Ważne jest, aby trzymać się pewnych istotnych reguł związanych z ograniczeniem czasowym umowy. Na początek należy jednak rozstrzygnąć, jakie warianty ograniczenia czasowego umowy mogą wchodzić w rachubę w naszym przypadku. Warto dodać, że zaletą umowy o pracę na czas określony jest fakt, że ona automatycznie wygasa wraz z ostatnim dniem jej obowiązywania. Oznacza to, że kończy się bez wypowiedzenia, również wtedy, gdy zatrudniona osoba jest np. w ciąży.

Wady i zalety

Istnieje jednak pewna pułapka. Otóż wystarczy, że nie zostanie zachowany choć jeden z koniecznych warunków, a umowa ta automatycznie staje się umową o pracę na czas nieokreślony. Wtedy obowiązują w stosunku do niej tradycyjne przepisy dotyczące wypowiedzenia i jego okresu. Zwykle można zawrzeć umowę na czas określony wyłącznie wtedy, gdy istnieją, ku temu uzasadnione merytorycznie przesłanki, jak np. zastępstwo na czas choroby czy sezonowe zwiększenie zapotrzebowania na pracowników. W pewnych okolicznościach możliwe jest też zawarcie umowy o pracę na czas określony bez podawania merytorycznej przyczyny. Oba warianty mają jednak swoje wady i zalety.

Umowa o pracę na czas określony z podaniem przyczyny ograniczenia czasowego

Merytoryczną przyczyną może być między innymi tymczasowe zwiększenie zapotrzebowania na personel, ograniczenie czasowe w związku z okresem kształcenia pracownika, zastępstwo na czas choroby lub urlopu macierzyńskiego, praca wakacyjna. Osoba zastępująca nie musi jednak przejmować dokładnie wszystkich obowiązków nieobecnego pracownika. Umowa niekoniecznie musi być też zawarta np. na całkowity okres choroby zastępowanego pracownika. Powód ograniczenia czasowego musi jednak bezwzględnie znaleźć się w umowie. W umowach na czas określony podawany jest najczęściej dokładny termin ich obowiązywania, ale umowa z podaniem merytorycznej przyczyny ograniczenia czasowego może być jednak zawarta również w określonym celu, np. „na czas trwania projektu X” czy „na czas nieobecności pani Y w związku z urlopem macierzyńskim”, bez podawania dokładnego zakresu czasowego od – do. W takim wypadku nie obowiązuje maksymalny okres obowiązywania umowy.

Uwaga

Jeśli w umowie nie został ujęty dokładny termin jej obowiązywania od – do, stosunek pracy nie kończy się wraz z osiągnięciem wyznaczonego celu, np. w momencie ukończenia projektu. Przynajmniej dwa tygodnie przed nadchodzącym końcem umowy musisz poinformować o tym pracownika. Jeśli zrobisz to później, wygaśnięcie stosunku pracy nastąpi dopiero dwa tygodnie po przekazaniu przez Ciebie owej wiadomości. Umowa na czas określony z podaniem merytorycznej przesłanki może być przedłużana nieograniczoną ilość razy, tak długo, jak długo istnieje ów konkretny powód. Jedynym wyjątkiem, w którym przedłużenie nie jest możliwe, jest przesłanka „po zakończeniu okresu kształcenia”. Bezpośrednio po tym okresie może zostać zawarta nowa umowa – już na podstawie innej merytorycznej przyczyny, np. najpierw praca sezonowa (umowa I), potem zastępstwo na czas choroby pracownika (umowa II).

Umowa o pracę na czas określony bez podawania konkretnej przyczyny

Jeśli umowa o pracę ma zostać zawarta na okres maksymalnie 2 lat, nie jest konieczne podanie merytorycznej przyczyny. Spełniony musi zostać jednak warunek mówiący o tym, iż pracownik w okresie 3 lat przed zawarciem takiej umowy nie był zatrudniony w Twojej firmie (zgodnie z wyrokiem Federalnego Sądu Pracy z 6 kwietnia 2011). Ale i tutaj istnieją pewne wyjątki. Umowa o pracę na czas określony bez konkretnej przesłanki może być zawarta zawsze w następujących przypadkach:

– po zakończeniu okresu kształcenia lub w przypadku zatrudnienia pracownika z agencji pracy tymczasowej;

– jeśli pracownik ma minimum 52 lata, a bezpośrednio przed zatrudnieniem był bezrobotny przez okres co najmniej 4 miesięcy lub pobierał zasiłek krótkoterminowy (tzw. Transferkurzarbeitergeld).

