymogów ujętych w piśmie Federalnego Ministerstwa Finansów z 26 listopada 2010 (przechowywanie dokumentów cyfrowych w przypadku transakcji gotówkowych) oraz w zasadach dotyczących właściwego prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych, wykazów i innych dokumentów w elektronicznej formie (GoBD) z 14 listopada 2014. Poszczególne dane istotne z punktu widzenia podatkowego należy przechowywać w formie cyfrowej w pełnej, nie podlegającej zmianom wersji. Jeśli kasa nie jest w stanie dokonywać zapisu poszczególnych danych i nie ma również możliwości eksportowania ich na potrzeby kontroli skarbowej, wystarczy, jeśli przechowywany będzie pełen wydruk kasowy z zamknięcia każdego dnia. W takim przypadku nie ma konieczności przechowywania rolki kasowej z zapisem poszczególnych transakcji. Należy też zwrócić uwagę na fakt, że konieczne jest odrębne księgowanie transakcji gotówkowych i bezgotówkowych. Ewidencjonowanie jedynie transakcji bezgotówkowych (płatności kartą) również stanowić będzie brak formalny.

Przeprogramowanie kasy fiskalnej

Od 1 stycznia 2017 istnieć będzie obowiązek posiadania kasy rejestrującej w formie paragonów każdą pojedynczą transakcję. Oznacza to również, że wszystkie dokonane transakcje muszą zostać zapisane w systemie tak, by później istniała możliwość ich odtworzenia. Jeśli system kasowy nie dysponuje pamięcią pozwalającą na prowadzenie szczegółowego rejestru danych, który może być zapisywany i analizowany na zewnętrznych nośnikach, mamy do czynienia z brakami zarówno formalnymi, jak i materialnymi, uprawniającymi urząd skarbowy do dokonania tzw. doszacowania. Kasy nie spełniające opisanych wymogów muszą zostać przeprogramowane najpóźniej do końca 2016 roku.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26