Sposoby i wskazówki
Przedłóż wszystkie ważne dane dotyczące podróży
Kompletne rozliczenie kosztów podróży musi zawierać następujące informacje:
- Twoje imię i nazwisko (względnie dane podróżującego)
- datę oraz czas trwania podróży
- cel podróży
- powód odbycia podróży
- ryczałt za koszty wyżywienia oraz zakwaterowania (wydatki związane z wyżywieniem i zakwaterowaniem)
- dodatkowo może zawierać:
- liczbę kilometrów przejechanych samochodem
- kwotę z rachunku, z którego można odliczyć podatek VAT wliczony w rachunki dostawców
Wskazówka: Twoje podróże służbowe muszą być rejestrowane na bieżąco (np. miesięcznie). By udokumentować absolutnie wszystkie dane dotyczące podróży, najlepiej korzystać z formularza („delegacji”). Wypełnianie gotowego wzorca zapewni Ci potrzebny przegląd, rozeznanie w odbytych podróżach oraz łatwy dostęp do potrzebnych informacji.
Gromadź wszystkie dowody związane z odbytą podróżą
Powinieneś zachować wszystkie dokumenty związane z podróżą, nawet jeśli nie potrzebujesz ich do odliczenia VAT-u, bo jako przedsiębiorca będący jego płatnikiem możesz przecież odliczyć podatek z samych rachunków zebranych podczas podróży, o wliczeniu w koszty uzyskania przychodu już nie wspominając.
Z uwagi na to, iż urząd skarbowy dokładnie sprawdza służbowy charakter wyjazdu, bardzo ważna przy podróżach zagranicznych jest ich dokumentacja.
Następujące dokumenty poświadczają o Twojej podróży:
- pokwitowania za tankowanie (paragony lub faktury VAT)
- bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, bilety metra itd.
- rachunki za telefon względnie billingi telefoniczne
- rachunek za nocleg
- rachunek za ryczałt obsługi i dodatkowe koszty podróży, jak opłaty za parking, usługi związane z praniem itp. czy też transport bagażu
- rachunek za ryczałtowe koszty wyżywienia, jak np. śniadanie, obiad, kolacja
- rachunki z restauracji
- bilety wstępu
- własnoręczne pokwitowania za napiwki
- dokumenty oraz identyfikatory z seminariów
- zaświadczenia o uczestnictwie w seminariach
- wydrukowane wiadomości e-mail będące dowodem na uzgadnianie terminów
- umowy
Wskazówka: Załóż osobną teczkę na koszty podróży, tak by systematycznie umieszczać w niej owe dane oraz pokwitowania. Pamiętaj o tym, że paragony oraz podobne kwity szybko blakną, dlatego powinieneś je kserować, by mieć ich kopie zapasowe.
O tym należy pamiętać
Zwróć uwagę na zróżnicowane stawki podatku VAT.
Przy kosztach noclegu obowiązuje obniżona stawka podatkowa w wysokości 7%. Przy śniadaniu hotelowym oraz innych posiłkach, a także usługach hotelowych jest naliczany podatek w wysokości 19%.
Na rachunku można to rozwiązać na dwa sposoby:
- Otrzymujesz od hotelu dwa oddzielne rachunki: jeden za nocleg, drugi za – przykładowo – śniadanie i inne usługi.
- Pozycje, dla których podatek nie jest naliczany według tej samej stawki, są pogrupowane na rachunku według stawki podatkowej oraz zwrotu podatku. Dodatkowo może zostać podana suma naliczonego podatku.
Wskazówka: Koniecznie zwróć uwagę na to, by hotel wystawił rachunek we właściwy sposób. W przeciwnym wypadku jako przedsiębiorca nie możesz odpisać tej sumy od podatku obrotowego wliczonego w rachunki.
Wylicz koszty zakwaterowania z ryczałtu za usługi
Wiele nie uznawanych ofert zryczałtowanych może zostać uwzględnionych w pozycji zbiorczej (tzw. ryczałty za obsługę lub pakiety biznesowe). Dotyczy to np.:
- śniadania
- transportu bagaży
- czyszczenia oraz prasowania ubrań
- czyszczenia butów
- korzystania z urządzeń do fitnessu
- opłat parkingowych
- kosztów korzystania z komunikacji
- transportu z lub na dworzec lub lotnisko
Uwaga: Z ryczałtu za obsługę musisz wyliczyć zawarte w nim koszty zakwaterowania we właściwej wysokości. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, z łącznej sumy musi zostać odjęte 4,80 € (20% z 24 € – najwyższego możliwego ryczałtu za obsługę).
Wskazówka: Unikaj kosztów związanych z usługami prywatnymi, jak np. prywatne telefony, masaże, barek hotelowy czy płatna telewizja. Za te usługi należy zapłacić na miejscu, osobno, tak by nie zostały uwzględnione na ryczałcie za obsługę. Postępując inaczej, ryzykujesz pełne naliczenie kosztów przychodu, ponieważ w razie gdy takowe usługi są zawarte w tymże ryczałcie oraz gdy nie można ich rozliczyć (ich rzeczywista wartość jest niewiadomą), nie możesz podać łącznej sumy ryczałtu za obsługę jako wydatku swojej firmy (względnie jako kosztu uzyskania przychodu). Jeśli chodzi o koszty podróży, to zarówno firmę, jak i pracowników obowiązują te same zasady.
W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26
