O co chodzi w upomnieniu RODO w Niemczech? Upomnienie to wezwanie do zaprzestania faktycznego lub domniemanego naruszania prawa. Narzędzie to jest w gruncie rzeczy bardzo sensowne, gdyż ma na celu uniknięcie postępowania sądowego przy jednoczesnym rozwiązaniu sporu prawnego pomiędzy upominającym a upominanym. Może ono być przykładowo wystosowane przez pracodawcę w stosunku do pracownika, który dopuścił się naruszenia obowiązków wynikających z umowy o pracę. Z upomnienia może też skorzystać twórca, jeśli ktoś bezprawnie wykorzystuje jego dzieło.

Prawo do udzielenia upomnienia

Nie oznacza to jednak, że każdy może, ot tak, wystosować upomnienie – dotyczy to również prawników. Aby było to możliwe, musi istnieć tzw. prawo do udzielenia upomnienia. Zgodnie z prawem pracy posiada je na przykład pracodawca, a w przypadku prawa autorskiego – twórca. Jeśli chodzi o prawo konkurencji, które może mieć zastosowanie w przypadku naruszeń RODO, prawo do udzielenia upomnienia przysługiwać będzie konkurentowi bądź organizacji zajmującej się ochroną konsumentów. Upomnienie jest więc swoistą „żółtą kartką” – ostrzeżeniem przed ostatecznym krokiem, czyli postępowaniem sądowym. Jeśli nie będzie właściwej reakcji z twojej strony – np. w postaci oświadczenia o zaniechaniu – z reguły otrzymasz „czerwoną kartkę”, a sprawa zakończy się przed sądem.

Jakie są koszty związane z upomnieniem?

Upomnienie przyczynia się również do zredukowania nakładu czasu i pieniędzy, ponieważ można uniknąć między innymi kosztów postępowania sądowego. Wcale nie oznacza to jednak, że samo upomnienie nie wiąże się z wysokimi kosztami. Wręcz przeciwnie – osoba, która chce cię upomnieć, zwykle będzie wymagała od ciebie co najmniej zwrotu nakładów, które powstały w związku ze sporządzeniem upomnienia, a więc chociażby honorarium prawnika. Jeśli zawarte w upomnieniu zarzuty okażą się zgodne z prawdą, będziesz zmuszony do zwrotu tych kosztów. Poza tym raczej nie uda ci się uniknąć złożenia tzw. oświadczenia o zaniechaniu, z którego wynika, że nie popełnisz zarzucanego ci wykroczenia w przyszłości, a jeśli tak się stanie, będziesz zobowiązany do zapłacenia określonej sumy. Mowa o tzw. karach umownych, których kwoty z reguły są czterocyfrowe, a nierzadko przekraczają 5000 euro. Musisz zapłacić karę umowną upominającemu, jeśli po złożeniu ww. oświadczenia w dalszym ciągu będziesz dopuszczał się danego wykroczenia lub popełnisz je w przyszłości.

RODO – czego może dotyczyć upomnienie?

Kwestia, czy naruszenia RODO w Niemczech są jednocześnie naruszeniami prawa konkurencji i w związku z tym podlegają upomnieniom, nie została jeszcze ostatecznie wyjaśniona. Pojawia się między innymi pytanie, czy naruszenie obowiązków informacyjnych RODO można jednocześnie uznać za postępowanie podlegające upomnieniu. Do wyjaśnienia tych wątpliwości na pewno przyczynią się przyszłe orzeczenia sądowe. Najważniejsze jest jednak to, aby przede wszystkim nie stwarzać okazji do możliwych upomnień w związku z naruszeniami RODO. Warto więc zadać sobie pytanie, jakiego rodzaju zachowania mogą w ogóle podlegać upomnieniom. W pierwszej kolejności należy pomyśleć o działaniach, które są widoczne na zewnątrz, a więc z łatwością mogą zostać zweryfikowane przez konkurencję lub instytucje ochrony konsumentów.

Polityka prywatności na czele

A na szczycie listy znajduje się polityka prywatności na twojej stronie internetowej. Ma do niej dostęp każdy – o każdej porze i z dowolnego zakątka świata. Jednocześnie w prosty sposób można zebrać dowody naruszenia RODO – wystarczy zwyczajnie wydrukować treść strony internetowej lub zapisać ją na komputerze. Bardzo łatwo można również sprawdzić ogólne informacje o ochronie danych osobowych, gdyż są one przekazywane każdemu nowemu klientowi, pracownikowi, stronie umowy etc. Upomnienie może pojawić się także wtedy, gdy otrzymałeś wniosek o udzielenie informacji na temat przetwarzanych przez ciebie danych osobowych i zareagowałeś na niego zbyt późno/niewłaściwie lub nie udzieliłeś żadnej odpowiedzi.

