Warto wysyłać ponaglenia

Postępowanie prawne przeciwko klientowi, który zwleka z płatnościami i nie uregulował swoich rachunków, nie rozpoczyna się automatycznie. W całości przedstawianego procesu ponaglenie do zapłaty odgrywa bardzo ważną rolę. Jeżeli w umowie między klientem lub w wystawionym rachunku zawarta jest dokładna data płatności, należy wyjść z założenia, że jeżeli klient nie zapłaci do określonego i uzgodnionego terminu następuje opóźnienie w płatnościach. Natomiast kiedy w umowie lub rachunku nie podaliśmy dokładnego terminu płatności, rachunek jest płatny z góry. W praktyce staje się płatny dopiero po 30 dniach i dopiero wtedy brak wpłaty można określić jako opóźnienie. Jeśli chcemy odzyskać zaległość wcześniej, należy wysłać upomnienie z uwzględnieniem wymagalności spłaty. Z prawnego punktu widzenia wezwanie do zapłaty nie jest konieczne, jeżeli klient zalega już dłuższy okres czasu z płatnościami. Od razu można wnieść sprawę do sądu i rozpocząć postępowanie upominawcze. W praktyce stosuje się jednak zwykle upomnienia, by przypomnieć o zobowiązaniach wobec przedsiębiorcy. Jest to droga bardziej opłacalna, która nie wywoła złości w klientach, jaką z  pewnością spowodowałoby skierowanie sprawy na drogę sądową.

Formy wezwania do zapłaty

Jednak optymalnego sposobu na upomnienie, który pozwoli nam osiągnąć wyznaczony cel, nie ma. Zwykle i prawnie bezpiecznie powinno się stosować pisemne upomnienia. Wyróżnia się jednak również ustne upomnienia (telefoniczne). Należy jednak zwrócić uwagę na wady i zalety tejże formy. Zaletą ustnego upomnienia jest przede wszystkim to, że od razu możemy zmusić klienta do wytłumaczenia się, drogą telefoniczną można też usunąć wszelkie nieporozumienia. Ustne upomnienia z reguły wywołują zamierzony cel – szybciej zyskujemy zaległe pieniądze. Istnieją jednak wady ustnego przekazu upomnienia. Nie można udowodnić danej rozmowy telefonicznej i sposób ten może stać się bardziej czasochłonny niż zwykłe, standardowe pismo upominawcze.

Wysyłanie wezwania do zapłaty

Z reguły ważne jest, by ustalić dokładnie postępowanie w wezwaniach, określić terminy i stosować się do nich. Przyzwyczaja to klienta do opłacania rachunków w terminie. Systematyczny sposób postępowania sprawia, że również w firmie stosuje się pewną dyscyplinę i określony plan działania. Jeżeli chcemy mieć pewność, że pismo zostanie przekazane właściwej osobie, powinniśmy wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Plan działania, czyli kolejność i termin wysyłania wezwań

Pierwsze wezwanie powinno zostać wysłane dwa dni po terminie, w którym klient powinien uiścić swoje płatności. Jeżeli klient nie spełnia swoich zobowiązań płatniczych, należy od razu działać. Po wysłaniu zaleca się sprawdzać co tydzień lub codziennie księgowane transakcje płatnicze. Jeżeli do 7–14 dni nie otrzymamy zapłaty, można przygotować kolejne wezwanie. Większość klientów dokonuje zapłaty po pierwszym wezwaniu. Są jednak i tacy, którzy nadal nie płacą, z tego powodu istnieje termin wysyłania drugiego i trzeciego wezwania. Kolejne upomnienie należy wysłać w 7.–14. dniu po wysłaniu drugiego upomnienia. Kiedy po trzecim upomnieniu klient nadal nie dokonał zaległej wpłaty, należy przemyśleć kolejne kroki działania.

Sądowe postępowanie upominawcze

W każdym kraju związkowym Niemiec poprzez centralne sądy można drogą internetową złożyć standardowy wniosek upominawczy. Dłużnikowi zostanie wystawiony ustawowy nakaz zapłaty. Po otrzymaniu nakazu powinien zareagować i dokonać zapłaty. Istnieje alternatywa do sądowego postępowania upominawczego, którą jest skarga. Jest to jednak działanie obejmujące znacznie wyższe koszty.

Inkaso – windykacja należności

Istnieje również możliwość przekazania zaległych rachunków do biura windykacyjnego. Przy czym znów zostajemy obciążeni ogromnymi kosztami, gdy dłużnik pozostaje niewypłacalny. W związku z występowaniem kolejnych kosztów powinniśmy przede wszystkim skontrolować, czy istnieją jeszcze perspektywy, by odzyskać zaległe rachunki.

Tekst upomnienia

Tekst upomnienia powinien być napisany w miłym tonie, jednak w sposób jednoznaczny. W zależności od etapu wezwania stopień powagi powinien wzrastać. Pierwsze napomnienie to przypomnienie klientowi o zapłacie, drugie powinno być bardziej rzeczowe. W kolejnym piśmie powinniśmy już umieścić termin zapłaty. Równocześnie można wspomnieć o wszczęciu prawnego postępowania, gdy dłużnik nadal nie uiścił opłaty. Ważne jest również, by w pismach przedstawić po raz kolejny swoje dane bankowe.

Dane rachunku

W liście upomnienia należy wymienić wszystkie zaległe pozycje, które nie zostały zapłacone. Każdy rachunek powinien zawierać numer, datę wystawienia, kwotę do zapłaty oraz termin. W praktyce sprawdziło się również podawanie w upomnieniu rachunków już wystawionych, których termin jeszcze nie upłynął. Należy jednak dokładnie podkreślić, że nie są one do zapłacenia „na już”.

Koszty upomnienia

W wysyłanych wezwaniach do dłużnika można zawrzeć również odsetki i dotychczas powstałe koszty z powodu zwłoki w zapłacie. Jeżeli koszty te mają zostać pokryte przez klienta, należy to uwzględnić jednak wcześniej przy zawieraniu umowy i zapisać w ogólnych warunkach transakcji. Wykazanie kosztów związanych z wysyłaniem kolejnych napomnień również można przedstawić w piśmie. Dłużnik powinien być poinformowany o występujących kosztach.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26