W takim przypadku w jednym z tych dokumentów należy podać łączną kwotę faktury i wartość przypadającego podatku VAT oraz oznaczyć wszelkie pozostałe dokumenty, w których będą zawarte pozostałe wymagane dane. Przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT, jeśli sprzedaje towar bądź usługę innemu przedsiębiorcy lub osobie prawnej (nawet jeśli nie jest ona przedsiębiorcą). Faktury wystawiane są także osobom fizycznym, jeśli dotyczą one opodatkowanej dostawy dzieła lub innych usług odnoszących się do działki budowlanej. Tego typu usługami są między innymi: wszelkie rodzaje usług budowlanych (niezależnie od tego, czy podlegają one pod § 13b ustawy o podatku VAT czy nie), naprawy i prace konserwacyjne, prace porządkowe, usługi ogrodnicze. W takich przypadkach zleceniodawca będący osobą fizyczną jest zobowiązany do przechowywania faktury przez okres dwóch lat.

Termin wystawienia faktury

Przedsiębiorca świadczący usługę ma obowiązek umieszczenia na fakturze adnotacji o obowiązku jej przechowywania (np. „Klient będący osobą fizyczną zobowiązany jest do przechowywania niniejszej faktury przez okres dwóch lat”. Tego typu adnotacja nie jest jednak obowiązkowa na fakturach opiewających na niewielkie kwoty (patrz pkt 7). Fakturę należy wystawić w terminie 6 tygodni od momentu wykonania usługi (w przypadku dostawy dzieła będzie to odpowiednio moment jego ukończenia i odbioru). Faktury dotyczące dostaw wewnątrzwspólnotowych (§ 6a ustawy o podatku VAT) lub pozostałych usług (§ 3a ust. 2 tejże ustawy) świadczonych w innym państwie członkowskim UE należy wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca. Skrócony termin nie dotyczy świadczenia usług w odniesieniu do działki budowlanej. Jeśli faktura nie zostanie wystawiona lub nie stanie się to we właściwym terminie, mamy do czynienia z wykroczeniem. Poza tym faktura może zostać skorygowana przez jej wystawcę, jeśli nie zawiera wszystkich wymaganych danych lub zawarte w niej dane są błędne. Przy wystawianiu faktur obowiązują przepisy prawne tego państwa Unii Europejskiej, w którym ma siedzibę przedsiębiorca wystawiający fakturę lub notę uznaniową.

Najważniejsze dane, które musi zawierać faktura:

– nazwa i adres przedsiębiorcy sprzedającego towary/usługi oraz ich nabywcy;

– numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub tzw. NIP-UE przedsiębiorcy sprzedającego towary/usługi;

– data wystawienia faktury, numer kolejny faktury;

– miara i ilość oraz zwyczajowa nazwa handlowa dostarczanych towarów lub wykonywanych usług;

– data dostawy/wykonania usługi lub – w przypadku zaliczek – data otrzymania zapłaty, o ile została ona określona i nie pokrywa się z datą wystawienia faktury;

– suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatkowymi bądź zwolnieniem z podatku;

– kwoty wszelkich udzielonych uprzednio upustów o ile nie zostały już uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

– zastosowane stawki podatkowe lub zwolnienia z podatku;

– łączna kwota przypadającego podatku VAT, w przypadku dostaw dzieła lub innych usług świadczonych w odniesieniu do działki budowlanej;

– adnotacja o konieczności przechowywania faktury przez zleceniodawcę/odbiorcę usług przez okres dwóch lat, jeśli jest on osobą fizyczną;

– w przypadku faktur końcowych – suma zaliczek pobranych przed wykonaniem usługi (kwota netto + VAT).

Niezbędne dane

Jeśli wcześniej były wystawiane faktury zaliczkowe, w przypadku sprzedaży usług pomiędzy różnymi krajami Unii Europejskiej należy podać NIP-UE przedsiębiorcy sprzedającego usługi oraz ich odbiorcy, z ewentualną adnotacją, że faktura dotyczy tzw. wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej. Zobowiązanie podatkowe po stronie odbiorcy, NIP-UE sprzedawcy oraz nabywcy usług, ewentualne dopiski: „nota uznaniowa”, „zobowiązanie podatkowe po stronie nabywcy usług”, „przedmioty używane/szczególna procedura”.

Faktury opiewające na niewielkie kwoty, których łączna suma nie przekracza 250 euro, muszą zawierać przynajmniej następujące dane: pełna nazwa i adres przedsiębiorcy będącego sprzedawcą towarów/usług, data wystawienia, miara i ilość oraz zwyczajowa nazwa handlowa dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, a także łączna kwota faktury, łączna kwota przypadającego podatku VAT, jak również zastosowane stawki podatkowe lub zwolnienia z podatku.