W standardowych przypadkach maksymalny czas trwania umowy o pracę na czas określony bez podania konkretnej przyczyny wynosi 2 lata. W ciągu tego okresu zawarta raz umowa może być przedłużana do 3 razy.

Przykład

Możesz na początek zawrzeć z pracownikiem umowę na rok, a potem przedłużyć ją 3 razy po 4 miesiące. W szczególnych przypadkach przewidziany jest dłuższy niż 2 lata maksymalny okres trwania umowy: w pierwszych 4 latach od momentu powstania przedsiębiorstwa są to 4 lata; w przypadku osób poszukujących pracy w wieku 52 lat i starszych będzie to nawet 5 lat.

Reguły, których należy przestrzegać przy zawieraniu umów o pracę na czas określony:

1. Określony czas umowy nie może prowadzić do dyskryminowania. Osoba zatrudniona na umowie o pracę na czas określony ma takie same prawa i obowiązki jak każdy inny pracownik. Z powodu wyznaczonego czasu trwania umowy nie może być traktowana gorzej, np. pod względem wynagrodzenia czy przysługującego jej prawa do urlopu. Wyjątkiem jest umowa zawierana na okres poniżej jednego miesiąca, w której nie jest przewidziane prawo do urlopu wypoczynkowego. W przypadku umowy na okres poniżej 4 tygodni pracownikowi nie przysługuje też prawo do otrzymania zasiłku chorobowego. Jako pracodawca masz obowiązek poinformowania pracowników zatrudnionych na czas określony o wolnych etatach na czas nieokreślony w Twojej firmie.

2. Czasowe ograniczenie umowy powinno zostać ujęte w formie pisemnej. Czasowe ograniczenie umowy o pracę wymaga formy pisemnej oraz musi nastąpić jeszcze przed podjęciem pracy przez kandydata. Jeśli zostanie ustalone jedynie w sposób ustny bądź pisemnie, ale już po przystąpieniu do pracy przez zatrudnianą osobę, automatycznie powstanie umowa o pracę na czas nieokreślony.

3. Ustalenie możliwości wypowiedzenia umowy. W umowie o pracę na czas określony należy koniecznie przewidzieć możliwość jej wypowiedzenia. W przeciwnym razie nie będzie możliwości rozwiązania stosunku pracy przed ustalonym terminem z pracownikiem, z którego jesteśmy np. niezadowoleni. Bez wyraźnego ustalenia możliwe jest jedynie zwolnienie bez wypowiedzenia, ale do zastosowania takiego środka konieczny jest naprawdę istotny powód (zgodnie z par. 626 niemieckiego kodeksu cywilnego). Z pewnością nie wystarczą tu np. słabe wyniki pracy.

4. Prawidłowe przedłużenie umowy. Przedłużenie umowy na czas określony musi nastąpić przed upływem okresu, na jaki ją zawarto. Poza tym żaden z pozostałych warunków umowy nie może ulec zmianie. Jeśli istnieje rada zakładowa, przed przedłużeniem umowy musi ona zostać każdorazowo wysłuchana. Pracownikowi nie wolno pracować w Twojej firmie dłużej, niż zostało to ujęte w ustalonym w umowie terminie. Jeśli taki proceder miałby miejsce, należy niezwłocznie go przerwać, w przeciwnym razie będziemy mieli do czynienia z powstaniem umowy o pracę na czas nieokreślony.

Uwaga

Pułapki przy przedłużaniu umowy na czas określony – na co należy zwrócić szczególną uwagę:

Przedłużenie umowy musi nastąpić koniecznie przed upływem okresu, na jaki ją zawarto – pomiędzy okresem, na jaki pierwotnie zawarto umowę, a momentem jej przedłużenia nie może istnieć jakakolwiek luka czasowa (dotyczy to również weekendu lub święta). Poza tym przedłużenie umowy wymaga formy pisemnej – w umowie może zostać zmieniony tylko czas jej obowiązywania. Pozostałe warunki, jak np. wymiar etatu, wynagrodzenie czy możliwości wypowiedzenia, muszą pozostać niezmienione. Wyjątkiem są tu sytuacje, gdy pracownikowi przysługuje prawo do nowych, lepszych warunków pracy (np. wyższe wynagrodzenie w związku z podwyższeniem stawek taryfowych) lub gdy trzeba dopasować umowę do nowych uregulowań prawnych.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26