Z podróżami służbowymi nieodłącznie związane są koszty – przejazdu, noclegu czy wyżywienia. Idealną opcją byłoby pełne odliczenie tych kosztów, jako wydatków operacyjnych. Niestety, ustawodawca dokładnie określił podlegające odliczeniu kwoty, biorąc przy tym pod uwagę również cel wyjazdu służbowego. Znając szczegóły niniejszych uregulowań, można wybrać dla siebie najkorzystniejsze rozwiązanie. Warto przy tym pamiętać, że od 1 stycznia 2014 obowiązują nowe reguły związane z wprowadzoną reformą kosztów podróży.

Wartość kosztów podróży określana przez urząd skarbowy jest uzależniona od celu, w jakim odbył się wyjazd służbowy. Nakłady związane z podróżą mogą być uznane za wydatki operacyjne tylko wtedy, gdy podróżujesz w celach zawodowych. Oznacza to, że w danym momencie wykonujesz obowiązki zawodowe poza swoim mieszkaniem oraz tzw. pierwszym miejscem zatrudnienia (niem. erste Tätigkeitsstätte). Pierwsze miejsce zatrudnienia do 2014 roku określane było mianem „regularnego miejsca zatrudnienia” (niem. regelmäßige Arbeitsstätte). W większości przypadków oznacza ono naszą własną firmę, czasem może być to jednak np. zagraniczna filia przedsiębiorstwa, w której spędzamy większość czasu. Powinno to zostać ustalone przez Ciebie – jako przedsiębiorcę – w porozumieniu z właściwym urzędem skarbowym, ponieważ fakt ten może powodować pewne zmiany podatkowe w odniesieniu do poszczególnych pracowników.

Koszty podróży

Do kosztów podróży związanych z obowiązkami zawodowymi wykonywanymi przez przedsiębiorcę poza miejscem codziennej pracy zaliczają się:

1. Wyżywienie

Nie można jednak odliczyć faktycznie poniesionych kosztów wyżywienia, lecz pewne ustalone kwoty. Obowiązuje przy tym zasada, że każdy dzień rozliczany jest osobno. W przypadku kilku wyjazdów służbowych przypadających na ten sam dzień czas podróży należy zsumować.

Do 2014 roku:

od 8 do 14 godzin: 6 euro

od 14 do 24 godzin: 12 euro

24 godziny: 24 euro

Od 2014 roku obowiązują tylko dwie zryczałtowane kwoty:

od 8 do 24 godzin: 12 euro

24 godziny: 24 euro

Uwaga:

Dzień przyjazdu oraz dzień odjazdu objęte są odrębną, zryczałtowaną stawką w wysokości 12 euro, jeśli mamy do czynienia z kilkudniową podróżą służbową wraz z noclegami.

2. Nocleg

Faktyczne koszty noclegu mogą zostać odliczone jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa, jeśli jesteś w stanie je odpowiednio udokumentować (np. za pomocą faktur). Na tego typu wydatki obowiązuje obniżona stawka VAT w wysokości 7%.

Wskazówka:

Zryczałtowana stawka w wysokości 20 euro możliwa jest bez udokumentowania tylko wtedy, gdy pracodawca zwraca ją swojemu pracownikowi. Nie ma to zastosowania w odniesieniu do przedsiębiorców, którzy chcieliby ją zakwalifikować jako wydatek operacyjny lub koszty uzyskania przychodu.

Uwaga:

Od 2014 roku podróże służbowe dzielą się na jedno- i wielodniowe. W przypadku podróży wielodniowych z noclegiem poza miejscem zamieszkania, na dzień przyjazdu oraz dzień odjazdu przysługuje ryczałt w wysokości 12 euro, niezależnie od liczby godzin spędzonych w podróży. Jeśli jednak wyjazd służbowy trwa tylko 1 dzień lub nie jest związany z noclegiem poza miejscem zamieszkania, ryczałt na dzień przyjazdu oraz dzień odjazdu obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy podróż w danym dniu trwała co najmniej 8 godzin. Koszty śniadania, obiadu czy kolacji muszą zostać wykazane oddzielnie, ponieważ są objęte regularną stawką VAT w wysokości 19%. Wszystkie mogą jednak zostać ujęte jako zbiorcza pozycja w wykazie. A do tego typu kosztów należą również: transport bagażu, czyszczenie i prasowanie odzieży, opłaty parkingowe, koszty komunikacji (maile, telefony), czyszczenie obuwia, koszty transportu pomiędzy dworcem a lotniskiem etc.

