Należy też uzgodnić kwestie dotyczące użytkowania samochodu służbowego. Otóż prywatne użytkowanie samochodu służbowego przez pracownika często kończy się sporem z pracodawcą, ponieważ warunki korzystania z pojazdu nie zostały precyzyjnie uregulowane. Dlatego w dodatkowym porozumieniu do umowy o pracę zawrzeć można między innymi następujące ustalenia: okres, na który zostaje udostępniony pojazd, opis pojazdu (marka, rodzaj, wyposażenie, określenie, czy auto jest nowe czy używane), ewentualne możliwości udostępnienia samochodu osobom trzecim (np. tylko żonie z wyłączeniem innych osób trzecich), ograniczone możliwości korzystania z samochodu podczas wyjazdu na urlop (np. tylko w krajach Unii Europejskiej), odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenie pojazdu. Warto również ustalić, kto ponosi poszczególne koszty związane z użytkowaniem pojazdu (np. przegląd techniczny, naprawy, paliwo).

Wskazówka:Warto zastrzec sobie możliwość cofnięcia udzielonej zgody. Jako pracodawca możesz w późniejszym czasie zabronić prywatnego użytkowania samochodu służbowego, o ile zastrzegłeś sobie taką możliwość. Należy przy tym uściślić, w jakich przypadkach masz prawo do cofnięcia udzielonej wcześniej zgody. Mogą to być następujące przyczyny: utrata uprawnień do kierowania pojazdem, znaczna zmiana zakresu obowiązków, powody ekonomiczne.

Kształcenie pracownika: zapis dotyczący zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę

Jeśli pracownik dokształca się na koszt firmy (np. podejmuje drogie studia podyplomowe), jako pracodawca możesz zabezpieczyć się przed jego przedwczesnym odejściem z zakładu pracy. Możesz dokonać tego za pomocą zapisu, zgodnie z którym pracownik będzie musiał zwrócić ci koszty związane z jego kształceniem, jeśli opuści firmę przed upływem danego okresu. Wymogiem jest tu jednak fakt, iż dzięki podjętemu kształceniu pracownik będzie mógł zarabiać więcej u ciebie lub innego pracodawcy. Poza tym korzyść wynikająca z kształcenia i okres, przez który dana osoba ma być związana z firmą, muszą być względem siebie odpowiednio proporcjonalne.

Przykład

Ogólna zasada dotycząca związania pracownika z firmą wygląda tak, że w przypadku kształcenia trwającego nie dłużej niż miesiąc pracownik może być związany z danym zakładem pracy przez kolejne 6 miesięcy. Jeśli kształcenie trwać będzie od 3 do 4 miesięcy, okres związania z firmą może ulec wydłużeniu do 2 lat. Suma do ewentualnego zwrotu przez pracownika musi ulegać zmniejszeniu z każdym kolejnym miesiącem/rokiem jego przynależności do firmy. Zwrot kosztów kształcenia przez pracownika nie może obejmować wszystkich rodzajów wypowiedzenia umowy o pracę. Jest to możliwe w przypadku, gdy pracownik wypowiada umowę na własne życzenie lub zostaje zwolniony z własnej winy.

Korzystanie z internetu w celach prywatnych

Jako pracodawca możesz zakazać pracownikom korzystania z internetu w godzinach pracy w celach prywatnych. Możesz też wyrazić na to zgodę. Ważne jest, aby zostało to jasno uregulowane – najlepiej w formie pisemnej.

W uregulowaniu powinien też zostać ujęty dokładny zakres użytkowania internetu do celów prywatnych. Może on zostać np. ograniczony wyłącznie do czasu przerw w pracy lub nie obejmować płatnych stron www.

Zwrot kosztów podróży

Przedsiębiorca, który często wysyła swój personel w delegację, powinien w jasny sposób uregulować zwrot kosztów podróży. Ustawa określa jedynie, że pracodawca musi zwrócić pracownikowi niezbędne koszty związane z podróżą służbową (par. 670 niemieckiego kodeksu cywilnego). Jeśli zaś chodzi o koszty noclegu, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kwoty wykazanej na przedłożonym przez pracownika rachunku.

Uregulowanie kwestii drogich narzędzi pracy

Jeśli jako pracodawca przekazujesz swojemu pracownikowi drogie narzędzia pracy, np. laptopa lub wartościowe wyposażenie stanowiska pracy, powinieneś zawrzeć to w dodatkowym porozumieniu do umowy o pracę. Zapisz również, w jakim stanie przekazujesz dane narzędzia pracy, a więc czy są one np. nowe czy używane. Należy również ustalić, czy pracownik może korzystać z nich w celach prywatnych. Warto również zawrzeć informację o konieczności natychmiastowego zgłoszenia pracodawcy zaistniałych zniszczeń czy uszkodzeń tych przedmiotów.

Obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej jako ważny detal umowy o pracę

Zasadniczo każdy z pracowników ma obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej, nawet jeśli nie zostało to dodatkowo ujęte w umowie o pracę. Pracownicy mający do czynienia z wyjątkowo poufnymi informacjami, jak np. dane personalne czy objęte tajemnicą metody produkcji, powinni w formie pisemnej być regularnie informowani o obowiązującym ich w szczególny sposób obowiązku dochowania tajemnicy zawodowej. Również w momencie opuszczenia zakładu pracownik musi zachować dla siebie firmowe tajemnice. Może on jednak wykorzystywać nabyte u ciebie jako dotychczasowego pracodawcy umiejętności, nawet jeśli będzie stanowił przy tym konkurencję. Można temu zapobiec poprzez tzw. zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Wymaga on formy pisemnej i nie może być dłuższy niż dwa lata.

Uwaga

Zakaz konkurencji może się okazać bardzo kosztowny. Dlatego zawarcie zapisu o zakazie konkurencji powinno zostać gruntownie przemyślane, ponieważ jako pracodawca będziesz musiał zobowiązać się do wypłaty odszkodowania. Wynagrodzenie za okres karencji za każdy rok zakazu konkurencji wynosi połowę ostatniego wynagrodzenia pracownika. Dochodzi do tego fakt, że raz podpisany zakaz konkurencji nie podlega unieważnieniu. Jeśli stosunek pracy jeszcze trwa, zakaz obowiązuje jeszcze przez rok od momentu, w którym zrezygnował z niego pracodawca. Jeśli zaś pracodawca zrezygnował z zakazu dopiero po odejściu pracownika z firmy, musi on wypłacić pracownikowi odszkodowanie za cały okres karencji.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26