Poniżej wykaz dostępnych możliwości wraz z informacją, które z nich są zalecane pod kątem prawnym oraz stosowane w praktyce przez mniejsze zakłady rzemieślnicze. Do tej pory jedynymi sektorami w Niemczech z obowiązkiem ewidencjonowania czasu pracy były te, w których rozpowszechniona była praca na czarno. Ponadto, zgodnie z niemiecką ustawą o czasie pracy, ewidencjonowaniu i potwierdzaniu przez pracodawcę od dawna podlegały już nadgodziny. Jednak orzeczenie Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeistgericht – BAG) z września 2022 r. całkowicie zmieniło sytuację prawną. 

Ewidencjonowanie czasu pracy: ustawodawca nie określił jeszcze formy 

Wcześniej rząd niemiecki uznał przepisy unijne jako przesłankę do stworzenia podstawy prawnej dla obowiązku ewidencjonowania czasu pracy. W poprzednich latach Niemcy były jednak na drodze do większej elastyczności w zakresie czasu pracy. Teraz zbliża się ponowne rozpatrzenie tej kwestii. Zgodnie z przekazanymi przez siebie informacjami Federalne Ministerstwo Pracy pracuje obecnie nad dostosowaniem ustawy o czasie pracy do orzecznictwa Federalnego Sądu Pracy. Ale nawet bez tego istnieje już obowiązek i pracodawcy najpóźniej w tym momencie muszą się zająć wprowadzeniem systemu ewidencji czasu pracy. Jak dotąd ustawodawca pozostawił całkowicie otwartą formę, w jakiej czas pracy należy ewidencjonować. Jednak w związku z zapowiedzianą zmianą prawa w Niemczech można przypuszczać, że pojawią się wytyczne w tym zakresie. Decydującą kwestią będzie to, czy rejestracja czasu pracy musi być prowadzona elektronicznie, czy też nadal wystarczająca będzie odręczna ewidencja w formie papierowej. 

Ewidencjonowanie czasu pracy w jednolitej formie 

Do tej pory nie miało to właściwie miejsca. Niestety, ustawodawca jest bardzo nieprecyzyjny w swoich wymaganiach. Można się jednak spodziewać, że Federalne Ministerstwo Pracy wkrótce stworzy bardziej konkretne rozporządzenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. W każdym razie należy stworzyć jednolity system w tym zakresie, aby nie dochodziło do sytuacji, w których poszczególni pracownicy w firmie ewidencjonują swój czas pracy w całkowicie odrębny sposób. Co do zasady, czas pracy może być rejestrowany za pomocą kartki, na której pracownik odnotowuje datę, początek i koniec czasu pracy, a także przerwy. Poza tym na ewidencji powinno znaleźć się imię i nazwisko pracownika, a pracodawca powinien sprawdzić te informacje. Należy pamiętać, że pracodawca jest zobowiązany do weryfikowania ewidencji czasu pracy pod kątem wiarygodności. Musi przy tym pamiętać o ustawie o czasie pracy, jak np. o przewidzianych w niej przerwach na odpoczynek, maksymalnym dziennym wymiarze czasu pracy i okresach odpoczynku. To na pracodawcy ciąży obowiązek dopilnowania, by dokonać ewidencji czasu pracy każdego pracownika.

Elektroniczna rejestracja czasu pracy a RODO

Alternatywnie te same informacje mogą być zapisywane w pliku Word lub Excel, można też dokonywać ewidencjonowania za pomocą programu do rejestracji czasu pracy lub aplikacji na telefon komórkowy. Istnieje wielu dostawców elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy, za pomocą których można zapisywać czas pracy przy użyciu komputera, tabletu lub telefonu komórkowego. Nie ma jednak jednego uniwersalnego rozwiązania dla każdej firmy. Trzeba koniecznie rozważyć, jaka opcja najlepiej pasuje do specyfiki danego przedsiębiorstwa. W przypadku firm, w których każdy pracownik ma służbowy smartfon, aplikacja do rejestracji czasu pracy jest z pewnością interesująca. Pracownicy w warsztatach stacjonarnych czy salonach fryzjerskich mogą w łatwy sposób rejestrować swój czas pracy w formie papierowej lub za pomocą kart pracy odbijanych w specjalnym zegarze. Pomimo dość dużej swobody warto podkreślić, że istnieją konkretne obowiązki w zakresie rejestrowania czasu pracy. Wszystkie dokumenty – czy to sporządzone odręcznie, czy wygenerowane elektronicznie – muszą być przechowywane przez co najmniej dwa lata. Elektroniczna rejestracja czasu pracy musi być również zgodna z RODO. Serwery, na których przechowywane są dane, muszą znajdować się w Niemczech lub w na terenie Unii Europejskiej, aby zapewnić bezpieczeństwo przechowywania danych. Jeśli pracodawca korzysta z własnego serwera, powinien zwrócić uwagę na tzw. zapis redundantny. Oznacza to, że dane powinny być zapisywane i zabezpieczone na dwóch niezależnych serwerach, znajdujących się w odrębnych lokalizacjach.