Kwestia ta nie bez przyczyny jest szczególnie istotna dla fiskusa. Kluczowym punktem kontroli w przypadku przedsiębiorstw o wysokich wpływach gotówkowych jest bowiem strona przychodów. Poza tym kontrola danych kasowych w Niemczech jest zwyczajnie opłacalna dla urzędu skarbowego. Już przy niewielkich deficytach kasowych nakładane są dopłaty podatku. Poniżej najważniejsze informacje dla właścicieli zakładów rzemieślniczych, jak prawidłowo prowadzić kasę z perspektywy podatkowej oraz w jaki sposób zapobiec doszacowaniom ze strony fiskusa lub przynajmniej je zminimalizować.
Brak instrukcji obsługi
Nawet jeśli każdy cent twoich wpływów został zarejestrowany za pomocą kasy i w ten sposób opodatkowany, nie oznacza to jeszcze, że wyjdziesz bez szwanku z kontroli kasy prowadzonej przez urząd skarbowy. Jasno pokazuje to przypadek, który miał niedawno miejsce. Przedsiębiorca nie posiadał instrukcji obsługi kasy fiskalnej, którą mógłby przedłożyć kontrolerowi skarbowemu, ani dokumentacji rejestrującej zmiany ustawień parametrów kasy od momentu jej zakupu. Wskutek tego został obciążony doszacowaniem do dochodu i obrotu, a tym samym dopłatą podatku.
Umiejętność negocjacji – zawsze w cenie
Jeśli kontroler urzędu skarbowego natrafi na ewidentne braki kasowe, przedstawiona przez niego wysokość doszacowań zwykle będzie dotyczyła najczarniejszego scenariusza. Inaczej mówiąc, jeśli będziesz miał dobre argumenty czy dowody przemawiające za prawidłowym księgowaniem wpływów gotówkowych, kwota doszacowania z reguły podlegać będzie jeszcze negocjacji.
Koniecznie przechowuj archiwalne dane kasowe
Z powodu nowych wytycznych w zakresie elektronicznych systemów kasowych, które wchodzą w życie od 1 stycznia 2020, coraz więcej przedsiębiorców inwestuje w nowe kasy fiskalne. Można jednak popełnić przy tym pewien fatalny błąd. Jeśli w przyszłości dojdzie do kontroli skarbowej, niemiecki fiskus zapewne będzie chciał też zweryfikować dane pochodzące ze starej (sprzedanej bądź zezłomowanej) kasy fiskalnej. Sytuacja okaże się bardzo nieciekawa, gdy nie będziesz już w jej posiadaniu lub gdy niemożliwe będzie odczytanie zapisanych danych. Będzie to bowiem oznaczało rażący brak kasowy, a co za tym idzie – doszacowania ze strony urzędu skarbowego.
Problem z księgą kasową
Jeśli ustalasz zysk na podstawie prostego rachunku przychodów i rozchodów, zasadniczo nie jesteś zobowiązany do prowadzenia księgi kasowej. Jednak również wówczas jesteś zobligowany do prowadzenia kasy w sposób ściśle odpowiadający wymogom podatkowym. Jak każdy przedsiębiorca codziennie musisz określać sumę wpływów oraz stan kasy. Jeśli nie będziesz prowadził tego rodzaju zapisów ani księgi kasowej, a urząd skarbowy natrafi na deficyty kasowe, trzeba będzie się liczyć z doszacowaniem dochodu, wynoszącym od 5 do 8%.
Dokumentacja funkcjonowania kasy
Nowym trendem podczas kontroli danych kasowych stała się ostatnio kontrola dokumentacji dotyczącej funkcjonowania kasy fiskalnej. Jeśli masz kasę, ale nigdy o czymś takim nie słyszałeś, witaj w klubie. Tylko nieliczne firmy są w stanie przedłożyć tego rodzaju dokumentację podczas kontroli kasy. Nawet jeśli nic nie wskazuje na to, by w najbliższym czasie miało dojść do nieoczekiwanej wizyty urzędnika skarbowego, co może być przyczyną uznania danych kasowych za nieważne i skończyć się doszacowaniami, dokumentacja funkcjonowania kasy powinna opisywać, jakie skutki miało wprowadzenie danych do kasy, jakich zmian dokonano w jej ustawieniach fabrycznych i jaki dodatkowy osprzęt i oprogramowanie są powiązane z kasą.
Zanotuj przyczyny anulowania
Typowym błędem kasowym, którego doszukują się doświadczeni kontrolerzy skarbowi, są anulacje (storno), które nie występują bezpośrednio po zarejestrowaniu na kasie danych pozycji, lecz pojawiają się nagle bez związku z wprowadzonymi przychodami. Jeśli tego rodzaju anulacje nie zostaną podparte wiarygodnymi uzasadnieniami, urząd skarbowy wyjdzie z założenia, że doszło do późniejszego pomniejszenia wpływów gotówkowych. Pojawi się więc zarzut świadomego zaniżenia dochodów i doszacowanie do dochodów i obrotu ze strony fiskusa.
Postępowanie karno-skarbowe – nie, dziękuję
W przypadku udowodnienia ewidentnego zaniżenia wpływów kontroler skarbowy dokonuje z reguły doszacowań podatkowych. Powiadomi on również wydział karny urzędu skarbowego, który zdecyduje, czy konieczne będzie wszczęcie postępowania z powodu oszustwa podatkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorcy powinni zawsze skorzystać z usług prawnika lub doradcy podatkowego specjalizującego się w postępowaniu karno-skarbowym, gdyż w grę wchodzą tutaj dodatkowe grzywny, jak i kary w zawieszeniu.
Niezapowiedziana kontrola stanu kasy – wypracuj zasady działania
Nawet jeśli nic nie wskazuje na to, by w najbliższym czasie miało dojść do nieoczekiwanej wizyty urzędnika skarbowego i niezapowiedzianej kontroli stanu kasy, trzeba być przygotowanym na taką okoliczność. Warto wypracować sobie plan działania, który będzie określał, jak powinieneś zachować się ty i twój personel, gdy w drzwiach firmy nagle pojawi się kontroler.
***
Masz pytanie? Zadzwoń lub umów się na spotkanie:
+48 77 403 24 26
Adres:
ul. Opolska 133,
46-081 Dobrzeń Mały
