Jeśli jesteś samozatrudniony w Niemczech i masz obowiązek prowadzenia księgowości, musisz archiwizować wiele dokumentów. Oznacza to również przechowywanie każdego wyciągu bankowego (cyfrowego lub analogowego) przez wiele lat. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować wysokimi karami.

Ważna zmiana od stycznia

Najpierw dobra wiadomość: Według ARAG Rechtsschutz, prawny obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, w tym wyciągów bankowych, wynosił wcześniej dziesięć lat. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują tu nowe zasady. Ustawodawca skrócił bowiem ten okres do ośmiu lat na mocy ustawy o odciążeniu biurokracji IV. Dotyczy to wszystkich dokumentów, których poprzedni termin nie upłynął jeszcze 1 stycznia 2025 roku. 

Zmianie uległa również kwestia tego, kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od początku roku obrotowego 2024 obowiązują nowe progi obrotów i zysków. Jeśli roczny obrót przekracza 800 000 euro lub zysk przekracza 80 000 euro, istnieje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wcześniej progi te wynosiły odpowiednio 600 000 i 60 000 euro.

Jest to uregulowane w sekcji prawa podatkowego niemieckiego kodeksu podatkowego. Zastosowanie mają również przepisy handlowe niemieckiego kodeksu handlowego i przepisy branżowe. Samozatrudnieni muszą zatem dokładnie sprawdzić, jakie dokumenty (w tym wyciągi) muszą przechowywać i jak długo. Terminy różnią się w zależności od dokumentu i podstawy prawnej. 

Takie grożą grzywny za brak wyciągu

Istnieje prosty powód, dla którego samozatrudnione osoby, które mają obowiązek prowadzenia księgowości, muszą przechowywać każdy wyciąg bankowy przez określony czas. Dokumenty te są bowiem centralnym elementem prawidłowej ewidencji podatkowej, która jest szczególnie interesująca dla urzędu skarbowego.

Władze mogą zarządzić kontrolę podatkową z mocą wsteczną do dziesięciu lat. Wyciągi z kont dokumentują transakcje płatnicze (np. wpływy od klientów lub wydatki na koszty operacyjne), umożliwiają śledzenie transakcji biznesowych i służą jako dowód w przypadku sporu.

Naruszenie wymogów prawnych może prowadzić do grzywien i innych sankcji. Według Virchow Bund, grzywny w wysokości „do 50 000 euro, a nawet kary pozbawienia wolności mogą zostać nałożone w przypadku zbyt wczesnego zniszczenia dokumentów podatkowych”. Jeśli dostęp do danych nie zostanie przyznany w przypadku paragonów cyfrowych, urząd skarbowy jest uprawniony do nałożenia kary za zwłokę w wysokości od 2 500 do 2 500 000 euro zgodnie z Ordynacją podatkową. Dlatego tym bardziej warto prawidłowo przechowywać wyciągi z kont lub je udostępniać.

Źródło: focus

Zdjęcie: freepik