O zasiłek rodzinny Kindergeld można jak najbardziej wnioskować prowadząc własną działalność na terenie Niemiec. Zanim jednak wyślemy nasz wniosek należy przygotować szereg dokumentów które potwierdzą nasze prawo do tego świadczenia. W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę zgromadzenie dokumentów do wniosku nie nastręcza większych trudności. Jeden z najważniejszych dokumentów, czyli potwierdzenie zatrudnienia w Niemczech potwierdza nasz pracodawca wypełniając zaświadczenie pracodawcy. W przypadku prowadzenia działalności takiego dokumentu z oczywistych względów nie będziemy mogli przedstawić. Należy zebrać inny zestaw dokumentów. Przede wszystkim musimy dołączyć Gewerbeanmeldung czyli potwierdzenie założenia działalności gospodarczej w Niemczech. Nasz księgowy lub prowadzące nasze sprawy biuro rachunkowe powinno również złożyć wniosek w urzędzie skarbowym pod który podlegamy o traktowanie nas jako podatnika o nieograniczonym obowiązku podatkowym. Ponadto należy przedłożyć potwierdzenie z wydziału meldunkowego naszego zameldowania w Niemczech, kopie umowy najmu mieszkania oraz dokumenty poświadczenie opłacania czynszu, aby udowodnić nasz zwyczajowy pobyt Niemczech.
Wystawiając faktury naszym klientom należy pamiętać, aby były wystawiane regularnie np. po zakończeniu poszczególnych etapów prac i zawierały informacje niepozostawiające wątpliwości, że nasza praca była wykonywana w Niemczech, podatek odprowadzony do niemieckiego fiskusa, a faktura została opłacona. Dobrze zatem aby faktury były płacone przelewem na konto firmowe. Jeśli faktura opłacone są gotówką należy prowadzić tzw. Kassenbuch.
Familienkasse bardzo często sprawdza czy działalność prowadzona jest legalnie prosząc o zestawienie faktur w tabeli wraz z załączeniem kopii faktur i wyciągów z konta. Może się również okazać, że trzeba będzie także wykazać osiągany obrót firmy.
Familienkasse może nas także poprosić o kolejne dokumenty poświadczające np. odprowadzanie podatku do niemieckiego urzędu skarbowego. Najlepiej poświadcza to decyzja podatkowa. Z wysłaniem wniosku nie należy jednak czekać aż otrzymamy decyzję podatkową, ponieważ po zmianie przepisów od 01.01.2018 Kindergeld może być uznany od miesiąca w którym wpłynął wniosek maksymalnie za 6 miesięcy wstecz. Zatem aby nie stracić świadczenia za żaden miesiąc należy wniosek z dokumentami przesłać w odpowiednim czasie. Nie powinno się jednak wysyłać wniosku od razu po założeniu działalności dlatego że nasz wniosek wobec braku dokumentów poświadczających odprowadzenie podatku do niemieckiego budżetu, nasz nieograniczony obowiązek podatkowy w Niemczech, zwyczajowy pobyt w Niemczech zostanie odrzucony, a o raz wnioskowany okres nie będzie można drugi raz złożyć wniosku.
Wniosek można wysłać, gdy zbliża się termin, po którym uzyskuje się status podatnika o nieorganicznym obowiązku podatkowym, a więc po przepracowaniu minimum 183 dni w Niemczech.
Należy również przygotować oprócz wspomnianych wcześniej dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności także aktualny akt małżeństwa na druku unijnym, aktualny akt urodzenia dziecka i zaświadczenie o wspólnym zameldowaniu z dzieckiem.
Bardzo ważne, aby pamiętać, że Familienkasse będzie chciała również sprawdzić, czy mamy prawo do świadczenia rodzinnego i wychowawczego 500+ w Polsce. Zanim wyślemy nasz wniosek o Kindergeld należy złożyć wnioski na świadczenia na dzieci w urzędzie miasta lub gminy pod który podlegamy, aby otrzymać decyzje, które jednoznacznie potwierdzą nasze prawo lub brak prawa do świadczeń w Polsce. Kasa rodzinna wyda swoją decyzję w oparciu o decyzję polskiego urzędu lub tzw. decyzję tymczasową, pomniejszoną o potencjalnie przysługujące nam świadczenie wychowawcze 500+ oraz zasiłek rodzinny. Po otrzymaniu decyzji polskiego urzędu Familienkasse skoryguje swoją decyzję jeśli okaże się że wypłacono nam za niską kwotę świadczenia Kindergeld.
