Istnieje jednak inne rozwiązanie. Dzięki sprytnym zapisom w umowach o pracę oraz elastycznym kontom czasu pracy właściciele firm mogą zadbać o to, by ich pracownicy wykonywali pracę przede wszystkim wtedy, gdy rzeczywiście istnieje taka potrzeba. Z kolei w tzw. martwych okresach załoga może zostać ograniczona – aż do kolejnego wysypu zleceń. Przedsiębiorstwa rozważające wdrożenie takiej organizacji pracy muszą jednak wykazywać się dobrą umiejętnością planowania. Mimo wielu niepodważalnych zalet tego rodzaju elastyczne uregulowania niosą za sobą bowiem pewne ryzyko.
Jak działają konta czasu pracy?
System można porównać do klasycznych kont oszczędnościowych, na których pracownicy nie odkładają jednak pieniędzy, a zapisują swój czas pracy. Jeśli np. posadzkarz w trakcie dużego zlecenia regularnie wykonywał nadgodziny, a więc pracował więcej, niż przewidziano w umowie o pracę, jego konto wykazywać będzie pewną ilość godzin „na plus”. Tę nadwyżkę będzie mógł on później odebrać jako czas wolny, oczywiście po uprzednim uzgodnieniu z przełożonym. Jeśli nie wystarczy czasu na odbiór nadgodzin i na zakończenie stosunku pracy konto czasu pracy dalej wykazywać będzie dodatnie saldo, „oszczędności” zostaną wypłacone. W praktyce zwykle mamy do czynienia z dwoma rodzajami kont czasu pracy:
Roczne konto czasu pracy (Jahresarbeitszeitkonto)
W tym przypadku pracownicy mogą gromadzić godziny „na plus” i swobodnie odbierać za nie czas wolny w ciągu roku kalendarzowego.
Ważne:
Dodatnie saldo godzin musi zostać rozliczone w trakcie roku kalendarzowego poprzez odebranie czasu wolnego bądź ostateczną wypłatę nadgodzin. Nie jest możliwe przeniesienie godzin zapisanych „na plusie” na kolejny rok.
Długoterminowe konto czasu pracy (Lebensarbeitszeitkonto)
Na tym koncie pracownik może zbierać nadgodziny nawet przez lata czy dekady, by ostatecznie wykorzystać je w określonym celu, jak np. przy wcześniejszym przejściu na emeryturę lub w razie chęci wzięcia dłuższego wolnego. Konta czasu pracy to jednak nie tylko możliwość zapisania dodatniego salda godzin. Ujemne wartości mogą pojawić się w sytuacji, gdy zatrudniona osoba pracuje mniej, niż przewidziano w jej umowie o pracę. Jeśli pojawi się takie ujemne saldo godzin, pracownik będzie musiał wyrównać je w przyszłości poprzez wykonanie pracy w nadgodzinach. Oznacza to, że w danym momencie otrzymuje on niejako zaliczkę na poczet wynagrodzenia.
Ważne:
Jeżeli pracownik nie zjawi się w miejscu pracy z powodu choroby, nie powoduje to powstania ujemnego salda godzin. Zamiast tego obowiązują wówczas standardowe regulacje wynikające z ustawy o wypłacie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (Entgeltfortzahlungsgesetz).
Czy każda firma może wprowadzić konta czasu pracy?
Zasadniczo każda firma może wprowadzić konta czasu pracy. Aby jednak zdecydować się na taki krok, pracodawca musi dysponować odpowiednią podstawą prawną. Mogą nią być przykładowo stosowne zapisy w umowie o pracę, porozumieniu zakładowym czy też w zbiorowym układzie pracy. Jeśli przedsiębiorca chce umieścić zapis o kontach czasu pracy w umowie o pracę, nie powinien decydować się na przypadkowe sformułowania w tym zakresie, lecz skonsultować dobór właściwej klauzuli z prawnikiem. Ustawodawca stawia bowiem bardzo surowe wymagania, jeśli chodzi o zapisy dotyczące kont czasu pracy zawarte w umowach o pracę.
Na co zwrócić uwagę przy prowadzeniu kont czasu pracy?
Sposoby prowadzenia kont czasu pracy i zarządzania nimi mogą być zróżnicowane. Najprostszym sposobem jest zapewne papierowa lista obecności, na której każdy z pracowników zapisuje swój czas pracy. Idealnym rozwiązaniem jest jednak prowadzenie elektronicznych kont czasu pracy, dzięki którym każda zatrudniona osoba może sprawdzić online swoje aktualne saldo. Służą do tego specjalne programy oraz aplikacje na smartfony. Pracodawcy powinni zwrócić przy tym szczególną uwagę, by używane przez nich aplikacje spełniały surowe wymogi w zakresie ochrony danych.
Ważne:
Elastyczny rozkład czasu pracy nie powoduje zniesienia ustawowych limitów czasu pracy. Oznacza to, że pracownicy w dalszym ciągu nie mogą pracować więcej niż 10 godzin dziennie.
Kto musi dowieść, że stan konta czasu pracy jest poprawny?
Pracownikom zależy oczywiście na jak najdokładniejszym dokumentowaniu ewentualnych nadgodzin i uczynieniu wszystkiego, by ich saldo godzin było możliwie jak najbardziej „na plusie”. Jednak w podbramkowych sytuacjach to właśnie zatrudnieni muszą dowieść, że faktycznie przysługuje im prawo do rekompensaty w związku z dodatnim saldem zapisanym na koncie czasu pracy. Jest to zgodne z wyrokiem Federalnego Sądu Pracy o sygnaturze 5 AZR 767/13, który swoim postanowieniem wyświadczył przysługę pracodawcom. Patrząc bowiem z czysto prawnej perspektywy, praca w godzinach nadliczbowych jest równoznaczna z nadgodzinami tylko wtedy, gdy została ona zlecona lub później zaakceptowana przez przełożonego. Pracownik, który bez odpowiedniego polecenia, z własnej woli zostaje dłużej w pracy, formalnie nie wykonuje nadgodzin. Aby uniknąć konfliktów i niedomówień, pracodawcy powinni regularnie kontrolować salda czasu pracy swojej załogi i na bieżąco omawiać ewentualne niejasności z poszczególnymi osobami.
Ujemne saldo na koncie czasu pracy w momencie zakończenia stosunku pracy
Takie sytuacje bardzo często powodują konflikty, gdyż – formalnie rzecz ujmując – godziny „na minusie” stanowią zaliczkę na poczet wynagrodzenia ze strony pracodawcy. Pracodawca może odliczyć ją od przysługującego jeszcze pracownikowi wynagrodzenia tylko wtedy, gdy pracownik nie wyrównał ujemnego salda godzin na swoim koncie, mimo że miał taką możliwość. Wchodzi to w rachubę na przykład wówczas, gdy pracownik wykonywał swoje obowiązki w równoważnym czasie pracy i w związku z tym samodzielnie mógł decydować, jak i kiedy odpracuje „minusowe” godziny. Co innego w sytuacji, gdy ujemne saldo pojawiło się, gdyż w zakładzie było po prostu za mało pracy. Wówczas pracodawca nie może odliczyć brakujących godzin z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia czy urlopu.
