Dodatek na podróże służbowe przyznawany jest jedynie na pisemny bądź elektroniczny wniosek zainteresowanej osoby. Wniosek ten musi zostać złożony w ciągu 6 miesięcy od zakończenia podróży służbowej. Po upływie tego okresu przyznanie dodatku z tytułu kosztów podróży nie jest możliwe. W ciągu 6 miesięcy od momentu złożenia wniosku właściwe organy mogą zażądać przedłożenia dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów. Jeśli nie zostaną one dostarczone w ciągu 3 miesięcy, wniosek o wypłatę ww. dodatku może zostać odrzucony. Natomiast rozpoczęcie podróży służbowej jest zasadniczo możliwe od godziny 6:00, a przybycie do celu oraz powrót do miejsca zamieszkania możliwe są do godziny 24:00 (nie ma przy tym rozróżnienia pomiędzy porą letnią a zimową). Istnieje możliwość wcześniejszego rozpoczęcia lub późniejszego zakończenie podróży, jeśli jest ono uwarunkowane przyczynami służbowymi (np. wybrany przez pracodawcę środek transportu, wspólna podróż kilku osób jednym samochodem etc.).
Jakiej wysokości diety przysługują w krajowych podróżach służbowych?
Jeśli chodzi o wysokość diet krajowych, federalna ustawa o kosztach podróży w powiązaniu z pkt 6.1.1 zmienionych ze skutkiem na dzień 1.01.2014 ogólnych przepisów administracyjnych wskazują na § 9 ust. 4a wers 3 ustawy o podatku dochodowym. Zgodnie z jej zapisami diety w krajowych podróżach służbowych od 1.01.2014 kształtują się następująco: 24 euro za każdy dzień kalendarzowy, w którym pracownik przebywał 24 godziny poza swoim miejscem zamieszkania, po 12 euro za dzień przyjazdu i odjazdu, jeśli w danym, kolejnym lub poprzednim dniu pracownik nocował poza swoim miejscem zamieszkania, 12 euro za dzień kalendarzowy, w którym pracownik przebywał bez noclegu poza swoim miejscem zamieszkania oraz głównym miejscem wykonywania pracy, jeśli delegacja rozpoczyna się w danym dniu kalendarzowym i kończy w następnym bez noclegu. Z kolei 12 euro wypłacane jest za dzień kalendarzowy, którego większą (przekraczającą 8 godzin) część pracownik przebywał poza miejscem zamieszkania oraz głównym miejscem wykonywania pracy. Dieta nie przysługuje, jeśli odległość pomiędzy celem delegacji a miejscem pracy lub miejscem zamieszkania jest niewielka i nie przekracza 2 kilometrów.
Kiedy następuje zmniejszenie wysokości diety?
Jeśli osoba podróżująca służbowo otrzymuje nieodpłatne wyżywienie, od przysługującej jej diety odliczane są odpowiednie kwoty za poszczególne posiłki: śniadanie – 4,80 euro (20% diety za pełny dzień kalendarzowy), obiad – 9,60 euro (40% diety za pełny dzień kalendarzowy), kolacja – 9,60 euro (40% diety za pełny dzień kalendarzowy). To samo odnosi się do przypadków, w których opłata za wyżywienie jest już zawarta w podlegających zwrotowi kosztach przejazdu, zakwaterowania czy też w kosztach dodatkowych, ale… Istnieją przypadki, w których nie wypłaca się diety. Dzieje się tak jeśli odległość pomiędzy celem delegacji a miejscem pracy lub miejscem zamieszkania jest niewielka, wtedy dieta nie jest przyznawana (§ 6 ust. 1 wers 3 federalnej ustawy o kosztach podróży). W myśl tej ustawy odległość uznawana jest za niewielką, jeśli nie przekracza 2 kilometrów. Dieta nie jest wypłacana w przypadku wyjazdów na zgromadzenie pracowników (niem. Personalversammlung). Dieta nie przysługuje także wtedy, gdy pracownik nieodpłatnie otrzymuje wszystkie posiłki w czasie dnia (śniadanie, obiad, kolacja). Także wtedy, jeśli czas trwania jednodniowej podróży służbowej wynosi dokładnie 8 godzin lub mniej. W przypadku konieczności noclegu osoba podróżująca służbowo otrzymuje zryczałtowaną kwotę 20 euro, jeśli nie powstały w związku z tym żadne koszty lub nie przekroczyły one 20 euro.
Ile wynosi zwrot kosztów noclegu, jeśli dojdzie do przekroczenia ryczałtu 20 euro?
Wykazane koszty noclegu zwracane są bez podawania dalszych przyczyn, jeśli nie przekraczają one kwoty 60 euro bez śniadania lub 64,80 euro ze śniadaniem za dobę. Koszty noclegu zwracane są również wtedy, jeśli przed rozpoczęciem podróży zostały one zaakceptowane przez komórkę przedsiębiorstwa zajmującą się podróżami służbowymi (niem. Reisestelle) lub nocleg został zarezerwowany właśnie przez nią. Zwrot kosztów następuje także w sytuacji, gdy osoba podróżująca służbowo zarezerwowała hotel znajdujący się w wykazie otrzymanym z komórki ds. podróży służbowych.
Na co należy zwrócić uwagę przy wystawianiu faktur za usługi hotelowe?
Aby właściwie udokumentować zleconą przez pracodawcę rezerwację, konieczne jest, by faktura została wystawiona na pracodawcę/podmiot zatrudniający, a w jej opisie podane zostało imię i nazwisko osoby podróżującej służbowo, która była gościem hotelowym. Tylko w ten sposób można uniknąć ryzyka związanego z nieograniczonym zwrotem kosztów noclegu wraz ze śniadaniem. A kiedy nie przysługuje prawo do ryczałtu noclegowego? Za czas korzystania ze środków transportu, w przypadku podróży służbowych w miejscu zamieszkania (lub do miejsca zamieszkania), za czas pobytu w tym miejscu, w przypadku nieodpłatnego otrzymania noclegu, nawet jeśli osoba podróżująca służbowo nie skorzystała z niego z uzasadnionych przyczyn, w sytuacjach, gdy opłata za nocleg jest już zawarta w podlegających zwrotowi kosztach przejazdu lub kosztach dodatkowych. Nie dotyczy to sytuacji, w których dodatkowy nocleg jest konieczny z powodu zbyt wczesnego przybycia do celu podróży lub opóźnionego odjazdu z tego miejsca. Także podczas realizowania obowiązków służbowych w nocy, jeśli cel i rodzaj tych obowiązków wykluczają możliwość skorzystania z noclegu (np. prowadzenie pojazdu w nocy, nocne kontrole, praca zmianowa).
