Osoby zatrudnione w niemieckich firmach i prowadzące własną działalność gospodarczą, które na zlecenie przełożonego lub na własny rachunek jadą do klientów, dostawców, na targi i konferencje, udają się na wyjazd służbowy. Kto w takiej sytuacji spędzi więcej niż 8 godzin poza swoim zwykłym miejscem pracy, otrzymuje od 1 stycznia 2020 roku wyższą dietę o wysokości 14 euro (dotychczas 12 euro). W przypadku 24-godzinnego wyjazdu kwota wynosi 28 euro (dotychczas 24 euro). Warto wspomnieć, że przy wyjazdach kilkudniowych, za dzień przyjazdu i odjazdu dieta wynosi 14 euro.
Ustawodawcy wywnioskowali, że osoby przebywające na wyjeździe służbowym nie są w stanie się wyżywić za te same koszty, jak w domu. Ponieważ są one wyższe, pracodawca jest zobowiązany do wyrównania dodatkowego nakładu. Wypłaca pracownikowi więc dietę. Jeśli tego nie zrobi, pracownik może odliczyć dodatkowo powstałe koszty w zeznaniu podatkowym. W przypadku wyjazdów za granicę, wysokość diety różni się w zależności od kraju, do którego podróżuje pracownik.
Należy pamiętać, że jeśli pracodawca zapewni pracownikowi posiłek, obowiązują niższe stawki diety. W przypadku zapewnionego śniadania kwota spadnie o 20% diety całodniowej (28 euro), nawet gdy posiłek ma miejsce w dniu przyjazdu i odjazdu, gdy obowiązują inne stawki. Natomiast przy obiedzie lub obiadokolacji dieta zmniejszy się o 40% kwoty całodniowej.
Przykład: Pracownik firmy musi jechać na wyjazd służbowy z Bremy na targi do Münster. Wyjeżdża we wtorek o 17.00 i wraca w piątek o 15 z powrotem. Nocleg opłaca pracodawca, a w jego cenie zawarte jest śniadanie. Resztę posiłków pracownik musi płacić samemu. Ma jednak prawo do diety. Ta wynosi we wtorek 14 euro, w środę i czwartek 22,40 euro, a w piątek 8,40 euro. Kwoty od środy do piątku zostały pomniejszone o 20% od diety całodniowej, ponieważ pracownik miał zapewniony jeden posiłek.
Osoby pracujące jako kierowcy ciężarówek otrzymują oprócz diety specjalny dodatek, jeśli nocują w samochodzie. Koszty, które powstają przy nocowaniu w pojeździe służbowym, są od 1 stycznia 2020 roku zwracane ryczałtowo dzięki dodatkowi o wysokości 8 euro dziennie. W ten sposób mają zostać wyrównane koszty korzystania z urządzeń sanitarnych na zajazdach typu Raststätte. Alternatywnie można odliczyć rzeczywiste koszty od podatku, jeśli są wyższe, niż wynosi dieta. Zawsze zostaje obliczona stawka za posiłek w trakcie wyjazdu całodziennego, czyli 28 euro, nawet, gdy jest to dzień przyjazdu lub odjazdu, który liczy się jako 14 euro.
Dodatek do diety nie obowiązuje przy klasycznym wyjeździe służbowym. Powinien o tym pamiętać każdy pracownik bez stałego miejsca pracy. Warto wspomnieć, że dodatek może przykładowo obowiązywać pracowników budowy.
Zatrudnieni powinni pamiętać, że wyjazd służbowy nie jest sprawą prywatną. Jeśli w terminie związanym z pracą, w obcym mieście, pracownik zdecyduje się na odwiedzenie np. muzeum, nie będzie mógł liczyć na zwrot kosztów powstałych z tego tytułu ani od pracodawcy ani urzędu skarbowego. W takiej sytuacji należy odpowiednio dzielić koszty. Należy także pamiętać, że pracownicy na wyjeździe służbowym mają prawo do zwrotu kosztów za paliwo, nocleg czy dodatkowe koszty podróży.
