Ustawodawstwo ustala bowiem pewne kwoty, które możemy zaliczyć do kosztów, oraz wyznacza konkretne wymagania co do dokładnego określenia powodu wyjazdu. Oba te czynniki odgrywają bardzo ważną rolę w zakwalifikowaniu kosztów, jako koszty firmowe. Aby przedsiębiorcy mogli wyciągnąć jak największe korzyści dla siebie, ważne jest, by znali szczegóły tych ustawowych wymagań. W dzisiejszym artykule przedstawimy krótki przegląd odliczenia kosztów wynikających z delegacji.

Określenie celu podróży

To, czy urząd skarbowy przyjmie koszty podróży i zaliczy je do kosztów firmowych, zależy w dużej mierze od określenia przyczyny wyjazdu. Wydatki te można uznać za firmowe, jeżeli podróż jest wykonywana w interesach firmy. Trzeba, więc znajdować się poza miejscem zamieszkania i poza punktem codziennej pracy.

Koszty podróży

Do kosztów związanych z tzw. wyjazdem służbowym, czyli czynnościami wykonywanymi poza miejscem codziennej pracy (bei Auswärtstätigkeit) przedsiębiorstwa zalicza się:

• Koszty wyżywienia – nie należy podawać rzeczywistych kosztów, lecz określone sumy ryczałtowe (od 8 do 14 godzin 6 euro, od 14 do 24 godzin 12 euro, 24 godziny 24 euro). Przy kilku wyjazdach służbowych przypadających na jeden dzień powinno się zsumować wszystkie godziny poza domem jako delegacje.
• Nocleg – przy podawaniu kosztów zakwaterowania podajemy liczby rzeczywiste, czyli koszty, które ponieśliśmy rzeczywiście, pod warunkiem, że potrafimy to udokumentować, posiadając rachunki bądź faktury. Dla tych kosztów należy liczyć 7% podatku VAT. W tym przypadku możemy sobie więc odliczyć podatek obrotowy wliczony w rachunki.
• Dodatkowe koszty podróży oraz dodatkowe świadczenia. Pieniądze wydane na śniadania, obiady i kolacje, jak również inne koszty zakwaterowania ustalone ryczałtowo należy wykazywać osobno, ze względu na to, że dla nich liczy się 19-procentowy VAT. Mogą one zostać zsumowane w jednym rachunku. Do kosztów tych należą: koszty komunikacji (telefon), transport bagażu, czyszczenie i prasowanie odzieży, opłaty parkingowe, koszty transportu pomiędzy dworcem a lotniskiem.
• Jeżeli wszelkie koszty wyżywienia wyodrębnione są na jednym rachunku, trzeba określić rzeczywiste sumy związane z kosztami firmy. W innym przypadku, jeżeli na rachunku widnieją prywatne usługi, takie jak masaże, prywatne rozmowy telefoniczne itp., a przedsiębiorca nie jest w stanie wyodrębnić kosztów związanych tylko z firmą, urząd skarbowy potraktuje wszystko jako wydatek prywatny.

Wyodrębnienie kosztów związanych z wydatkami firmy w przypadku posiadania rachunków zbiorczych

Gdy istnieje rachunek związany z delegacją, na którym widnieje jedna całkowita cena pobytu łącznie z zakwaterowaniem oraz wyżywieniem, należy wyliczyć koszty wyżywienia. Jeśli nie potrafimy z ceny ryczałtowej wyodrębnić np. ceny śniadania, należy całość zminimalizować o kwotę zmniejszenia podatku. Z największej określonej wspomnianej ryczałtowej sumy, czyli z 24 euro, wyliczyć 20% w przypadku śniadań – suma 4,80 (czyli suma, o którą można obniżyć koszty), a w przypadku obiadu oraz kolacji 40% z 24 euro, co jest równe 9,60 euro.

Odliczenie podatku VAT od kosztów rzeczywistych

Z rachunków wystawionych na przedsiębiorstwo, które określają rzeczywiste sumy za zakwaterowanie i wyżywienie, przedsiębiorca może odliczyć VAT. Jednak rachunek ten powinien być wystawiony na sumę powyżej 150 euro. W przypadku mniejszych sum na rachunku ważne jest podanie odbiorcy usług.

Klient przejmuje koszty podróży

Bardzo często koszty samej podróży samochodem, jak i koszty za pociąg lub bilety lotnicze obejmuje klient. Wymaga on, by rachunki były przedłożone w oryginale jako dowód oraz by w rachunku podane były wszystkie wydatki. To jednak nie jest wskazane. W zamian przedsiębiorca powinien podać w rachunku sumę netto poniesionych wydatków i do tego dodatkowo doliczyć podatek VAT. Obowiązkiem przedsiębiorcy nie jest wydawanie oryginałów rachunków, w zupełności wystarczają kopie, jeżeli klient ich wymaga.

Koszty zagranicznej podróży

Do kosztów zagranicznej podróży przedsiębiorca może zaliczyć jedynie rzeczywiście poniesione koszty. W przypadku gdy w rachunku są zawarte koszty wyżywienia z sumą ryczałtową za inne usługi, powinny te koszty, jak w przypadku podróży wewnątrz kraju, zostać wyliczone osobno. Również w przypadku zagranicznych wyjazdów obowiązują określone sumy ryczałtowe. Są to jednak różne sumy i w każdym kraju związkowym Niemiec są wyznaczone inne kwoty. Należy zwrócić uwagę na to, że przy delegacjach zagranicznych urząd skarbowy bardzo dokładnie sprawdza, czy celem podróży były na pewno interesy przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest, by zachować wszystkie dokumenty potwierdzające cel podróży. Przy odliczaniu kosztów podróży należy bardzo dokładnie sprawdzać rachunki, które chcemy dostarczyć by oddzielić koszty prywatne oraz firmowe, by wyodrębnić koszty zakwaterowania oraz koszty żywienia. Koszty delegacji to koszty ponoszone przez firmę, które zmniejszają zysk całego przedsiębiorstwa. Z tego powodu, mając przedsiębiorstwo, powinniśmy pobierać za usługi, z których korzystamy, faktury oraz starannie je rozdzielić i wyszczególnić kwoty, by móc skorzystać z jak największej możliwości odliczenia kosztów.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26