Dane księgowe stanowią bazę dla bilansu rocznego. Na ich podstawie następuje ustalenie zysku i sporządzenie deklaracji podatkowej. Istnieją pewne ustawowe wytyczne w zakresie księgowości, dzięki którym informacje przekazywane do urzędu skarbowego mają być zrozumiałe i możliwe do weryfikacji. Część tych przepisów wynika już z samego postępowania, służącego ustaleniu zysku. Zasadniczo istnieją dwie metody ustalania wyniku finansowego: bilans (z rachunkiem zysków i strat) oraz rachunek przychodów i rozchodów. Wybór bilansu lub rachunku przychodów i rozchodów zależy od rodzaju i wielkości prowadzonego przedsiębiorstwa.

Obowiązek prowadzenia zapisów rachunkowych

Poza tym obowiązują także ogólne wytyczne odnośnie do okresu, rodzaju i zakresu przechowywania dokumentów handlowych. Pewnego rodzaju dane (jak np. deklaracje VAT, informacje podsumowujące) należy przekazywać do urzędu skarbowego nie tylko na koniec roku, lecz również w jego trakcie.

1. Zapisy księgowe muszą być prowadzone w sposób kompletny, poprawny, terminowy oraz uporządkowany.
2. W przypadku dokonywania zmian konieczne jest zachowanie i możliwość późniejszego dostępu do pierwotnej treści. Poza tym w dokumentach należy podać datę sporządzenia korekty.
3. Jeśli księgowość prowadzona jest za pomocą oprogramowania, należy zagwarantować niezwłoczny dostęp do elektronicznych danych w całym okresie ich przechowywania.
4. Przedsiębiorcy handlujący hurtowo towarami zobowiązani są do prowadzenia księgi dostaw i wydania towarów. W przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą wystarczy, jeśli odpowiednie informacje będą wynikały z danych księgowych.
5. Jeżeli wpływy gotówkowe ustalane są za pomocą początkowego i końcowego stanu kasy lub poprzez kasę fiskalną (kiosk, gastronomia), konieczne jest prowadzenie księgi kasowej.
6. Wpływy i wydatki kasowe powinny być rejestrowane codziennie.

Obowiązek przechowywania dokumentacji

Wszystkie uwzględnione w procesie księgowania dokumenty i potwierdzenia muszą być przechowywane przez okres co najmniej 10 lat. Pozostałe pisma istotne dla urzędu skarbowego (np. listy handlowe, e-maile), należy przechowywać przez okres 6 lat. Jeśli bilans lub rachunek przychodów i rozchodów były sporządzane za pomocą oprogramowania księgowego, program wraz z zabezpieczonymi danymi również musi być przechowywany przez 10 lat.

Uwaga!

Początek okresu przechowywania liczony jest od momentu końca roku, w którym np. została wystawiona faktura lub sporządzono inwentarz. Jeśli chodzi o bilans roczny, jego okres przechowywania zaczyna swój bieg w roku, w którym dokument został sporządzony.

Deklaracje dla podatku VAT – terminy

Zasadniczo przedsiębiorca zobligowany jest do przesłania deklaracji VAT online do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od zakończenia miesiąca kalendarzowego lub kwartału. Jednocześnie płatny jest też sam podatek.

1. Comiesięczna płatność VAT-u
   Miesięcznego rozliczenia z urzędem skarbowym dokonują osoby rozpoczynające samodzielną działalność gospodarczą, jak również wszyscy przedsiębiorcy, których roczna kwota VAT-u wynosi co najmniej 7500 euro.
2. Kwartalne rozliczanie VAT-u
   Urząd skarbowy wymaga składania deklaracji jedynie raz na kwartał, jeśli roczna kwota VAT-u przedsiębiorcy jest mniejsza niż 7500 euro.3.
3. Składanie deklaracji raz w roku bez wcześniejszego uiszczania podatku

Jeśli roczna kwota VAT-u jest mniejsza niż 1000 euro, w maju kolejnego roku przedsiębiorca zobligowany jest do złożenia rocznej deklaracji dla podatku VAT. Wynikająca z niej kwota jest płatna w ciągu 4 tygodni od złożenia dokumentu w urzędzie skarbowym.

Informacja podsumowująca

Jeśli VAT nie jest naliczany w związku ze sprzedażą towarów i usług klientom spoza obszaru UE, tego typu obroty podlegają zgłoszeniu do Centralnego Federalnego Urzędu ds. Podatków (niem. Bundeszentralamt für Steuern). Do tego celu służy tzw. informacja podsumowująca, zawierająca wykaz nabywców wraz z ich numerami identyfikacyjnymi VAT oraz łączną sumą, na jaką opiewały transakcje z danym klientem. Formularz jest przesyłany do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. Terminy zgłoszeń różnią się w zależności od tego, czy dostarczane były towary czy usługi:

1. Dostawy towarów poza Unię Europejską podlegają comiesięcznemu zgłoszeniu, najpóźniej do 25. dnia kolejnego miesiąca. Jeśli jednak kwartalne obroty wynoszą nie więcej niż 50 000 euro, wystarczy zgłoszenie raz na kwartał.
2. Podlegające opodatkowaniu usługi dostarczane poza obszar UE należy zgłaszać kwartalnie, najpóźniej do 25. dnia po zakończeniu danego kwartału.

Obliczenie zysku i deklaracja podatkowa

Wyliczenie zysku musi zostać złożone w urzędzie skarbowym wraz z deklaracją podatkową. Zasadniczo ostatecznym terminem na przedłożenie dokumentów za dany rok jest 31 maja kolejnego roku. Jeśli jednak urząd skarbowy nie wystosuje wcześniej pisemnego wezwania, wystarczy złożenie ich do 31 grudnia następnego roku.

Wyliczenie zysku jest przede wszystkim podsumowaniem liczbowym. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego dokumenty powinny jasno ukazywać, skąd wynikają poszczególne liczby i wartości. Dotyczy to w szczególności poniższych aspektów:

1. Należy prowadzić listę amortyzacji w odniesieniu do dóbr inwestycyjnych, takich jak maszyny, pojazdy itd. Muszą być w niej ujęte koszty zakupu, odpisy amortyzacyjne oraz wartości księgowe środków trwałych po dokonaniu odpisów.
2. Dla dóbr gospodarczych o niskiej wartości (pomiędzy 150 a 1000 euro) możliwe jest utworzenie pozycji zbiorczej, rozwiniętej w wykazie załączników.
3. Wydatki operacyjne przedsiębiorstwa podlegające ograniczonemu odliczeniu (jak np. upominki, koszty reprezentacyjne, dojazdy z domu do miejsca pracy) należy wyszczególnić oddzielnie.
4. W przypadku zatrudniania pracowników konieczne jest także prowadzenie zapisów rachunkowych dot. odprowadzania podatku od wynagrodzeń.
5. Należy załączyć spis wkładów i pobrań prywatnych w przypadku chęci odliczenia tzw. innych odsetek od należnych zobowiązań w kwocie wyższej niż 2050 euro. Chodzi tutaj o odsetki niezwiązane z żadnymi inwestycjami firmowymi.
6. Jeśli przedsiębiorca chce stworzyć rezerwy na późniejsze inwestycje i dokonać ich odliczenia podatkowego, szczegółowy opis danej inwestycji powinien zostać przedłożony w urzędzie skarbowym.
7. Urząd skarbowy wymaga również informacji na temat wysokości nieodpłatnie przekazanych wartości (użytkowanie samochodu i telefonu służbowego do celów prywatnych, pobranie towarów na potrzeby osobiste).