A do kosztów tych zaliczają się nie tylko wynagrodzenie brutto czy składki na ubezpieczenie społeczne, ale również dodatek urlopowy (Urlaubsgeld), gratyfikacja bożonarodzeniowa (Weihnachtsgeld), dokształcenie pracownika czy wyposażenie miejsca jego pracy. Jakie to są dokładnie koszty, jak je naliczać i czy zatrudnienie jest dla właściciela firmy korzystne, przedstawiamy poniżej.

Właściwe obliczanie kosztów związanych z pracownikami

Aby obliczyć koszty związane z pracownikami, trzeba dokładnie zwrócić uwagę na powstałe pozycje kosztowe, do których należą:

• wynagrodzenie brutto;
• koszty pracodawcy na ubezpieczenie społeczne: rentowe 9,45%, zdrowotne 7,30%, bezrobotne 1,50%, pielęgnacyjne 1,025% – zależne od wynagrodzenia brutto (razem 19,275% – stan na rok 2014);
• składki na wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy oraz na wynagrodzenie związane z niewypłacalnością (Umlage U1, U2, U3 – zgodnie ze stawką, która obowiązuje w ubezpieczalni, pod którą podlega pracownik);
• składka na zrzeszenie zawodowe (Berufsgenossenschafft) przypadająca na pracownika;
• urlopowe bądź gratyfikacja bożonarodzeniowa (dodatek – tzw. trzynastka);
• ewentualne dodatki (na dzieci, zaopatrzenie emerytalne (Altersforsorge), premie);
• wypłata pensji w przypadku choroby lub innej nieobecności;
• edukacja, dokształcanie pracownika, kursy, szkolenia;
• koszty reprezentacyjne (targi, spotkania z klientami, delegacje).

Oprócz kosztów rzeczywistych powstają również koszty pośrednie, takie jak wyposażenie miejsca pracy. Do kosztów tych należą: odpisy amortyzacyjne mebli biurowych, komputera, samochodu służbowego; czynsz za wynajem biura, koszty za prąd, za materiały biurowe, koszty związane z samochodem służbowym czy też na odzież służbową. Istnieją również koszty, których pracodawca nie jest w stanie określić i przewidzieć, takie jak dodatkowe prezenty.

Przybliżone koszty pracownika

Pracodawca może je określić, kiedy obliczy przybliżone roczne koszty pracownika w danym roku. Może też przeliczyć przybliżone koszty nowego pracownika, jeśli zna jego przypuszczalne wynagrodzenie brutto. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik osiągnie roczny dochód 35 000 euro, a ogólny jego koszt dla pracodawcy wynosi 63 000 euro, to powstaje faktor 1,8. Zatrudniając zatem nowego pracownika i przyjmując, że będzie on zarabiał ok. 30 000 euro, należy przyjąć, że koszt poniesiony przez pracodawcę da się określić, mnożąc zarobek razy faktor, co daje 54 000 euro.

Ocena kosztów pracownika oraz jego opłacalności

Na każdego zatrudnionego pracownika pracodawca musi ponieść koszty, które nierzadko nie są małe. Należy się więc dobrze zastanowić, czy dany pracownik jest opłacalny. Pracodawca oczekuje od pracownika rezultatu pracy, co oznacza, że pracownik musi na swoje koszty zarobić, a nawet pracować tak, aby korzyści z jego pracy przerosły powstałe koszty. Jedynie wtedy przedsiębiorca może być pewny, że pracownik przyczyni się do zysków firmy i zapewni mu ich wzrost.

Regulowanie kosztów związanych z pracownikiem

Koszty związane z pracownikiem można regulować, zwracając uwagę często na szczegóły. Umlage U1, U2, U3 – czyli składka gwarantująca pracodawcy zwrot części kosztów związanych z wypłatą wynagrodzenia na czas choroby (U1) oraz ciąży i urlopu macierzyńskiego (U2) pracownika – to tylko przykład kosztu, który można regulować. Pracodawca wpłaca składkę do ubezpieczalni, by w czasie gdy pracownik nie jest w stanie pracować i przyczyniać się do zysku firmy, miał możliwość odzyskania ich części. Ważne, aby wymagać od pracownika dostarczenia wszystkich zwolnień lekarskich, nawet tych, które dotyczą paru dni wolnych. Odpowiednia ubezpieczalnia zwraca część kosztów związanych z chorobowym.

Obniżyć koszt pośredni

W zależności od możliwości i rodzaju przedsiębiorstwa można też obniżyć koszty pośrednie, czyli wyposażenie miejsca pracy. Jeżeli jest taka możliwość, można obsadzić jedno miejsce pracy bądź biuro wieloma pracownikami tak, by zwiększyć zyski firmy, a mimo to zapewnić właściwe i godne warunki pracy. Kiedy pracodawca zatrudnia osobę, której wynagrodzenie jest wysokie, zgodnie z jego kwalifikacjami, powinien przekazywać mu prace zgodne z jego kwalifikacjami. Prace lżejsze powinna wykonywać osoba, której wykształcenie jest mniejsze.

Ważne

Żeby pracodawca odpowiednio wcześniej przyglądał się kosztom związanym z pracownikami, aby mógł je w odpowiednim czasie regulować i w związku z zapotrzebowaniem obniżać bądź zwiększać. Mieć kontrolę nad kosztami personalnymi oznacza płacenie niewysokiego wynagrodzenia, ale też godnego, odpowiedniego do kwalifikacji pracownika, by ten nie zaczął poszukiwać nowej pracy.