Zaczniemy od tego, jak i gdzie przechowuje się akta osobowe – na papierze czy w formie elektronicznej? Ponieważ pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych, może swobodnie decydować o miejscu i sposobie ich przechowywania. W związku z tym może on również zdecydować, czy dokumentacja jest prowadzona za pomocą tradycyjnych papierowych akt, elektronicznie czy też w jeszcze inny sposób. 

Jakie dane mogą być przechowywane w aktach osobowych, a jakie nie? 

Zawartość akt osobowych nie jest określona przepisami prawa. Decyduje o tym cel prowadzenia akt osobowych realizowany przez pracodawcę, którym zasadniczo jest dostarczenie pełnej informacji o pracowniku i jego okresach zatrudnienia. Z tego powodu pracodawca ma z reguły swobodę w decydowaniu, jakie dane umieścić w aktach, o ile jest to zgodne z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. W związku z tym dopuszczalne jest przechowywanie jedynie takich danych, które dotyczą osobistej i służbowej sytuacji pracownika oraz mają nierozerwalny związek ze stosunkiem pracy.

Innymi słowy, pracodawca ma w tym uzasadniony interes. Są to m.in. informacje dotyczące zdolności i kwalifikacji do wykonywania danej pracy czy osiągnięć zawodowych, istotne w procesie naliczania płac lub planowania zasobów ludzkich. Do tego dochodzą też: dokumenty aplikacyjne, umowa o pracę, referencje, informacje o stanie cywilnym, zmiany wynagrodzenia i udzielone upomnienia.

Wrażliwe dane dotyczące zdrowia pracownika mogą wprawdzie znaleźć się w aktach osobowych, ale muszą być specjalnie zabezpieczone przed przypadkowym dostępem osób nieupoważnionych. Niedopuszczalne jest m.in. zbieranie prywatnych informacji o pracowniku, gdyż takie dane nie mają znaczenia dla stosunku pracy. Umieszczanie dokumentów i notatek sporządzonych przez radę zakładową jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pracodawcy przysługuje prawo do informacji w tym zakresie. 

Na co trzeba zwrócić uwagę, jeśli chodzi o ochronę danych osobowych? 

Przy prowadzeniu akt osobowych dane osobowe są przechowywane, przetwarzane i usuwane. Przetwarzanie tego rodzaju informacji jest dozwolone tylko zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, dlatego wymagana jest podstawa prawna. Może to być zarówno zgoda danego pracownika, porozumienie zakładowe lub sytuacja, gdy przetwarzanie musi być niezbędne do nawiązania, realizacji lub rozwiązania stosunku pracy. Dotyczy to zarówno papierowych, jak i elektronicznych akt osobowych.

Oprócz ochrony danych pracowników pracodawca musi wziąć pod uwagę podstawowe zasady wynikające z RODO. Oznacza to m.in., że należy zbierać tylko najpotrzebniejsze dane. W tym kontekście pracodawca musi zawsze zadać sobie pytanie, czy przetwarzanie odpowiednich danych jest w ogóle konieczne dla osiągnięcia danego celu. Ponadto akta osobowe muszą być traktowane jako ściśle poufne.

Czy należy umożliwić pracownikowi wgląd do jego akt osobowych? 

Jeśli firma prowadzi akta osobowe, pracownikowi przysługuje prawo do osobistego zapoznania się z prowadzoną na jego temat dokumentacją. W związku z tym może on uzyskać wgląd do swoich akt osobowych bez podawania przyczyn. Może on również sporządzić dla siebie kopię dokumentów lub własne notatki na ich temat. Prawo to nie wygasa nawet po ustaniu stosunku pracy. 

Jak długo należy przechowywać akta osobowe po ustaniu stosunku zatrudnienia?

Skoro pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych, to nie ma również obowiązku dalszego przechowywania ich po odejściu pracownika. Natomiast jeśli chodzi o dokumenty, to należy zachować te, które mają znaczenie z punktu widzenia prawa podatkowego lub prawa ubezpieczeń społecznych. Obowiązują tu określone okresy przechowywania i tak np. listy płac muszą być przechowywane przez sześć lat.

Generalnie wszystkie dokumenty, na podstawie których pracownik może wysuwać roszczenia wobec pracodawcy nawet po ustaniu stosunku zatrudnienia, powinny być przechowywane do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.