Ryzyko upomnień dla małych przedsiębiorców

W przypadku naruszenia praw osób, których dotyczą dane (prawo dostępu do informacji, prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych, prawo do bycia zapomnianym etc.), lub naruszenia twoich obowiązków jako przedsiębiorcy (udzielanie informacji, prowadzenie odpowiedniej dokumentacji itd.), pojawiają się przesłanki do udzielenia upomnienia. Nie ma jednak wielkich powodów do paniki, ponieważ prawdopodobieństwo otrzymania upomnienia przez małego przedsiębiorcę jest obecnie relatywnie niskie.

Oczywiście nie oznacza to, by bagatelizować przepisy RODO i wynikające z nich obowiązki. Upomnienia, które dotychczas zostały udzielone w związku z RODO, dotyczyły głównie całkowitego braku polityki prywatności (lub jej rażąco niepoprawnej treści) czy domniemanych szkód z powodu braku protokołu SSL/TLS. Po dokładniejszym zastanowieniu można uznać, że tego typu wykroczenia podlegały upomnieniom jeszcze przed nadejściem epoki RODO, gdyż zgodnie z ówczesnym stanem prawnym w Niemczech stanowiły one jednoczesne naruszenie prawa ochrony danych osobowych oraz prawa konkurencji. Po 25 maja 2018 nie ma jednak jasności, czy takie wykroczenia w dalszym ciągu podlegają upomnieniom.

Jak się zachować w przypadku otrzymania upomnienia

Jedno jest pewne – należy wcielić w życie przynajmniej te wytyczne RODO, które są kluczowe oraz widoczne na zewnątrz. W szczególności należy dopasować do nowych przepisów politykę prywatności na stronach internetowych. Tym sposobem zostanie zrealizowany najważniejszy punkt, pozwalający na uniknięcie upomnień. Pieniądze wydane na fachowe doradztwo w tym zakresie okażą się bardzo rozsądną inwestycją. Aby ryzyko otrzymania upomnienia w związku z naruszeniem RODO w Niemczech było jak najmniejsze, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy strona internetowa oraz dokumenty związane z polityką prywatności odpowiadają nowym wytycznym.

Jeśli już otrzymałeś upomnienie z powodu domniemanego naruszenia przepisów RODO, zaleca się następujące postępowanie:

• Zachowaj spokój

 Nerwowa krzątanina nie jest dobrą reakcją w przypadku otrzymania upomnienia, nawet jeśli określony w nim termin w danych okolicznościach wydaje się bardzo krótki. Jeżeli obiektywne przyczyny przemawiają za tym, iż wyznaczony został zbyt krótki termin, przysługuje ci prawo do jego wydłużenia. W tym celu musisz jednak podać konkretne powody.

• Zasięgnij porady prawnej

Skontaktuj się ze swoim prawnikiem w Niemczech, który między innymi powie ci, czy możesz wnioskować o przedłużenie terminu, czy upomnienie było w ogóle dopuszczalne oraz jakie są szanse powodzenia w danej sprawie.

• Udokumentuj, co trzeba

Upomnienia z reguły nie są wysyłane jako list polecony, lecz jako zwykła, nierejestrowana przesyłka (co jest prawnie dopuszczalne). Dla celów dokumentacyjnych powinieneś więc zanotować sobie datę doręczenia upomnienia. Dzięki temu w razie potrzeby będziesz mógł później udowodnić, że terminowo na nie zareagowałeś.

• Zweryfikuj upomnienie

W kolejnym kroku powinieneś sprawdzić kluczowe punkty upomnienia, a więc prawo do jego udzielenia ze strony upominającego, zawarty w nim zarzut, wartość przedmiotu sporu, ewentualne oznaki nadużycia prawa etc. Należy też zabezpieczyć istniejące dowody świadczące o twojej niewinności, jak np. zrzuty ekranu. W razie wątpliwości nie powinieneś tego robić samemu, lecz skorzystać z pomocy odpowiednio wykwalifikowanego fachowca.

• Podejmij działania

Jeśli przedstawiony zarzut jest zgodny z prawdą, powinieneś jak najszybciej zaprzestać niezgodnych z prawem działań, a więc np. niezwłocznie skorygować błędną politykę prywatności. Poza tym z reguły raczej nie da się uniknąć złożenia tzw. oświadczenia o zaniechaniu, w którym deklarujesz, że nie popełnisz ponownie danego wykroczenia. W oświadczeniu tym ustalana jest również kwota, którą będziesz musiał zapłacić, gdy w przyszłości znów dopuścisz się danego naruszenia.

• Nie dopuść do powtórnego naruszenia

Aby zapobiec płaceniu kary uwzględnionej w oświadczeniu o zaniechaniu, powinieneś pamiętać, by po raz kolejny nie dopuścić do opisanego w upomnieniu naruszenia RODO. W tym celu zalecana jest regularna kontrola dokumentów związanych z ochroną danych osobowych w Niemczech pod kątem ich zgodności z wytycznymi RODO.