Każdy pracownik kosztuje określoną sumę pieniędzy, na którą składają się między innymi jego wynagrodzenie oraz dodatkowe koszty płacowe w postaci np. pokrywanych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie społeczne. W zamian za to jako pracodawca oczekujesz od każdego z zatrudnionych określonego świadczenia wzajemnego, które przyniesie korzyść znacznie przekraczającą poniesione koszty personalne. Wówczas każdy z pracowników przyczynia się do osiągnięcia przez ciebie zysku i sukcesu ekonomicznego przedsiębiorstwa. Poza tym chcesz zatrudniać pracowników długotrwale i zatrzymać ich również wtedy, gdy firma ma np. przejściowe trudności i jej wyniki chwilowo nie są zbyt optymistyczne. Z tego powodu w tzw. dobrych czasach każdy z pracowników musi niejako zarobić na siebie „na zaś”, abyś mógł go zatrudniać również w gorszych okresach, kiedy tymczasowo jego koszty będą wyższe niż wypracowywany przez niego zysk.

Podstawowa zasada

W przedsiębiorstwach usługowych oraz firmach w Niemczech bez istotnych kosztów zmiennych najczęściej wystarczy, jeśli każdy pracownik wypracuje dodatkowy obrót rzędu dwukrotności jego kosztów osobowych. Wówczas ponosi on nie tylko swoje własne koszty, lecz także przyczynia się do pokrycia kosztów stałych przedsiębiorstwa.

W firmach produkcyjnych, rzemieślniczych czy handlowych pracownicy generują dodatkowo koszty zmienne, związane np. z zakupem materiału czy towaru. Koszty te muszą zostać doliczone do podanego wyżej obrotu (dwukrotność kosztów personalnych). Przykład: Pracownik kosztuje 40 000 euro rocznie i sprzedaje towar, którego zakup kosztuje dodatkowo około 25 000 euro na przestrzeni roku. Powinien on więc wypracować dodatkowy obrót w wysokości 105 000 euro (koszty osobowe × 2 plus 25 000 euro kosztów towaru). Jeśli osiągnięcie powyższych wartości nie jest możliwe, warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób obniżyć koszty personalne. Korzyść może polegać na tym, iż pracownik pośrednio lub bezpośrednio przyczynia się do wypracowania obrotu lub powoduje oszczędność kosztów. Korzyść tę należy wyliczać indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa.

Jak prawidłowo wyliczyć koszty personalne w Niemczech?

Aby móc w pełni wyliczyć koszty osobowe danego pracownika, musisz uwzględnić wszystkie niżej wymienione pozycje kosztowe, biorąc pod uwagę ich wartości roczne:

• wynagrodzenie brutto
• pokrywane przez pracodawcę składki na ubezpieczenie społeczne, których wysokość procentowa zależna jest od wynagrodzenia brutto; w 2019 roku obowiązuje następująca wysokość składek: ubezpieczenie emerytalne 9,3%, ubezpieczenie zdrowotne 7,3%, ubezpieczenie na wypadek bezrobocia 1,25%, ubezpieczenie pielęgnacyjne 1,525%; łącznie daje to składki ubezpieczeniowe stanowiące 19,375% wynagrodzenia brutto
• składki U1, U2, U3, gwarantujące pracodawcy zwrot części kosztów w przypadku pewnych zdarzeń losowych; ich wysokość jest zmienna, ponieważ kasy chorych pobierają zróżnicowane stawki
• składki na zrzeszenie zawodowe, opłacane za każdego pracownika
• ewentualny dodatek urlopowy i/lub gratyfikacja bożonarodzeniowa (13. pensja)
• ewentualne dodatkowe świadczenia socjalne (dobrowolne bądź wynikające ze zbiorowego układu zbiorowego), jak np. zasiłek rodzinny, pracownicze programy oszczędnościowe, zabezpieczenie emerytalne, preferencyjne pożyczki pracownicze etc.
• koszty związane z wypłatą wynagrodzenia za czas choroby lub innych absencji
• kształcenie, szkolenie, doskonalenie zawodowe
• koszty podróży oraz koszty reprezentacyjne, np. w przypadku wizyt u klientów czy udziału w targach branżowych

Wskazówka

Podczas planowania warto pomyśleć również o możliwych podwyżkach płac, wynikających ze zbiorowych układów pracy. Aby rzetelnie oszacować ich wysokość, możesz posłużyć się np. średnim wzrostem wynagrodzeń w ciągu ostatnich 2–3 lat. Oprócz bezpośrednich kosztów personalnych należy wziąć pod uwagę także te pośrednie, jak np. wyposażenie stanowiska pracy. Tutaj należy uwzględnić następujące pozycje:

• odpisy podatkowe na konieczne wyposażenie, jak np. meble biurowe, komputer, samochód służbowy
• wynajem biura oraz koszty dodatkowe w postaci prądu, sprzątania obiektu oraz innych proporcjonalnych opłat
• pozostałe koszty, jak np. literatura fachowa, materiały biurowe i użytkowe, koszty eksploatacji pojazdu
• ewentualne wydatki, których wysokości nie da się dokładnie przewidzieć, jak np. na prezenty czy pobory w naturze; jako „bufor” można tu zastosować zryczałtowaną kwotę

Wyliczenie i przybliżone określenie kosztów personalnych

Jeśli już określiłeś łączne koszty personalne, w przyszłości będziesz mógł szybko wyliczyć przybliżoną wartość całkowitych kosztów (nowego) pracownika w Niemczech. W tym celu należy porównać całkowite koszty osobowe pracownika z jego rocznym wynagrodzeniem brutto.