Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do archiwizowania od sześciu do dziesięciu lat wszystkich dokumentów ważnych do rozliczenia podatków. Ważne jest, aby wszystkie te papiery – niezależnie czy wydrukowane czy w formie elektronicznej – były czytelne. Jednak co tak naprawdę jest ważne w e-mailu z rachunkiem?
Weźmy pod uwagę dość klasyczny przypadek. Inna firma wykonuje usługę na rzecz Twojego przedsiębiorstwa i wysyła do Ciebie e-mail z rachunkiem w formacie pdf w załączniku. W treści wiadomości nie znajdują się żadne informacje ważne przy rozliczeniu podatkowym. Nic prócz kilku uprzejmych słów i wskazówki, ze w załączniku znajdziesz rachunek. W tym wypadku możesz potraktować e-mail niczym kopertę, a zarchiwizować tylko rachunek.
Jeżeli natomiast rachunek nie znajdował się w załączniku lecz w treści e-maila, jesteś zobowiązany do jego przechowywania przez dziesięć lat.
Przechowując rachunki elektroniczne musisz się upewnić, że nie zaistnieje możliwość ich edycji. Jeżeli wprowadzenie jakichkolwiek zmian jest możliwe, musisz koniecznie spisać to w protokole. Reguły dotyczące archiwizacji dokumentów elektronicznych ważnych w rozliczeniu podatkowym znajdziesz w piśmie Ministerstwa Finansów (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, Az. IV A 4 – S 0316/13/10003).
