Bony i karty prezentowe dla pracowników to popularny instrument stosowany w celu okazania uznania lub wzmocnienia motywacji wśród personelu. Po pierwsze firma może sensownie wykorzystać limity, do wysokości których świadczenia rzeczowe i drobne upominki dla pracowników są zwolnione z podatku od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne. Po drugie
pracownicy sami mogą zdecydować, który z oferowanych benefitów będzie dla nich najbardziej opłacalny. Do budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy oraz wzmocnienia przywiązania pracowników do firmy mogą się przyczynić bony prezentowe i karty upominkowe. Mimo to specjaliści ds. naliczania płac spoglądają na ten instrument motywacyjny z pewną dozą
sceptycyzmu. Powodem mogą być wątpliwości odnoszące się do właściwego rodzaju zwolnionego z podatków i składek benefitu, aby nie budził on żadnych zastrzeżeń w przypadku ewentualnych kontroli.

Wykorzystaj kwotę wolną na świadczenia rzeczowe

Na co warto więc zwrócić uwagę, by wszystko zgadzało się od strony prawnej? Najprostszy sposób na zwolniony z podatków i składek benefit to skorzystanie z kwoty wolnej na świadczenia rzeczowe w wysokości 44 euro miesięcznie na pracownika. Zgodnie z niemiecką ustawą o podatku dochodowym świadczenia rzeczowe dla pracowników w wysokości do 44 euro miesięcznie są nieopodatkowane. Na podstawie rozporządzenia o ubezpieczeniach społecznych kwota ta nie jest również objęta składkami na ubezpieczenia społeczne. Oprócz wymienionej wyżej sumy 44 euro zwolnieniu z podatku podlegają także świadczenia rzeczowe w wysokości do 60 euro na osobę, jeśli zostały przyznane w związku z osobistym wydarzeniem w życiu pracownika. Pod względem podatkowym świadczenia te należą do zbiorowego terminu „drobne upominki”. Osobistym wydarzeniem w życiu pracownika są np. jego urodziny, jubileusz pracy w firmie czy
narodziny dziecka. Do tej grupy należeć będzie też bukiet kwiatów wręczany pracownikowi np. na powitanie po długotrwałej chorobie.

Zaleta: Obie kwoty wolne nie mają ze sobą nic wspólnego. W żaden sposób się nie łączą, mogą więc być wykorzystywane równolegle, nie podlegając zsumowaniu. W przypadku limitu 44 euro chodzi o miesięczną sumę, na którą nie ma wpływu okazja, z jakiej zostało przyznane świadczenie. Można wykorzystywać ją każdego miesiąca jako formę nagrody. Jednocześnie w związku z osobistym wydarzeniem w życiu pracownik może otrzymać zwolniony z podatków i składek prezent o wartości do 60 euro. Jeśli dana osoba ma w jednym miesiącu urodziny i wesele, może dostać dwa upominki, których łączna wartość nie przekroczy 60 euro.

Zwróć uwagę na właściwe prowadzenie dokumentacji

W praktyce należy zwrócić uwagę przede wszystkim na dwa kruczki. Po pierwsze zarówno w przypadku kwoty wolnej na świadczenia rzeczowe (44 euro), jak i drobnych upominków w związku z osobistymi wydarzeniami w życiu pracowników (60 euro) mamy do czynienia z limitami. To ograniczenie odgrywa szczególnie istotną rolę w kwestii bonów. Wystarczy, że graniczna kwota  zostanie przekroczona choćby o 1 centa, a pracodawcy nie przysługuje już zwolnienie z podatków i składek społecznych. Kolejną pułapkę stanowi obowiązek prowadzenia dokumentacji i
należytego monitorowania. Kontrolerzy podatkowi często przyłapują pracodawców na niedopełnieniu tego obowiązku. Szczególnie w przypadku kwoty wolnej na świadczenia rzeczowe należy pamiętać, aby suma wszystkich benefitów z danego miesiąca nie przekroczyła 44 euro. Pracodawcy często wykorzystują ten limit jako podstawę do zwolnienia z opodatkowania i składek na  ubezpieczenia społeczne przy wielu pozornie niezauważalnych świadczeniach dodatkowych. Ich spektrum rozciąga się od biletów na dojazd do pracy, poprzez udzieloną przez pracodawcę pożyczkę, aż po firmowe świętowanie ukończenia ważnego projektu.

Uwaga na zasadzki

Jeśli np. w czerwcu 2017 pracodawca nagrodzi wszystkich pracowników bonami zakupowymi o wartości 44 euro, a w tym samym miesiącu kierownik projektu zorganizuje dla członków międzywydziałowego zespołu grilla (koszt 12 euro na osobę), przekroczona zostanie maksymalna wysokość miesięcznej kwoty wolnej. W przypadku pracowników, którzy otrzymali oba świadczenia, konieczne będzie opodatkowanie i oskładkowanie całej sumy 56 euro. Kolejną zasadzkę stanowi fakt, że z podatków i składek na ubezpieczenie społeczne zwolnione są jedynie
świadczenia rzeczowe. Federalny Trybunał Finansowy jasno stwierdził, iż bon zakupowy o ściśle określonej wartości z perspektywy podatkowej także jest świadczeniem rzeczowym. Decyzja ta unieważniła długoletnią praktykę administracyjną, zgodnie z którą bony były nieopodatkowane tylko poprzez jednoznaczne określanie ich jako przedmiotów bez podawania dokładnej kwoty, na którą opiewały.