Świadczenia dodatkowe oraz pozostałe koszty związane z podróżą

Koszty wyżywienia, jak np. opłata za śniadanie, muszą zostać wyodrębnione w faktycznej wysokości z ryczałtu na tzw. usługi serwisowe. Taki ryczałt lub pozostałe koszty związane z podróżą mogą też zostać w pełni odliczone jako wydatki operacyjne za pomocą pojedynczych rachunków.

Wyjątek:

Jeśli w ryczałcie ujęte zostały czysto prywatne usługi, jak np. prywatne rozmowy telefoniczne, masaże, korzystanie z minibaru lub płatnej telewizji, koszty te również muszą zostać wyodrębnione. Jeżeli nie da się ustalić faktycznej kwoty dla poszczególnych pozycji, urząd skarbowy uzna, iż całość ryczałtu na usługi serwisowe została przeznaczona na cele prywatne. Wówczas nie będzie można jej odliczyć jako wydatku operacyjnego. Nie będzie też możliwości odliczenia podatku VAT z takich rachunków.

Wyliczenie kosztów noclegu w przypadku rachunków zbiorczych

Jeśli zakwaterowanie i wyżywienie zostały ujęte jako łączna suma, konieczne jest wyodrębnienie kosztów wyżywienia. Jeśli nie jest możliwe ustalenie ryczałtu za wyżywienie (np. w formie opłaty za śniadanie), należy pomniejszyć łączną sumę o 20 lub 40% maksymalnej zryczałtowanej kwoty na wyżywienie, wynoszącej 24 euro. Konkretnie oznaczać to będzie:

– w przypadku śniadania pomniejszenie o 20% z 24 euro, co daje 4,80 euro; łączna suma rachunku zostanie więc pomniejszona o 4,80 euro;

– w przypadku obiadu lub kolacji następuje pomniejszenie o 40% z 24 euro, co daje nam zmniejszenie sumy rachunku o 9,60 euro.

To samo odnosi się do tzw. ryczałtu na usługi serwisowe, w którym zostałoby ujęte np. śniadanie.

Odliczenie podatku VAT z faktycznie poniesionych kosztów

Możesz odliczyć VAT z faktycznie poniesionych kosztów na wyżywienie lub nocleg, jeśli otrzymasz fakturę, która została wystawiona na ciebie i w której wykazana została dokładna wartość tego podatku. Odnosi się to jednak wyłącznie do faktur opiewających na sumę większą niż 150 euro.

Co w przypadku, gdy koszty podróży bierze na siebie klient?

Klienci często biorą na siebie koszty związane z podróżą, jak np. wydatki na benzynę czy bilety kolejowe/lotnicze. Bardzo często żądają wtedy wydania oryginałów rachunków/paragonów i jednocześnie życzą sobie, by koszty te zostały ujęte w wystawionej przez przedsiębiorcę fakturze. Nie jest to jednak dopuszczalne. Zamiast tego przedsiębiorca powinien umieścić na fakturze kwotę netto tychże wydatków i dodatkowo doliczyć do niej VAT, nie wydając jednak oryginałów rachunków/paragonów. W razie potrzeby zawsze można udostępnić klientowi ich kopie.

Koszty w przypadku podróży zagranicznych

Przy podróżach zagranicznych przedsiębiorcy mogą odliczyć jako wydatki operacyjne tylko faktyczne koszty noclegu. Jeśli w cenie noclegu zawarte jest śniadanie lub ryczałt za usługi serwisowe, koszty te – podobnie jak w przypadku podróży krajowych – muszą zostać wyodrębnione. Podróże zagraniczne również objęte są zryczałtowanymi kwotami na wyżywienie. Są one jednak zróżnicowane w zależności od kraju będącego celem podróży.