Otóż przedsiębiorcy, którzy poprzez duży festyn letni czy drogą imprezę bożonarodzeniową chcieliby podziękować pracownikom za ich osiągnięcia oraz wzmocnić motywację zespołu na kolejny rok, muszą szczególnie dobrze przygotować imprezę firmową, jeśli ma być ona zwolniona z podatku. Ale zacznijmy od początku. Wyliczenie kosztów imprezy firmowej w przeliczeniu na uczestnika następuje w trzech krokach. Najpierw ustalane są łączne koszty przedsięwzięcia. Następnie należy dokonać przeliczenia kosztów „na głowę” – w odniesieniu do pojedynczego uczestnika. W ostatnim kroku trzeba sprawdzić, czy dany pracownik pojawił się na imprezie sam. Jeśli przybył z osobą towarzyszącą, związane z nią nakłady sumują się z kosztami przypadającymi na tego pracownika. W przypadku limitu 110 euro mamy do czynienia z kwotą brutto, a więc kosztami wraz z należnym podatkiem VAT.
Krok I – wyliczenie łącznych kosztów imprezy firmowej
Od okresu podatkowego 2015 przy wyliczaniu łącznych kosztów imprezy firmowej w odniesieniu do limitu 110 euro obowiązują następujące zasady: Sumowane są wszystkie wydatki przedsiębiorcy wraz z należnym podatkiem VAT. Nie ma przy tym znaczenia, czy można je przyporządkować indywidualnie do poszczególnych pracowników, czy też jest to część kosztów, które ponosi pracodawca na rzecz podmiotów trzecich w związku z kompleksową organizacją imprezy. Należą do nich w szczególności wydatki na jedzenie, napoje, występy muzyczne czy też gaże artystów, wynagrodzenie event managera, koszty wynajmu i dekoracji sali, koszty związane z planowaniem etc. Do limitu 110 euro wliczają się również koszty przejazdu. Nieopodatkowane świadczenia obejmujące koszty podróży nie mogą być uwzględnione w przypadku imprezy firmowej. To samo odnosi się do rachunkowych kosztów własnych pracodawcy, gdy np. spotkanie firmowe jest przygotowywane przez własnych pracowników. Kiedy więc impreza firmowa jest zwolniona z podatku? Odpowiedź brzmi: Jej koszty nie zaliczają się do przychodów z pracy najemnej, jeśli nie przekraczają one 110 euro w przeliczeniu na uczestnika, a sama impreza została zorganizowana dla wszystkich osób zatrudnionych w firmie lub jej danym oddziale/wydziale. Jeśli koszty imprezy brutto w przeliczeniu na uczestniczącego pracownika nie przekraczają 110 euro, dopuszczalne jest odliczenie VAT zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami. W przypadku kosztów wyższych niż 110 euro na uczestnika możliwość odliczenia VAT przepada całkowicie.
Krok II – ustalenie kosztów imprezy firmowej w przeliczeniu na uczestnika
W drugim kroku pracodawca musi ustalić koszty imprezy w przeliczeniu „na głowę”, dzieląc ustalone w pierwszym kroku łączne koszty przez liczbę uczestników.
Krok III – ustalenie kosztów w przeliczeniu na liczbę faktycznych uczestników imprezy
Jeśli pracownik zabiera na imprezę firmową swojego męża/żonę lub inną osobę towarzyszącą, urząd skarbowy przyporządkowuje ten dodatkowy koszt właśnie do niego. W ten sposób limit 110 euro na uczestnika łatwo może zostać przekroczony. Powyższa kwota wolna ma jednak jedną ważną zaletę w porównaniu z poprzednimi limitami. Nawet w przypadku jej przekroczeniu suma 110 euro na pracownika pozostaje zwolniona z podatku w odniesieniu do dwóch imprez firmowych w danym roku kalendarzowym. Jeśli dana impreza firmowa jest już trzecią z kolei w danym roku, jej koszty są objęte podatkiem od wynagrodzenia nawet wtedy, gdy nie przekraczają one limitu 110 euro w przeliczeniu na uczestnika. Pracodawca ma jednak prawo wyboru. Oznacza to, że podatkowi od wynagrodzenia niekoniecznie muszą podlegać koszty trzeciej z kolei imprezy firmowej w danym roku. Pracodawca sam może zdecydować, za którą z trzech imprez odprowadzi podatek od wynagrodzenia. Dzięki temu może on wybrać imprezę z najniższymi kosztami. Jeśli kwota wolna 110 euro zostanie przekroczona, pracodawca może odprowadzić od podlegającej opodatkowaniu części wynagrodzenia zryczałtowany podatek w wysokości 25% plus dodatek solidarnościowy oraz zryczałtowany podatek kościelny. Zryczałtowanie skutkuje jednak zwolnieniem ze składek na ubezpieczenie społeczne.
Warto wiedzieć:
Gdy koszty imprezy firmowej w przeliczeniu na uczestnika przekraczają 110 euro, podatek od wynagrodzenia należy odprowadzić jedynie od kwoty wykraczającej poza ten limit.
